Semesterplanering kan vara en utmaning i vård och omsorg. Efter en katastrofsommar tog Falkenbergs kommun ett rejält omtag. Och sommaren 2023 blev den bästa hittills. Ett av knepen är att börja planera i tid – och sätta av resurser.
Sommaren 2022 var tuff för Falkenbergs kommun. De semestervikarier som rekryterats för vård- och omsorgsverksamheterna räckte inte till. Ordinarie personal fick beordras in och skjuta på sin semester. Det ansträngda läget gjorde att man fick svårt att garantera arbetsmiljö och patientsäkerhet i verksamheterna.
– Det blev riktigt jobbigt för den ordinarie personalen, dels de som var inne och jobbade. Men också för de som hade semester och plötsligt fick avbryta den för att rycka in. Vård- och omsorgsverksamheten är ganska tung redan som den är. Att då inte få sin välbehövliga semester är absolut inte bra, säger Maria Jörmalm Andersson som är sektionsordförande för Kommunal i Falkenberg.
Vi var tydliga med att så här kan vi inte ha det nästa år.
Maria Jörmalm, sektionsordförande för Kommunal i Falkenberg
I augusti 2022 hade kommunen sitt vanliga centrala samverkansmöte. Där lyfte Kommunal sommaren som varit.
– Vi var tydliga med att så här kan vi inte ha det nästa år för det drabbar både personal, vikarier och brukare. Förvaltningschefen tog med sig bollen direkt till sin förvaltning, berättar Maria Jörmalm Andersson.
Satte ihop styrgrupp och arbetsgrupper
Pernilla Eliasson är verksamhetschef för Falkenbergs egenregi inom socialförvaltningen. Hon fick uppdraget att sätta ihop en styrgrupp. Den bestod av bland andra områdeschefer för hemtjänst, äldreboenden, LSS och hemsjukvård men också fackliga representanter, HR-chef och kommunikatör. Områdescheferna fick i sin tur ta ansvar för varsin arbetsgrupp för att få en riktig genomlysning av vad man behövde göra. Utgångspunkten var att man skulle anställa fler vikarier inför sommarperioden. Detta för att få bättre utrymme att hantera frånvaro och oförutsedda händelser.
Guldpassen innebar att de kunde gå in och jobba på helger och lov redan innan sommaren
Pernilla Eliasson, verksamhetschef i Falkenbergs socialförvaltning.
– Jag sökte även ett statsbidrag som fanns för att främja ett hållbart arbetsliv. Med hjälp av de pengarna kunde vi ge våra vikarier något som vi kallade för guldpass. Guldpassen innebar att de kunde gå in och jobba på helger och lov redan innan sommaren. På det viset fick de som aldrig jobbat i vården viktig erfarenhet. Och de fast anställda fick till sommaren kollegor som var lite varma kläderna.
Stor del ordinarie personal i tjänst
För att nå ut med rekryteringen la man in en extra växel med marknadsföringen. Det gjordes även ett flödesschema för att få koll på vem som skulle ansvara för annonsering, intervjuer, bredvid-gång, introduktionsutbildningar och annat.
– Det är lätt att tappa bort vikarier i den långa processen och då söker de istället något annat. Nu såg vi till att ha fyra sommarsamordnare som höll kontakten med vikarierna från rekrytering ända fram tills de hade ett schema i handen.
Man bestämde också att 66 procent av ordinarie personal skulle vara i tjänst under perioden juni-augusti. De vikarier som ville skulle få arbeta heltid. Inga extra ersättningar delades heller ut inom vård och omsorg för att locka ordinarie personal att flytta sin semester eller ta extrapass.
Avstämningsmöten varje vecka
När första maj stod för dörren var semesterschemat färdigt.
– Tidigare var det inte klart förrän dagarna innan semestern började. Till nästa år satsar vi på att det ska vara klart i mitten av april, säger Pernilla Eliasson.
Utvärderingen efter sommaren 2023 var glädjande läsning jämfört med året innan, berättar Pernilla Eliasson. Vikarierna var jättenöjda och det var även större delen av den ordinarie personalen. Även om det också fanns ett visst missnöje över att 66 procent behövde vara i tjänst under semesterperioden.
– Men det tror vi löser sig till nästa sommar. Nu vet alla hur upplägget är och då kan man planera i god tid för att få semester tillsammans med familjen eller partnern.
En av de viktigaste framgångsfaktorerna var att områdescheferna hade möten en gång i veckan från februari till juni med sommarsamordnare och bemanning. Där stämde man av hur allting flöt på, om det fattades folk eller om man behövde marknadsföra sig mer. Under sommaren träffades alla chefer för utförarverksamheten inom socialförvaltningen varje vecka för att kolla så att arbetet fungerade.
– Det händer också saker under semesterperioden. Då är det så viktigt att man har en tät dialog, även om det ibland bara var 30 minuter digitalt på Teams. På det här viset hade vi hela tiden koll.
Men Pernilla Eliasson ser också att det finns förbättringspotential till nästa sommar. Bland annat med introduktionsprogrammets olika utbildningar om exempelvis läkemedel, förflyttningar och it-behörighet.
– För att få bättre översikt behöver vi ha minst en person som håller i detta och har koll på att vikarien gått alla sina utbildningar.
Sommaren 2023 blev bra, när socialförvaltningen valde att satsa resurser på att förbereda semestermånaderna, konstaterar Monica Hirvelä och Irén Svensson. Foto: Jonas Svanström
Lugnare och tryggare för alla
Irén Svensson arbetar som undersköterska i område norr inom hemtjänsten, är skyddsombud och satt även med i schemagruppen. Hon tycker att det var stor skillnad på sommaren som gick jämfört med 2022.
– Med så många ordinarie på plats blev det mycket mer stabilt och lugnt. Tack vare det kunde vi stötta de vikarier som inte hade så mycket erfarenhet och det blev tryggt för alla. Det kändes faktiskt nästan som vanligt.
Med så många ordinarie på plats blev det mycket mer stabilt och lugnt.
Irén Svensson, skyddsombud och undersköterska.
Irén Svensson ser också möjligheter till förbättringar inför nästa år. Hon tycker att man kan satsa ännu mer på att förbereda oerfarna sommarvikarier med utbildningar och bredvid-gång.
– Men vi är definitivt på rätt spår med sommarbemanningen.
Inom hemtjänsten i område norr valde många sommarvikarier att stanna kvar efter sommaren. Det uppfattar enhetschef Monica Hirvelä som ett kvitto på att omtaget med sommarbemanning föll väl ut.
– Vi har en fantastisk arbetsgrupp, men i år hade vi så mycket bättre förutsättningar att stötta de som var nya. För att bli en bra vikarie är tryggheten i början jätteviktig. Då behövs en bra introduktion och flera ordinarie på plats.
För att bli en bra vikarie är tryggheten i början jätteviktig.
Monica Hirvelä konstaterar att det flödesschema man gjorde inför sommarbemanningen var en nyckel i framgången. Strukturen gav överblick och samarbetet med bemanningsenheten fungerade så mycket bättre.
– Personalen har också varit väldigt duktig på att samarbeta kring semesterplaneringen. De ser ju att vi inte kommer att få färdiga undersköterskor som vikarier, utan att vi behöver kämpa för att rekrytera. De är delaktiga i att sprida budskapet hur bra och viktigt det är att jobba i vården, och det är så värdefullt.
