Få koll på krav och resurser vid nedskärningar

Just nu går nästan alla regioner och en tredjedel av kommunerna back ekonomiskt. Hur påverkar det arbetsmiljön, och vad kan man göra åt det? Ta del av forskaren Magnus Sverkes tips för ett bra arbetsmiljöarbete vid nedskärningar.

Nu genomförs nedskärningar och andra åtgärder för att spara pengar i de flesta kommuner och regioner. Det här innebär utmaningar även för arbetsmiljön på skolor, äldreboenden, vårdcentraler och andra verksamheter. I den här situationen, när medarbetare kan få ökad belastning i arbetet, är det viktigt att ha ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete.

Här ger Magnus Sverke, professor i psykologi, särskilt arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet, sina bästa tips för hur det kan gå till.

Få koll på krav och resurser

När man undersöker arbetsbelastningen finns det två begrepp som är bra att ha koll på: krav och resurser. Magnus Sverke förklarar dem så här:

– Krav är allt belastande som vi ställs inför i arbetet. Det kan vara fysiska krav som tunga lyft, och psykosociala krav som att ha för mycket att göra på för kort tid. För svåra arbetsuppgifter kan vara ett annat krav, eller känslomässiga krav – när man till exempel behöver hålla tillbaka sina känslor i mötet med patienter eller andra grupper.

– Resurser är allt som vi behöver för att kunna möta kraven i vårt jobb. Det kan handla om att ha tydliga mål, möjlighet till kontroll och inflytande, tillgång till socialt stöd från chef och kollegor, att få feedback på hur man utför sitt arbete och att man blir schysst och rättvist behandlad.

Krav vid olika former av belastning

Frågan är vad som händer med medarbetare som får ökad arbetsbelastning under en längre tid. Neddragning av personal kan påverka de som blir kvar på flera sätt, berättar Magnus Sverke.

– Förut trodde man att det var mest illa för de som blev övertaliga och fick sluta. Men numera vet vi att det också finns stora risker för de som blir kvar. De kan få skuldkänslor och grubbla över varför de fick vara kvar medan andra fick sluta. Den skuldkänslan kan vara ett jobbigt krav att ha med sig.

När det kommer till arbetsuppgifterna vid neddragningar blir det ofta en ökad arbetsbelastning.

– Om man måste täcka upp för att man är färre som ska göra samma jobb blir det slitsamt, och det är inte hållbart i längden.

Otrygga anställningar kan också vara ett krav.

– Oron för att mot sin vilja bli av med jobbet kan vara lika tuff som att ha för mycket att göra. Ovissheten skapar oro – kommer det här att fortsätta? Blir det mer nedskärningar? Vid nedskärningar blir det lätt extremt mycket rykten.

Kraven kan leda till psykisk ohälsa, i form av sömnsvårigheter, depression och utbrändhet. Det kan också ta sig uttryck att man blir stingslig, letar syndabockar och beter sig otrevligt, även om det inte är medvetet.

Resurser som hjälper och stärker

Det här leder in till betydelsen av resurserna och vad organisationen kan göra mer av. Det är viktigt att organisationen tar tag i arbetsmiljön vid nedskärningar, menar han.

Magnus Sverke lyfter fram det här som extra viktigt:

• Ha ett tydligt och närvarande ledarskap
• Kommunicera varför arbetsgivaren är tvungen att göra detta just nu och hur planerna ser ut på kort och lång sikt – vart är organisationen på väg? Det kan vara svårt i offentlig sektor.
• Behandla de anställda på ett schyst och rättvist sätt med respekt och värdighet.
• Ha täta dialoger.

Information är mycket viktigt vid neddragningar, för att dämpa kraven på medarbetarna.

– Var tydlig och berätta tidigt vad neddragningen innebär. Säg hur många tjänster som berörs och vilka personer det handlar om. Ha tydliga processer där man är öppen och tydlig med spelreglerna om vem som blir övertalig, men behandla också medarbetarna med respekt och värdighet.

Det är betydelsefullt med feedback och regelbundna dialoger med de medarbetare som är kvar, fortsätter Magnus Sverke.

– Om det blir mer att göra så gäller det för cheferna att finnas till hands och hjälpa till att prioritera bland arbetsuppgifterna. För att det ska fungera krävs en tät dialog.

Organisationen behöver även ha ett arbetsklimat med högt i tak.

– Man måste våga säga till, och det bygger på psykologisk trygghet.

För att få fram vad som ska prioriteras behövs det tydliga mål. Här är delaktighet ett nyckelord, enligt Magnus Sverke.

– Man måste bli hörd som medarbetare och få ha en dialog med chefen och på arbetsplatsträffen. Det kan få upp idéer och lösningar som ledningen inte redan har sett. Den här dialogen ska man helst komma igång med redan innan man sätter igång en neddragning. En fråga att undersöka då kan vara: Finns det något annat vi kan spara på än att ta bort tjänster?

Arbetsmiljöarbete med täta riskbedömningar

När nedskärningen är ett faktum behöver organisationen jobba för att skapa en tillfredställande organisatorisk och social arbetsmiljö inom de nya ramarna.

Hur kan man i det systematiska arbetsmiljöarbetet jobba med ökad arbetsbelastning?

Inom arbetsmiljöarbetet används en metod som kallas SAM-hjulet. Den beskriver de olika stegen i arbetsmiljöarbetet som sker i samverkan: Undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp.

Läs gärna mer om SAM-hjulet i artikeln Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)?

– Håll igång en återkommande och regelbunden dialog. Tillämpa SAM-hjulet ännu mer regelbundet eller i kortare cykler med täta kontroller. Hur ser det ut just nu? Vilka åtgärder behöver vi göra? Pröva dem, utvärdera och kolla upp igen, och igen.

När SAM-hjulet snurrar snabbare blir det ett sätt att snappa upp sånt man inte sett tidigare, men man får också nya idéer, säger han och vänder tillbaka till modellen med krav och resurser.

– Vid nedskärningar blir det mycket krav att hantera. Men glöm inte att det alltid finns resurser som man kan stärka, säger Magnus Sverke.

Fotograf Magnus Sverke: Henrik Dunér