Lycksele förbättrar för chefer i äldreomsorgen

Enhetschefer inom äldreomsorgen måste få bättre förutsättningar. Det blev tydligt när Lycksele använde arbetsmiljöverktyget Chefoskopet. Redan under arbetets gång inleddes förändringar.

På Lyckseles största äldreboende, Skytten, håller enhetschef Johanna Tossman just på att avsluta rekryteringen av fyra nya teamledare. En för varje avdelning. Erfarna undersköterskor ska bli teamledare med särskilt ansvar för att handleda och stötta nyare kollegor så de ska utvecklas i sina roller. På så sätt ska kvaliteten höjas.

Idén har hon haft länge, men det var först efter att kommunen arbetat med Suntarbetslivs verktyg Chefoskopet som den blev verklighet.

– Idag är det svårare än någonsin att rekrytera undersköterskor. Därför behöver vi bli bättre på att fånga upp vilka utbildningsbehov de som börjar hos oss har och säkerställa att alla kan och vet vad som förväntas av dem.

Avlastning för chefen

Med de nya teamledarna på plats hoppas Johanna Tossman få mer tid för andra uppgifter, som utvecklingsarbete och uppföljning av sjukfrånvaro.

– Jag har en förhoppning om att det ska underlätta för mig att inte behöva ha detaljkoll på hur det fungerar hos alla våra boende. När anhöriga ringer ska jag kunna hänvisa till teamledarna och lita på att de vet, säger hon.

Bättre kommunikation

Dessutom tror hon att den nya modellen kan leda till en effektivare kommunikation på boendet. Efter en ombyggnad har det snart har 51 lägenheter – där det i vissa kan bo par.

– Jag tänker att jag kommer ha regelbundna möten med teamledarna för att tala igenom hur det fungerar i de olika arbetsgrupperna och vilken information som måste ut till vilken personal, säger hon.

– Alla ska inte behöva ha koll på allt på hela boendet, det blir ingen bra arbetsmiljö!

Ser fram emot teamledare

Skyddsombudet Emma Nygren ser också fram emot nyordningen.

– Idag får en del dra ett tyngre lass. Om någon gör fel är det enklast att göra om det själv. Det finns inte tid till annat, och vi vill ju att de boende ska må bra, säger hon.

– Teamledarna får ett annat mandat. De ska kunna se vad som behöver göras ifall någon behöver träna extra på något.

Chefernas arbetsmiljö behövde förbättras

Arbetet med förändring började redan för flera år sedan. Signalerna på att något behövde göras var flera: Sjuktalen var höga. Många enhetschefer upplevde att de inte hann med. En del slutade. Det var svårt att rekrytera nya.

– Vi behövde utreda chefernas arbetsmiljö och tittade på olika sätt att göra det, säger Camilla Persson, HR-specialist i Lycksele kommun.

– Om cheferna hinner vara närvarande påverkas ju även medarbetarnas arbetsmiljö och hela verksamheten blir bättre.

Alla använde Chefoskopet

Valet föll på Chefoskopet, ett verktyg som bygger på forskning om vad som krävs av en organisation för att chefer både ska kunna vara goda ledare och må bra själva. Redan från start bestämdes att det skulle användas för utveckling av alla verksamhetsområden inom kommunen.

Startskottet gick 2021. Först samlades politiker och tjänstemän i kommunens högsta ledning för att lära sig mer om forskningen bakom verktyget.

Sedan började alla enhetschefer att undersöka och analysera sin arbetsmiljö. De kartlade situationen inom sina egna verksamheter i mindre grupper. Därefter delade de erfarenheter och lärde av varandra tvärs över ansvarsområdena.

– Upplägget har öppnat upp för diskussioner kring hur vi egentligen har det, vad vi lägger tiden på, vilka förändringar vi kan göra. Det har varit ett omfattande arbete, berättar enhetschefen Johanna Tossman.

Under hela 2022 ägnades Lyckseles ledarforum, där alla chefer samlas ungefär en gång i månaden, åt detta.

Handlingsplan återstår

Nu i början av 2023 återstår att presentera slutsatserna för kommunledningen och gå vidare med en handlingsplan.

Men förändringsarbetet har redan satt igång på flera håll.

– Mycket av det som kom fram var sådant vi redan visste. Men genom Chefoskopet blev det så tydligt att vi måste jobba mer för att ge cheferna rimliga förutsättningar att klara sina uppdrag, säger Pernilla Ahlström, verksamhetschef för området Stöd, vård och omsorg.

– Framför allt handlar det om antal medarbetare per chef och antalet enheter per chef. Men också om vilka stödfunktioner som finns – och att vi behöver tänka igenom hur nya it-system påverkar helheten.

Efter en omorganisation träffar undersköterska Yngve Holmgren sin chef Linda Gustafsson på jobbet varje dag.  Foto: Marcus Bäckström/3Dfoto

Såg sällan till chefen

En som vet hur det är när chefen har för många medarbetare på sitt ansvar är Yngve Holmgren, arbetsplatsombud för Kommunal. Tidigare såg han och kollegorna på hemtjänsten i centrala Lycksele knappt till chefen, som hade 50-60 medarbetare på tre olika hemtjänstområden med en geografisk spridning på flera mil.

– När det är så hinner chefen bara släcka bränder. Det underliggande får vänta och vänta. Saker glöms bort och det blir missnöje, säger han.

– Det kan också bli så att arbetstagarna får ta mer ansvar i frågor där en chef skulle kunna få större gehör – till exempel i kontakter med sjukhus, biståndshandläggare eller högre chefer.

Färre medarbetare per chef

Men i december förra året organiserades verksamheten om. Chefens ansvar begränsades till 30 medarbetare, varav alla utom fyra arbetar i centrala Lycksele.

Hennes kontor ligger precis intill personalrummet.

– Det är helt klart bättre! Saker och ting löser sig snabbare när man ses öga mot öga, och chefen har insikt i vad som är på gång, säger Yngve Holmgren.

Krävande kombinationer

Chefen som finns på plats nu, Linda Gustafsson, förestod tidigare både korttidsboende och hemtjänstens nattpatrull. I den rollen hade hon 50 medarbetare, vilket var så slitsamt att hon sade upp sig.

Det dröjde dock inte länge innan hon längtade tillbaka.

– Vi har haft väldigt krävande kombinationer. Och jag är långt ifrån ensam om att ha känt mig sliten, konstaterar hon.

– Men nu har vi verkligen jobbat med det här! Det finns en stor medvetenhet om att vi bara kan lösa organisationens problem med bättre förutsättningar för cheferna. Det ger hopp, men samtidigt finns det mycket att jobba i kapp. Det kommer att ta tid.

Kompetensutveckling viktigt

Hon påpekar också att det är viktigt att inte enbart fokusera på antalet medarbetare per chef. Även andra saker påverkar, som till exempel antalet brukare eller vilken kompetens som finns.

– Det är en sak att man har rimligt många medarbetare, men som chef måste man också veta vad som funkar för att de ska må bra, säger hon och välkomnar ett annat resultat av kommunens arbete med Chefoskopet: Kommunledningen har beslutat att alla chefer ska få utbildning i tillitsbaserat ledarskap.

– Det är svårt att rekrytera personer med högskoleutbildning till nya chefstjänster. Men det finns andra om man vågar tänka utanför boxen. Vi behöver lyfta upp personer som redan finns i organisationen och satsa mer på kompetensutveckling, menar Linda Gustafsson.

Ser till helheten

Men resurserna då? Kostar det inte pengar att förbättra chefernas situation i äldreomsorgen?

– Vi kommer ta ur befintlig ram och när cheferna får bättre förutsättningar att arbeta med sina medarbetare kommer det betala sig, säger verksamhetschefen Pernilla Ahlström och ser ett direkt samband mellan de höga ohälsotalen och chefernas situation.

HR-specialisten Camilla Persson håller med:

– Det har aldrig varit en fråga ifall det här skulle bli dyrt. Sjukfrånvaron kostar ju också pengar. Vi har kört processen med Chefoskopet på alla nivåer, och över hela linjen har man varit överens om att vi måste se till helheten. Från cheferna till hela verksamheten.

Läs mer: Chefoskopet ska lyfta äldreomsorgens chefer

Foto porträtten i texten: Marcus Bäckström/3Dfoto