Vad är det som får digitala projekt att lyckas? Jo, att utgå från medarbetarna när man skapar lösningarna. Det har en arbetsplats på Norrlands Universitetssjukhus tagit fasta på – när de med hjälp av AI lyckades förbättra både vården och arbetsmiljön.
På ett papper står 40 olika patienter nerskrivna med blyerts i prydlig handstil. Vissa är överstrukna med gul märkpenna, andra med rosa. På något ställe har det suddats, vissa saker har ringats in. Här står salar, klockslag och en rad olika förkortningar.
– Så här jobbade vi förut.
Det säger Lisa Appelqvist, biträdande avdelningschef på postoperativa avdelningen på Norrlands Universitetssjukhus i Umeå. Hit kommer patienter av alla slag efter avslutade operationer – från nyfödda bebisar till personer i livets slutskede.
Det papper som Lisa Appelqvist visar använde hon förut när hon planerade för patientflödet på avdelningen. Alla patienter som var på väg in skrevs ner med blyerts, och om det blev någon förändring så suddade man.
– Det tog jättemycket tid att göra planeringen och att hela tiden hålla den uppdaterad. Och gjorde man kopior av pappret för att ha i de olika salarna var man tvungen att gå runt och uppdatera alla kopior.
Skapade extraarbete
Det skapade extraarbete för medarbetarna att behöva gå och leta efter pappret, och ta reda på vilken kopia som var uppdaterad. Dessutom blev placeringen av patienterna inte alltid optimal, eftersom det var svårt att beräkna hur lång tid en person behövde vara kvar på ”postop” innan den kunde slussas vidare.
Så Lisa Appelqvist gick till Lenita Lindgren, som jobbar både som vårdutvecklare på sjukhuset, och som docent i omvårdnad på Umeå Universitet. Hon krokade arm med Sara Lundsten, som även hon har dubbla roller: doktorand på Umeå Universitet och IVA/anestesisjuksköterska på avdelningen.
Ville skapa något bättre
Sara Lundsten hade precis fått loss pengar från Tillväxtverket för att skapa digitala lösningar på sjukhuset, och det här var ett perfekt projekt att sätta tänderna i. Behovet kom direkt från personalen, och lösningen kändes görbar.
– Vi ville inte bara digitalisera lösningen med papper och penna utan skapa något bättre, säger Sara Lundsten.
Vi ville inte bara digitalisera lösningen med papper och penna utan skapa något bättre
Sara Lundsten, doktorand på Umeå Universitet och IVA/anestesisjuksköterska
Så de bestämde sig för att använda AI. Eftersom sjukhuset har digitala journaler sparade sedan årtionden, fanns det mycket kunskap att använda för att träna upp en AI-lösning. Tanken var att den skulle lära sig exakt hur mycket tid varje typ av patient kunde beräknas behöva på postoperativa avdelningen, för att skapa en optimal planering för de olika patientplatserna.
– Så vi tog in en person som kunde maskininlärning, medan jag och Sara stod för den kliniska erfarenheten. Vi har båda erfarenhet som IVA-sjuksköterskor, så vi vet hur det funkar på golvet, säger Lisa Appelqvist.
Gjorde en rad intervjuer
Under projektet, som alltså var ett samarbete mellan universitetet och sjukhuset, gjorde man också en rad intervjuer. Med läkare, planerare och medarbetarna på avdelningen.
– Vi ville veta vad det fanns för behov, farhågor, hinder och så vidare. Det låg till grund för hur vi utformade systemet, säger Sara Lundsten.
Överblick och tydlighet
Och nu är lösningen färdig och har precis implementerats. Numera är pappret borta, och planeringen görs istället av datorprogrammet. Den som klickar upp programmet på sin dator ser en överblick över alla patienter som är inne på avdelningen, eller på väg hit. Man kan läsa i klartext vilken typ av operation de har genomgått och hur länge de förväntas ligga här.
Det sparar en massa tid
Eva Qvist, avdelningschef
– Det sparar en massa tid. Tidigare satt man och tittade i systemen och funderade på vilka patienter vi skulle kunna ta in, säger avdelningschefen Eva Qvist.
Vid entrédörren finns ytterligare en stor skärm, där det står när nästa patient kommer och var den ska placeras. Det underlättar för den som transporterar hit patienter från operation, och som nu inte behöver fråga vart patienten ska.
AI i vården: för både patienter och personal
Det nya systemet gör också att medarbetarna inte behöver lägga så mycket tid på att svara i telefon. Tidigare ringde nämligen personalen på operationsavdelningen och frågade om plats för färdigopererade patienter, men nu kan de titta själva i datorprogrammet.
– Det gör att ljudnivån blir mycket lägre, när telefonen inte ringer hela tiden, säger Sara Lundsten.
Den nya lösningen minskar också skav som kan uppstå, när andra avdelningar vill placera fler patienter här än vad det finns plats för.
– Vi kan visa att ”jo, nu är sängen tom, men snart kommer en patient in”. Det skapar en gemensam bild av läget, säger Sara Lundsten.
Arbetsbelastningen blir samtidigt jämnare, eftersom man kan planera patientflödet bättre och placera patienter så att inte en medarbetare får alla som har störst vårdbehov. Det gör också patientsäkerheten bättre.
Lisa Appelqvist, biträdande avdelningschef, tittar på dagens planering. Hon säger att det här sättet att jobba med AI i vården gör både arbetsmiljön och patientsäkerheten bättre.
Hemligheten: att involvera medarbetarna
Att lösningen blev så lyckad, det tror Sara Lundsten beror på att de inkluderade medarbetarna tidigt och genomgående.
– Det gäller att gå till verksamheten och fånga deras problem och behov. Sedan tar man deras behov med sig till den som har teknisk kompetens, och som kan komma med lösningar.
