5 tips vid digitalisering av jobben

Väv ihop arbetsmiljön mer med digitala frågor. Och involvera de anställda när ny teknik införs. Det är huvudbudskap från ett forskningsprojekt om digitalisering av kommuner. Läs också om vad lärare, socialsekreterare och hemtjänstpersonal tycker om tekniken.

– När man digitaliserar så förändras hur arbetet organiseras. Och då blir digitalisering en arbetsmiljöfråga. Ändå gör man inte kopplingen till arbetsmiljön, säger Carin Håkansta, docent i arbetsvetenskap.

Hon har deltagit i ett Afa-finansierat forskningsprojekt om digitalisering i kommuner. Digital teknik är ett sätt att effektivisera och underlätta för medborgare och medarbetare. Och att klara välfärdens utmaningar. Forskarna har undersökt digitaliseringens betydelse för mellanmänskliga relationer, organisation och arbetsmiljö. De valde att studera olika förvaltningar i två kommuner.

Den viktigaste lärdomen tycker Carin Håkansta är att man på arbetsplatserna mer än i dag måste prata om och behandla digital teknik som något som är viktigt för arbetsmiljön.

– Det är hög tid nu. Många tänker fortfarande inte in arbetsmiljön när de köper in och använder ny teknik. Min erfarenhet är också att de företag som utvecklar systemen inte har mycket kontakt med olika yrken och olika branscher, säger hon.

Kommuners digitalisering komplex

Forskarna fick även inblick i hur komplext offentlig sektor fungerar jämfört med privat. Kraven ställs från så många olika håll – medborgare, myndigheter, departement och EU.

– Man ska vara en duktig tjänsteman som bidrar till god samhällsservice. Det kravet ökar genom teknik när man ska tillhandahålla servicen via hemsida, appar, telefon, Teamsmöte och andra kanaler.

Dessutom gör digitaliseringen det enklare för myndigheter och andra instanser att begära mer information från kommunerna.

– Eftersom de inte ser alla krav som ställs från medborgare och olika organisationer vet de inte vilken arbetsbörda det bidrar till när allt digitaliseras. Anställda kan behöva använda fyra-fem olika system när de ska dokumentera olika data och rapportera till många olika instanser utanför kommunen, säger Carin Håkansta.

Problem vid digitalisering i kommuner

Här är digitaliseringsproblem som forskarna sett i studien:

• Effektivisering och medborgarnytta sätts i fokus på bekostnad av anställdas arbetsmiljö.
• Digitaliseringsbeslut fattas högt upp i hierarkin utan förankring hos användarna i organisationen.
• Chefer, HR och skyddsombud samverkar inte vid digitaliseringsprocesser.
• Verksamheter förankrar inte alltid digitaliseringsprocesser bland medarbetarna och följer heller inte upp hur digitala lösningar påverkar arbetsmiljön.
• Krångliga system som det saknas utbildning för kan skapa oro och konflikter.
• Stress uppstår hos vissa när chefer lägger utbildningsansvaret på medarbetarna själva, som får utbilda varandra eller be IT-support om hjälp.
• Medarbetare som känner sig osäkra i hanteringen av nya system upplever ökad arbetsbelastning på grund av kravet att skapa begriplighet och hanterbarhet i de nya systemen, utöver övriga arbetsuppgifter.

– Försök att involvera personalen som ska använda tekniken i diskussionerna vid upphandling och även när tekniken är i bruk. Stäm av med dem hur de använder tekniken, hur systemen fungerar och vad som är bra eller dåligt, tipsar Carin Håkansta.

Stor variation mellan yrken

Ni har undersökt digitalisering i skola, socialtjänst och hemtjänst. Vad kan man säga där om påverkan på arbetet och arbetsmiljön? Hur skiljer det sig åt?

– Vi fann att lärare var den minst digitaliserade gruppen, även om utvecklingen tog ett stort skutt under pandemin. De lärare vi träffade kunde också rätt fritt välja om och vilka digitala undervisningsmetoder de vill använda. De socialsekreterare vi mötte satt däremot nästan jämt framför en dator. De vittnade om färre möten face-to-face när medborgarna själva hanterar allt via hemsida. En del som jobbade där sa att allt det digitala gjorde att de knappt träffade människor längre. För en del var det fine medan andra vill byta jobb på grund av det. Vi såg hur digitaliseringen förändrat hela det yrket.

Projektet visade också att hemtjänstpersonal inte var lika involverade i planeringen och införandet av digitala lösningar som medarbetarna i socialtjänsten. I den hemtjänstorganisation forskarna studerade infördes ny teknik och nya appar med minimal föregående dialog eller tid för frågor.

– I våra intervjuer framgick att flera delvis inte alls gillade eller ville jobba i datorn. Några nämnde även att det uppfattades som oförskämt att fippla med mobiltelefonen vid hembesök för att kunna skriva in allt de måste dokumentera. Å andra sidan tyckte de att det var jättebra att slippa stor nyckelknippa och öppna dörrar med app – i alla fall när det fungerade, säger Carin Håkansta.

Den här artikeln handlar om slutresultatet av ett forskningsprojekt. Läs även startartikeln Digital teknik och känslor på jobbet.