Cheferna är nyckelpersoner. Men medarbetarnas kunskap och erfarenhet behövs också för att förändringsarbete på arbetsplatsen ska lyckas. Det visar en forskningsgenomgång från Myndigheten för arbetsmiljökunskap.
Förändringsarbete på jobbet är svårt, tar tid och blir inte alltid som det var tänkt. Det vet alla som har varit med i en sådan process.
Men vad säger forskningen om vad som har betydelse för om förändringsförsök lyckas? Det vill Myndigheten för arbetsmiljökunskap, Mynak, ge svar på i rapporten Organisatorisk förändringskompetens på arbetsplatsen.
Med ”organisatorisk förändringskompetens” menas förmågan hos exempelvis en arbetsplats att genomföra förändringar så att resultatet blir det man syftade till.
Stor genomgång av forskning
Rapportförfattare är universitetslektor Cathrine Reineholm och professor emeritus Henrik Kock, båda vid Linköpings universitet. De har gått igenom svensk och internationell forskning för att ringa in positiva faktorer som påverkar arbetsplatsers förändringskompetens.
Rapporten (se faktaruta) bygger på 27 vetenskapliga studier av planerade, större förändringar. De flesta exemplen var från hälso- och sjukvården.
– Förändringarna var tänkta att leda till nytta i organisationen, eller för kunder. Det var till exempel att man slog ihop två sjukhus, införde ett helt nytt arbetssätt eller skulle börja använda IT på ett effektivare sätt, säger Cathrine Reineholm.
Rapporten pekar på fyra områden, som är viktiga vid förändringsarbete:
- Ledning och chefer
- Medarbetarnas inställning, inklusive deras tidigare erfarenheter
- Information, kommunikation och delaktighet
- Kompetens och möjligheter till lärande
Chefer har nyckelroll
De flesta studier av förändringskompetens handlar om chefers betydelse, konstaterar Cathrine Reineholm.
– Cheferna är så klart nyckelpersoner. Om medarbetarna tycker att cheferna är kompetenta och att de tar kloka strategiska beslut, är det bra för förändringsarbetet. Om de inte har förtroende för cheferna är det tvärtom.
En sak sticker särskilt ut, fortsätter hon:
– Ju närmare chef som engagerar sig i förändringsarbetet, desto bättre verkar det gå att driva igenom förändringen. När chefer på lägre nivå är delaktiga kan de informera mer på gruppens nivå och förklara ”what´s in it for us”.
Motstånd mot förändringsarbete
Men för att en förändring ska lyckas räcker det inte med drivande chefer eller projektledare. Det krävs att personalen också är med på tåget. Ofta kan medarbetare vara negativa till förändringsplaner, eller till vissa inslag i dem.
Motstånd mot förändring behöver inte vara något dåligt.
– Motstånd mot en förändring behöver inte vara något dåligt. Det kan handla om att medarbetarna ser att det inte kommer att fungera, utan att det vore bättre att göra på ett annat sätt, säger Cathrine Reineholm.
Motstånd kan också bottna i dåliga erfarenheter av tidigare förändringsarbete på arbetsplatsen. Om ledningen kan lyssna på medarbetares invändningar, och dra nytta av dem, ökar chansen att den planerade förändringen blir framgångsrik. Det är en del av förändringskompetensen att kunna hantera motstånd på ett konstruktivt sätt, säger hon.
Delaktighet och kommunikation
Flera forskningsstudier lyfter fram betydelsen av att göra medarbetare delaktiga i förändringsarbetet. Det finns ingen mall för det, men det handlar om att de som ska utföra jobbet får vara med ”på riktigt”. Det vill säga att de kan framföra idéer, synpunkter och kritik. Och dessutom att ledningen tar till sig det som kommer fram, och drar nytta av det.
Delaktighet innebär att ledningen inte enbart informerar om vad som är på gång. Det behövs kommunikation, alltså ett utbyte som går åt båda hållen.
Ytterligare en faktor som spelar roll vid förändringsarbete är, enligt forskningen, arbetsplatsens förmåga att lära av erfarenheter. Att kunna göra det, är en del av organisationens förändringskompetens.
– Om man har misslyckats med en förändring vill man oftast begrava den, men saker som inte gick så bra kan vara viktiga nästa gång, säger Cathrine Reineholm.
Fackets roll vid förändringsarbete
Det behövs, enligt rapporten, mer forskning inom området. Gärna fler studier som återkommer till arbetsplatserna, så att det går att se vad som händer i ett längre perspektiv.
Författarna pekar också på behovet av forskning som lyfter fram hur fackliga organisationer kan bidra till att höja arbetsplatsernas förändringskompetens.