Digitaliseringen går för långsamt. För att klara av bemanningen framöver behöver den offentliga sektorn lägga i ytterligare ett antal växlar – och det omgående. Det menar Johan Magnusson, professor vid Göteborgs universitet.
– Fram till 2030 behöver vi börja prestera 125 procent av vad vi presterar idag, med 75 procent av personalen.
Så inledde Johan Magnusson ett föredrag på en konferens arrangerad av Kvalitetsmagasinet Fokus, med titeln ”Framgångsrik digitalisering i offentlig sektor”.
Med det menar han att det finns en stor utmaning med bemanning inom offentlig sektor framöver. Arbetsplatserna kommer att behöva leverera mer service än idag, allt eftersom befolkningen blir äldre. Och det kommer man tvingas göra med färre medarbetare än idag. Det finns helt enkelt inte tillräckligt med människor att rekrytera.
Digitalisering kan göra arbetet effektivare
En lösning på detta, menar han, är digitalisering. Det kan göra arbetet effektivare och frigöra kraft och arbetstid åt medarbetarna. Det kan handla om allt från fallsensorer i äldrevården till automatiserade beslut i socialtjänsten.
– Digitala lösningar har funnits länge, men det har känts läskigt och inte riktigt värt att göra skiftet. Men nu är vi i ett läge där digitalisering verkligen behövs, och då kommer det också att ske.
Att klara av bemanningen är inte den enda anledningen. Det är också ett slöseri på pengar att fortsätta arbeta som förut, menar Johan Magnusson. Det gäller bland annat ny teknik som inte införs.
– Vi vet att digital tillsyn av äldre, till exempel, kan spara 40 000 kronor per brukare. Det är vad det kostar att fortsätta göra fel. De tekniska lösningarna finns ju, men vi väljer aktivt att inte nyttja dem.
Johan Magnusson menar att digitaliseringen i offentlig verksamhet behöver ta fart.
Effektivisering eller innovation?
För det finns fortfarande ett stort motstånd mot digitalisering, menar han.
– Vi har byggt styrmodeller som är gjorda för att motverka variation, att motverka risker.
Dessutom, säger han, behöver kommuner och regioner bestämma sig för vilken riktning de vill gå i.
Han visar upp en graf. I den ena änden finns effektivitet – att fortsätta effektivisera de saker vi redan gör. I den andra änden finns innovation – att utforska och skapa nytt.
Grafen har också en annan dimension. Den går från att skapa extern nytta – för invånare, brukare, patienter och så vidare, till att skapa intern nytta – för organisationen själv.
– Många kommuner och regioner fastnar nere på fältet intern effektivitet. Ju mer vi låser i det här fältet desto mindre har vi till extern innovation. Vi ökar gapet till det som ger bäst effekt för invånarna.
Med andra ord, om kommuner och regioner fastnar i att uppdatera gamla system som är till nytta för den egna organisationen, så har de inte råd att skapa nya system som är till nytta för invånarna.
Sluta prata om e-tjänster
Johan Magnusson vill också att kommuner och regioner slutar prata om e-tjänster. Det ger bilden av att e-tjänsterna är skilda från resten av verksamheten. Allt borde istället kallas tjänster.
– Så länge vi fortsätter att prata om e-tjänster så har vi inte förstått att det handlar om att skifta hela välfärden till digitala kanaler. Det ska inte handla om att göra om blanketter till PDF:er – det är mycket större än så.
I Sundsvall gick utvecklarna ut och fikade tillsammans med verksamheterna.
Flytta ut digitaliseringen på arbetsplatserna
Dessutom behöver man flytta digitaliseringen, från it-avdelningen och ut på arbetsplatserna.
– I Sundsvalls kommun till exempel, där har de knäckt koden. Utvecklarna gick ut och fikade tillsammans med verksamheterna. Såg var det behövdes nya system. Och därefter utvecklade de systemen tillsammans med medarbetarna.
Och så en annan, viktig sak för att klara av att utvecklas.
– De skapade också en kultur där det är okej att göra fel.
Även finansieringen behöver flyttas, menar han. Från förvaltningar och arbetsplatser upp till den centrala kommunen eller regionen.
– Idag behöver många förvaltningar finansiera sin digitalisering själva, på verksamhetens budget. Men då kommer de att halka efter. För nyttan i att införa ett nytt system är fördröjd, och visar sig först efter något år. Och verksamheterna måste ha en budget i balans varje år.
Behöver samarbeta
Ytterligare en viktig sak är att kommuner och regioner måste börja samarbeta. Friskna till från ”pilotprojektsjukan”.
– Kommuner och regioner vill göra pilotprojekt efter pilotprojekt. Ta till exempel sensorer för fallolyckor inom vården. Det är bevisat i kommun efter kommun att det gör nytta. Men ändå gör varje kommun en ny pilot.
Vi behöver jobba tillsammans
Han tycker att kommuner och regioner behöver bli mycket bättre på att samarbeta, bli transparenta och lära av varandra. Och börja breddinföra system, istället för att kommuner och regioner ska göra det en och en.
– Vi är ju en enda stor koncern i offentlig sektor, och vi behöver jobba tillsammans.
Fotot på Johan Magnusson är taget av Johan Wingborg
Vad är digitalisering?
Enligt Johan Magnussons forskargrupp är det ”en metod för verksamhetsutveckling där digitala lösningar används för automatisering eller innovation”.
