Två kvinnor sitter vid ett bord i ett mötesrum och tittar gemensamt i en dator.

Arbetsplatsträffar, studiebesök hos andra och många samtal med Halmstads kommuns IT-avdelning — så tog de fram roboten Matilda Järndotter, berättar Madeleine Nilsson och hennes chef Christel Rehmark.

Foto: Emma Sildeberg / Halmstads kommun

Roboten Matilda Järndotter fixar bokföringen

Madeleine Nilsson har en ny drömkollega — hon gör alla tråkiga och enahanda arbetsuppgifter, och klagar aldrig. Roboten Matilda Järndotter är utvecklad av Halmstad kommuns IT-avdelning, i nära samarbete med Madeleine Nilsson och hennes arbetskamrater. 

Runt om i Halmstads kommun finns flera kök inom äldreomsorgen där boende och gäster köper mat och fika varje dag. Och varje dag har ekonomen Madeleine Nilsson bokfört alla dessa inköp. Det arbetet handlar om att öppna mejl och gå in och hämta uppgifter ur olika system och dela upp betalningarna på olika konton där de hör hemma.

Inom kommunal verksamhet finns det många sådana här rutinartade arbetsuppgifter som olika anställda gör. Ibland återkommer de som i Madeleines fall varje dag och ibland mer sällan.

Kollar att hon gör det hon ska

Det de har gemensamt är att de tar upp tid från andra uppgifter som är mer stimulerande och faktiskt roligare att göra. Men för Madeleines del är det numera den administrativa roboten Matilda Järndotter som gör bokföringen. Madeleine behöver bara kontrollera att roboten har gjort det hon ska.

Nu är mitt jobb inte lika enformigt och stressigt längre.

— Det har underlättat mycket att jag slipper den här uppgiften varje dag. Nu tar kontrollen bara fem minuter jämfört med 30 – 45 minuter tidigare. Det gör att mitt jobb inte är lika enformigt och inte lika stressigt längre, säger Madeleine Nilsson.

Diskuterade på arbetsplatsträffar

Madeleine Nilsson jobbar på ekonomiavdelningen på Servicekontoret, där de är elva anställda.

Hennes chef Christel Rehmark berättar att det var 2018 som de började tänka på att digitalisera och automatisera en del arbetsuppgifter. De tog bland annat upp det på ett par arbetsplatsträffar.

— Syftet då var att informera och få upp alla på banan kring vad det här är för något. I nästa steg hade vi brainstormningsövning där alla medarbetare spånade kring vilka av deras arbetsuppgifter som kunde bli automatiserade, säger Christel Rehmark.

Hösten 2019 hade de ett uppstartsmöte med IT-avdelningen för att prata om vilka arbetsuppgifter de skulle kunna få hjälp med av en robot. I samband med det besökte hela gruppen en enhet för digitalisering som Region Skåne har, i Lund. Där tittade de på hur en avdelning inom Region Skåne använde en administrativ robot och vilka arbetsuppgifter den gjorde.

— Efter det här hade vi många kandidater till arbetsuppgifter som skulle kunna bli automatiserade, så vi behövde välja en. Vi ville börja med en uppgift som någon utförde ofta, alltså ingen som bara gjordes en gång per år, säger Christel Rehmark.

Utgår alltid ifrån verksamheten

Halmstads kommun började med administrativa robotar redan 2017 . Det startade i ett projekt för att avlasta en förvaltning som hade pensionsavgångar. De behövde hitta ersättare till de som slutade, men det visade sig svårt eftersom uppgifterna var väldigt enkla och repetitiva. De uppgifterna blev de första som automatiserades.

Därefter har flera verksamheter fått hjälp med olika typer av robotar, bland annat Barn- och ungdomsförvaltningen och kommunens energibolag Halmstads energi och miljö.

— I grund och botten handlar det om att effektivisera arbetet, men också att skapa roligare arbeten där roboten gör de enahanda och tråkiga uppgifterna, säger Lars Nilsander, verksamhetschef för IT.

Han förklarar att det är alltid är verksamheternas behov som styr om och i så fall vilka uppgifter som ska bli automatiserade. Det är inget som IT-avdelningen tar initiativ till.

Spännande med en ny robotkollega

När det var dags för roboten Matilda Järndotter att ta över Madeleine Nilssons dagliga bokföringsuppgifter såg hon fram emot det.

— Jag tyckte att det lät jättebra. Det har varit tufft arbetsmässigt i vår grupp eftersom mängden ekonomiuppgifter har ökat för oss. Nu har jag tagit över andras arbetsuppgifter och kunnat avlasta dem, säger Madeleine Nilsson.

Nu när Matilda gör Madeleines uppgifter är hon och hennes kollegor sugna på att gå vidare och få henne att göra ännu mer. De har sett detta som ett första test av automatisering som har slagit ut väl.

— Alla i gruppen tycker att det är spännande att vara med om något nytt. Det har faktiskt varit jätteroligt att se vart det skulle ta vägen och hur det skulle fungera, säger Madeleine Nilsson.

Matilda Järndotter är kanske ett bekant namn för en del läsare – hon är från början en robot i den tecknade filmserien Doktor Snuggles, som sändes i svensk TV åren 1979 och 1981.  Halmstads kommun har lånat hennes namn.

Läs också: 8 tips för en bättre digital arbetsmiljö

Text: Teres Hallman, 09 mars 2021

Relaterade verktyg