Testa att säga ”det är viktigt att vi följer våra rutiner”. Vad händer omkring dig? Stiger arbetslusten som solen en vacker försommardag? Förmodligen inte. Men det finns sätt att få rutiner att fungera bra, och samtidigt höja arbetsglädjen.
– I Sverige är det många som förknippar ordet rutin och rutinarbete med något tråkigt och negativt, säger Mattias Jacobsson, docent på Handelshögskolan vid Umeå universitet.
Tillsammans med två andra forskare har han gjort en studie om rutiner på tre hälsocentraler i norra Sverige. De har djupintervjuat tre grupper av medarbetare: läkare, chefer och administrativ personal, och övrig vårdpersonal.
Intervjuerna handlade om vad det är som gör att personalen upplever rutiner som meningsfulla. För om en rutin inte upplevs som meningsfull, så ökar risken att den inte följs.
– Då kan det hända att man struntar i rutinen.
När bestämda rutiner inte utförs kan det få stora konsekvenser. I vården kan patienters liv sättas på spel, och på andra ställen kan avsteg från rutiner leda till olycksfall i arbetet eller att beslut fattas på felaktiga grunder, för att ta några exempel.
Den här studien handlar om rutiner i primärvården, men slutsatserna är intressanta även för många andra slags arbetsplatser där man har rutiner, till exempel äldreomsorgen.
Vad är egentligen en rutin?
När man hör ordet rutin kan tankarna vandra åt olika håll. I vardagen pratar folk om sina morgonrutiner, sin hudvårdsrutin och liknande. Men enligt forskning om rutiner är sådant som en enskild person gör inte en rutin, utan en vana. Rutiner på jobbet är något annat.
– Man måste skilja på vanor och rutiner. Det vi i dagligt tal kallar för rutiner är individers vanor att göra saker på ett visst sätt. Men på arbetsplatser har man organisatoriska rutiner som är kollektiva till sin natur och syftar till att upprätthålla ett visst handlingsmönster.
Med kollektiva menas att det är två eller flera medarbetare som följer rutinen genom att göra vissa saker. Utan rutiner är det mycket som inte skulle fungera alls på jobbet.
Rutiner har stor betydelse för stabilitet och kontinuitet
Mattias Jacobsson, docent vid Handelshögskolan i Umeå
– Rutiner har mycket stor betydelse för stabilitet och kontinuitet.
En organisatorisk rutin som följs av minst två personer består i sin tur av två delar:
- hur vi som individer tänker på rutinen och förstår den
- vad vi gör
Själva görandet är helt avgörande för att en rutin ska existera, berättar Mattias Jacobsson.
– Det räcker inte att ha en på förhand nedtecknad rutinbeskrivning uppsatt på väggen – om den inte följs så finns den inte.
Se rutiner i ett större sammanhang
En rutin behöver vara relevant, logisk eller stödjande. Fast det finns utmaningar även med det: Rutiner är kollektiva och det som exempelvis är stödjande i rutinen för en medarbetare i en viss funktion kanske inte är stödjande för en annan medarbetare i en annan funktion.
– Då behöver man vara insatt i att även om den här arbetsuppgiften inte är viktig för mig, så är den viktig för andra. Om jag förstår varför en rutin behövs, så blir den acceptabel att göra.
Rutiner behöver inte vara nedskrivna
Man kan bli lite förvånad när Mattias Jacobsson säger att en rutin inte ens behöver vara nedskriven på papper för att finnas till.
– Man kan ha välfungerande rutiner bara genom att tänka ut dem tillsammans och göra det man kommit överens om.
På många arbetsplatser utför man kedjor av arbetsuppgifter just så, och utan att tänka på att det är rutiner. De rutinerna kan fångas upp i fraser som ”så här har vi alltid gjort”.
Rutiner som bara” sitter i väggarna” kan man, precis som med mer genomtänkta rutiner, också utveckla.
Utveckla rutinerna tillsammans
Oavsett rutinernas uppkomst kan det vara värdefullt och utvecklande för verksamheten och arbetsglädjen om man har forum för dialog kring sina rutiner, tipsar Mattias Jacobsson.
I dessa forum behöver olika yrkesgrupper vara med. Många kan göra arbetsuppgifter som ingår i en rutin, utan att man tänker på det.
Forskarna har satt ett ord på det man gör när man jobbar med sina rutiner: man har rutinverkstad. I en rutinverkstad justerar, anpassar och utvecklar personalen sina kollektiva rutiner så att de ska passa deras vardag bättre, och därmed bli mer meningsfulla.
– Rutinverkstaden skapar gemensam förståelse och kollektivt ansvar för rutinerna.
Rutinverkstan skapar gemensam förståelse och kollektivt ansvar för rutinerna.
Håll er inom säkerhetszonen
Men det finns gränser för vad man kan ändra i en rutin. Därför behöver det finnas en säkerhetszon i rutinverkstaden. Det är inom säkerhetszonen man kan förändra en rutin utan att riskera att något allvarligt händer.
– Chefen kan säkerställa att man inte går utanför säkerhetszonen.
Rutiner kring läkemedelshantering är ett exempel på rutiner som bör vara strikt reglerade, konstaterar Mattias Jacobsson. Där finns en väldigt liten säkerhetszon. Mötesrutiner kan däremot vara mer flexibla, för där är riskerna betydligt lägre. Även små förändringar i mötesrutiner kan ge stor utdelning. Vem har inte suttit igenom ett möte och upplevt det som rätt meningslöst?
– Delar av ett möte kan vara irrelevant för några mötesdeltagare, men viktiga för andra.
Då kan man i rutinverkstaden till exempel snickra om agendan så att personalens egna frågor kommer först.
– När man skapar en mötesrutin kan man laborera med dagordningen och testa olika upplägg så att mötet blir meningsfullt.
Vinsterna med rutinverkstad
– Får du vara med och skapa så känner du mening i ditt arbete, och det är förknippat med många goda saker. Delaktighet skyddar mot att bli utmattad och stressad, och främjar att man trivs på jobbet.
Dessutom blir verksamheten säkrare för både personal och patienter när rutinerna efterlevs och är meningsfulla för alla som berörs.
Att ha meningsfulla rutiner har också betydelse för att primärvården i sig ska vara hållbar, är en slutsats som Mattias Jacobsson för fram i sin studie.
– Det handlar om att skapa en vårdmiljö där personalen känner att deras arbete är viktigt, att de har inflytande över sitt arbete och att de rutiner de följer faktiskt gör skillnad.
