10 tips till chefer i besparingstider

Flera kommuner och regioner ska spara pengar i år. Samtidigt har många chefer i första linjen redan en ansträngd arbetsmiljö. Hur kan man främja ett gott ledarskap i ekonomiskt tuffa tider? Ta del av forskarnas råd.

Den senaste tidens kostnadsökningar har varit kännbara för Sveriges kommuner och regioner. Tillsammans går de i år mot ett underskott på 30 miljarder kronor, enligt den gemensamma organisationen SKR.

På flera håll i landet ska det sparas inom vård, skola och omsorg.

Det är ett bekymmersamt läge, menar Lisa Björk och Linda Corin, forskningsledare vid Institutet för stressmedicin i Västra götalandsregionen.

– Många yrkesgrupper som berörs var slutkörda redan innan pandemin och det är svårt att se hur det här ska kunna lösas utan en ökad arbetsbelastning, säger Lisa Björk.

– Nu är det viktigt att chefen har koll på medarbetarna. Men någon måste också ha koll på chefen så att besparingar inte tar ut sin rätt i ohälsa, säger Linda Corin.

God arbetsmiljö i spartider

I över ett decennium har de två forskarna studerat vilka förutsättningar chefer behöver ha för att kunna skapa god arbetsmiljö för sina medarbetare – och samtidigt må bra själva.

Det här är några saker som visat sig ha stor betydelse:

• Antal medarbetare per chef.
• Hur dialogen uppåt i organisationen fungerar.
• Hur ofta chefen träffar egna chefen.
• Vilket administrativt stöd som finns.
• Om chef och medarbetare finns på samma plats.

I besparingstider blir det ännu viktigare med bra lösningar på de här punkterna.

Leda lagom många

I spåren av den ekonomiska krisen i början av 1990-talet ökade storleken på personalgrupperna inom den offentliga sektorn. Det låg i tiden med platta organisationer, och färre chefstjänster kostade mindre pengar.

På senare år har forskningen dock sett att detta fått många negativa konsekvenser – både för chefer, medarbetare och verksamhet. Många chefer är överbelastade och personalomsättningen hög.

– Kortsiktigt kan det vara en besparing att öka antalet medarbetare per chef. Men det kan straffa sig senare i form av sjukskrivningar och personalomsättning, säger Linda Corin.

Läs mer: Lagom antal medarbetare per chef – tänk så här

Dialog om nedskärningar

I besparingstider ska cheferna i första linjen sköta sina arbetsuppgifter som vanligt. Utöver det ska de se över kostnader och verkställa beslut om nedskärningar. Samtidigt kanske de får svårare att bemanna, om de inte får tillsätta vakanser eller anlita hyrpersonal.

Dessutom kan det finnas oro bland personalen att ta hand om.

– För att kunna leda sina medarbetare på ett bra sätt i dessa tider kommer det ställas högre krav på kommunikation, närvaro och tillgänglighet, säger Lisa Björk.

I det här läget får inte chefen i första linjen lämnas ensam, understryker de. Det behövs täta avstämningar med den egna chefen – och att man delar värld inom hela organisationen.

– Det är viktigt att uppdragsdialogen uppifrån och ned, nedifrån och upp fungerar. Med en bra dialog genom hela organisationen skapar man en gemensam syn på läget och kan hjälpas åt över hela linjen, säger Lisa Björk.

Behövs politiska prioriteringar

De menar att ansvariga politiker måste ta ställning till vilken verksamhet som är nödvändig – och vad som kan pausas – när pengarna inte räcker till allt.

– Politiker måste fatta de svåra besluten och stå för dem. Det kan till exempel handla om att reducera målen och fokusera på det man är skyldig att göra enligt lagen. I dagsläget kanske projekt och satsningar som ligger utöver det måste vänta, säger Lisa Björk.

Lär av pandemin

De tror att det finns lärdomar att dra av hur det fungerade på en del håll under pandemin.

Under den tiden såg Lisa Björk och Linda Corin hur vissa administrativa uppgifter kunde tas bort, utan att det fick några större konsekvenser. De såg också att stödfunktioner, som hr och ekonomer, gick in och stöttade direkt i verksamheten – och att cheferna prioriterade att jobba nära sina medarbetare. Kärnverksamheten stod i fokus.

Båda två understryker att det är viktigt att cheferna i första linjen inte kompromissar med sin hälsa.

– Som chef i första linjen är man en nyckelspelare som måste hålla i längden, säger Linda Corin.

Medarbetarskapet viktigt

Sist med inte minst påminner de två forskarna om vikten av att ge medarbetarna möjlighet att ta ett större helhetsansvar. Studier visar att de som arbetar inom offentlig sektor har en hög kostnadsmedvetenhet, och vill vara sparsamma med offentliga medel, berättar de.

– Personalen är ofta en underutnyttjad resurs. De vet vad de gör i vardagen och har många tankar kring vad som kan göras annorlunda. Om medarbetarna inte involveras finns det en risk att ledningen gör besparingar som missar målet, säger Linda Corin.