Första linjens chefer behöver bra förutsättningar för att leda arbetet i sina verksamheter. Använd en checklista för att undersöka era chefers arbetsmiljö.
Checklistan är framtagen av arbetsmiljöexperter på Sveriges Kommuner och regioner, och går att ladda ner direkt från deras webbplats.
De 25 frågorna i checklistan utgår till stor del från föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Några av frågorna är:
- Är det tydligt vilka mål som ska prioriteras vid tidsbrist och alltför hög belastning?
- Har cheferna en levande dialog om sina uppdrag i relation till krav och resurser?
- Får chefer tillräckligt stöd med administrativa arbetsuppgifter för att klara uppdraget?
- Genomförs regelbundna möten med närmast överordnad chef?
Inspiration från Chefios
I checklistan ingår också frågor om antalet underställda medarbetare är rimligt i förhållande till uppdraget. Någon absolut gräns finns dock inte uttalad.
– Vi tycker det är vanskligt att sätta ett spann på ett visst antal. Det behövs mer kvalitet i analysen, säger Linda Persson Melin, arbetsmiljöexpert på SKR, som tagit fram checklistan tillsammans med sin kollega Gunnar Sundqvist.
I en kommentar till frågorna om antal medarbetare per chef står bland annat så här: ”Högre komplexitet och osäkerhet i arbetsuppgifter, mål och resultat kräver mindre medarbetargrupper, än verksamheter som präglas av tydliga rutiner och repetitiva arbetsuppgifter.”
Förutom OSA-föreskrifterna har Gunnar Sundqvist och Linda Persson Melin hämtat inspiration till checklistan från forskningsprojektet Chefios, som tagit fram mycket kunskap om chefers förutsättningar i offentlig sektor.
Stöd för systematiskt arbetsmiljöarbete
Checklistan kan användas som stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet med chefers villkor och arbetsmiljö. Den kan till exempel vara:
- underlag vid utvecklings- och medarbetarsamtal.
- underlag vid riskbedömningar och samverkan om åtgärder på olika nivåer: i samverkansgrupper, skyddskommittéer eller för förtroendevalda.
Den som ska använda checklistan behöver anpassa den till behoven i sin egen organisation, betonar Linda Persson Melin.
Syftet är också att visa på den strategiska ledningens ansvar.
– Det är ju de och de förtroendevalda i kommuner, regioner och landsting, som har mandat att fatta beslut om de organisatoriska förhållandena för chefer, säger Linda Persson Melin.
I Umeå kommun används en liknande checklista årligen, bland annat för att kartlägga arbetsmiljön för första linjens chefer. Där gör en person från hr och varje första linjens chef kartläggningen tillsammans. Med hjälp av kartläggningen kan cheferna få ett individuellt stöd, till exempel i hur de ska prioritera i sina arbetsuppgifter vid hög belastning. Den används också som underlag för att se mönster och göra handlingsplaner som antas av ledningsgrupper i de olika verksamhetsområdena.
Chefers arbetsmiljö påverkar verksamheten
Hur arbetsmiljön ser ut för första linjens chefer är en nyckelfråga för en hel verksamhet, menar Gunnar Sundqvist.
– Om första linjens chefer inte har de förutsättningar de behöver för att göra ett bra jobb så kan det sprida sig längre ner i organisationen, och risken ökar att medarbetarna drabbas av ohälsa, säger han.
SKRs checklista för chefer uppskattas av Carola Löfstrand, ombudsman på Vision.
– Det är välkommet att SKR tar fram den här typen av verktyg som kan stödja chefer i arbetsmiljöarbetet med de nya föreskrifterna OSA, säger hon.
Hon ser gärna att man arbetar partsgemensamt med checklistan på arbetsplatser för att involvera fler i att skapa friskare arbetsplatser. Checklistan är också ett bra komplement till de verktyg för arbetsmiljöarbete som utvecklas av parternas gemensamma förening Suntarbetsliv, betonar Carola Löfstrand.
SKLs checklista för chefer är en del i parternas gemensamma avsiktsförklaring för friskare arbetsplatser.
Detta är en uppdaterad version av artikeln som publicerades 2017.