Eskilstuna kommun har gjort en plan för hur medarbetarna ska återgå till arbetsplatserna när det är dags.
– Kom igång med planeringen nu, även om ni inte vet när ni ska återvända, råder Ulrika Emmoth, kommunstrateg i Eskilstuna.
Pandemin är inne i en ny fas. Allt fler blir vaccinerade och många arbetsplatser kan planera för en återgång till det normala. Men man behöver fortfarande förebygga smittspridning och skapa en trygg arbetsmiljö.
– Förbered återgången på ett systematiskt sätt.
Det säger Ulrika Emmoth, kommunstrateg i Eskilstuna. Hon arbetar på kommunledningskontorets HR-avdelning och har lett arbetet med att ta fram en plan för återgång.
Förvaltningscheferna har en given roll när man planerar återgången, anser hon.
I Eskilstuna skapade de en arbetsgrupp med förvaltningschefer och HR. Som ett led i kommunens arbete med att ställa om till mer digitala arbetssätt gjordes även djupintervjuer om digital arbetsmiljö med medarbetare i olika verksamheter.
– Verksamheterna ska vara med i förberedelserna. Det är viktigt att ta reda på vad som behövs och vad ledningen kan göra för att avlasta enhetscheferna.
Tog fram två stöd vid återgång
Resultatet är bland annat två stöd till verksamheterna:
- Checklista för återgång. Stöd för chef och skyddsombud på arbetsplats.
- Frågor och förberedelser att jobba igenom i arbetsgruppen.
Att planera återgången är enligt Ulrika Emmoth ett sätt att skapa trygghet för medarbetarna, och åstadkomma en arbetsmiljö där man inte smittar varandra och kan hålla ut i det arbetet.
– Den första och enkla delen är att undersöka den fysiska arbetsmiljön. Hur ser det ut och vad kan vi göra för att inte sprida smitta?
Det handlar om hur man ska använda lokalerna och möblera om vid behov, men också om hur medarbetarna kan mötas på ett säkert sätt i arbetet.
– Man kan till exempel skapa små gruppstorlekar och planera avtackningar i omgångar. Planera för att få tillräckligt med fysisk distans, så att medarbetarna varken blir sjuka eller riskerar att sprida smitta.
I Eskilstuna och andra kommuner finns verksamheter som har stängts ned i perioder och sen öppnat igen på ett anpassat sätt. Dit hör exempelvis barn och utbildning, gymnasieskolan och kultur. Ulrika Emmoth trycker på att dra nytta av deras erfarenheter nu.
– De har redan stor erfarenhet av att anpassa verksamheten och göra täta riskbedömningar.
Mycket samverkan på biblioteket
En sådan verksamhet är Eskilstuna bibliotek. Där har bibliotekschefen Birgitta Edvardsson och bibliotekarien Anna Palm Kåberg, skyddsombud för DIK på biblioteket, haft samverkan tillsammans med enhetens övriga skyddsombud. De har träffats varannan vecka under pandemin.
Då har de gjort riskbedömningar och tagit upp andra arbetsmiljöfrågor som rör de ungefär 45 medarbetarna.
– Det är bra att hålla fast vid regelbundenheten, annars finns risken att man väntar för länge, säger Anna Palm Kåberg som även är huvudskyddsombud för SACO i Eskilstuna kommun.
Ibland har de även lagt in tätare avstämningar.
Biblioteket har också en arbetsmiljögrupp som är med i planeringen inför att biblioteken snart ska öppna upp mer. I den ingår chefen och några medarbetare från både stadsbiblioteket och biblioteksfilialer, och även från barn- och ungdomsavdelningen och vuxenavdelningen. Flera skyddsombud är också med och ett säkerhetsombud som har hand om larm och liknande.
– Grunden är en bred representation, vi jobbar tillsammans med arbetsmiljön i gruppen, säger Birgitta Edvardsson, bibliotekschef.
Även i personalgrupperna har de haft möten och pratat om hur de ska göra. Och så har de samverkan mellan chef och skyddsombud.
Oro hos både medarbetare och låntagare
I början av pandemin införde biblioteket reducerade öppettider. De minskade stegvis på servicen och plockade bort alla möbler som besökarna kunde sitta i. Vid diskarna satte de upp plexiglas som skydd.
– Då hade vi även ett stormöte i personalen där vi resonerade om åtgärderna. Det fanns en oro, men det landade bra till slut, säger Birgitta Edvardsson.
Även en del besökare blev oroliga och vilsna när biblioteket basunerade ut att nu fick man bara låna, lämna och gå.
Det var ovant för personalen att säga åt besökare att inte hänga i biblioteket. Då var plexiglasen vid diskarna och de försvunna stolarna viktiga markeringar.
Det är viktigt att alla kan känna sig trygga på jobbet.
Anpassningarna de gjort har påverkat bibliotekens aktiviteter och bibliotekariernas arbetsuppgifter. I vanliga fall har de många olika slags öppna arrangemang, barngrupper, boksamtal och arbeta med digital delaktighet. Men det är svårt så länge man behöver hålla avstånd.
När det går arbetar de hemifrån, och på plats har arbetet förändrats stort.
– Arbetsuppgifterna blev mycket mer manuella när biblioteket var stängt. I vanliga fall sköter många besökare sina ärenden självständigt, söker fram sina böcker, hämtar och lånar. När det var stängt var det mycket springande ut och in med bokkassar till låntagare som väntade utanför.
Alla ska veta hur de ska agera
Under sommaren 2021 ska de börja införa mer normala öppettider, men fortsätta hålla fysiskt avstånd.
– Vi trappar även upp utåtriktade aktiviteter utanför biblioteken och pratar om hur vi ska genomföra sommaren på ett säkert sätt, säger Birgitta Edvardsson.
Kommunikationen är viktig nu, menar chefen och skyddsombudet. Alla, även vikarier som bara jobbar enstaka dagar, ska veta hur de ska agera. För besökarna reagerar när personalen gör olika, och det kan alstra konflikter och irritation.
– Vi har i omgångar diskuterat att alla i personalen måste göra likadant, så att inte en av oss går ut och hjälper låntagare medan andra håller fast vid planen om att inte göra det. Där behövs tydlighet, säger Anna Palm Kåberg.
De är också en stor personalgrupp med olika åldrar som får vaccin i olika faser. Birgitta Edvardsson har till exempel fått sin andra vaccinspruta medan Anna Palm Kåberg ännu inte fått sin första. Det kan påverka hur säker man känner sig och hur man agerar, anser de.
Fånga upp även de som är tysta på möten
Birgitta Edvardsson och Anna Palm Kåberg är eniga om att de får prova sig fram och backa om en lösning eller aktivitet inte är säker, eller att medarbetare känner sig osäkra.
Och de har ett tips till alla som nu planerar för återgång:
Tänk på att alla inte är bekväma med att prata på arbetsplatsträffar och stormöten. Påminn därför om att man alltid kan prata med skyddsombudet eller chefen inför riskbedömningar och andra möten om arbetsmiljön.
– Det är viktigt att alla kan känna sig trygga på jobbet. Därför är dialogen viktig, säger Anna Palm Kåberg.
