Hanna Bäck och Mohamed Sadik i varsin grön fåtölj.

De mätte oron för coronasmitta och dess konsekvenser på sin arbetsplats. Nu samarbetar enhetschefen Hanna Bäck och skyddsombudet Mohamed-Bile Sadik, för att hitta lösningarna.

Foto: Jessica Gow / TT

Så mätte de sin oro – och gjorde något åt den

Socialtjänsten i Upplands Väsby har mätt oron och annat som påverkar arbetsmiljön för medarbetarna under pandemin. Tillsammans fann sedan medarbetarna och deras chefer lösningarna på mycket av det som var svårt.

Porträttbild Eva Björklund– Nu har vi fått en ganska god bild av hur våra medarbetare har upplevt pandemin hittills och hur vi kan rusta oss framåt. Det fanns också ett enormt behov av att få prata om det jobbiga tillsammans med kollegor och chef.

Det säger Eva Björklund, utvecklingsledare inom Social- och omsorgskontoret i Upplands Väsby norr om Stockholm.

När pandemin bröt ut våren 2020 fick alla enhetschefer inom socialtjänsten ett antal reflektionsfrågor att arbeta med på arbetsplatsträffen, APT, eller annat lämpligt möte.

Det här är några av de reflektionsfrågorna:

  • Vilka har varit de största utmaningarna?
  • Vad behöver gruppen och du som medarbetare för att må bra?
  • Hur kan vi förbereda oss för en eventuell andra våg eller nästa kris?

Senare, under hösten 2020, fick medarbetarna även svara på en enkät med cirka tio frågor och fasta svarsalternativ. Enkäten hade ett tydligt fokus på den fysiska och psykosociala arbetsmiljön under pandemin. Den innehöll även frågor där medarbetarna kunde svara med egna ord.

Cheferna fick fem extra frågor att svara på. De handlade bland annat om hur cheferna upplevde sig ha kunnat upprätthålla en trygg och säker arbetsmiljö, och om de haft rätt förutsättningar.

Jobbade med resultatet på APT och i samverkan

Alla enhetschefer fick sina resultat tillsammans med instruktioner om att ta upp det på APT, för att diskutera vidare där och se vilka åtgärder som behövdes. Resultaten från mätningarna har också tagits upp inom samverkan.

– Jag har varit på samverkansmöten och informerat om utvärderingen. Metoden med enkät och samtal skapar delaktighet där medarbetare, chefer och skyddsombud tillsammans diskuterar resultatet, berättar Eva Björklund.

Mohamed-Bile Sadik är ungdomscoach på Vägval unga, som arbetar med ungdomar med olika behov av stöd. Enheten ingår i Vägval vuxen, där han är skyddsombud för Vision.

Han berättar om hur de arbetat i samverkan med resultatet.

porträtt på Mohamed Sadik.– Först gick vi igenom resultatet i gruppen. Sedan har min chef Hanna och jag som skyddsombud tittat på en handlingsplan som grundar sig i förslag från kollegor på planeringsdagen, säger Mohamed-Bile Sadik.

På planeringsdagen jobbade de också med att hitta lösningar på de problem som kommit fram. Allt genomfördes digitalt, i både storgrupp och flera små grupper.

Vad var det då som skapade oro och behövde åtgärdas på Vägval unga? Dels fanns en oro för de ungdomar de jobbar med, som är en utsatt grupp. Men det handlade också om att medarbetarna har arbeten som är svåra att sköta helt på distans. Därför fokuserade de till viss del på åtgärder som gör arbetet smittsäkert, när de anser att de måste vara på plats.

Hittade sätt att hålla igång verksamheten

– Vi diskuterade hur vi kan få verksamheten att rulla på trots covid. Men vi kom även fram till att cheferna ska ha avstämning med oss varje vecka, säger Mohamed-Bile Sadik.

Vägval unga delar lokaler med budget- och skuldrådgivare, workcenter som ordnar praktik och arbetsträning, och introduktion för nyanlända. Medborgarna som de verksamheterna arbetar med har i många fall svårt att använda IT, eller inte ens tillgång till dator. Då blir det knepigt med digitala möten.

– Vi hittade en lösning så att vi kunde arbeta på plats två dagar i veckan, och då vara max fyra personer i byggnaden. Vi bokar besök och informerar varandra om vilken lokal vi tar emot besöket i. Tidigare hade vi även drop in.

De har även fått skärmar av plexiglas och tillgång till handsprit och skyddsutrustning.

Lärde sig om hur viruset smittar

Det fanns olika uppfattningar i arbetsgruppen om hur coronaviruset smittar och hur man ska använda handsprit.

– Lösningen blev att vi fick en genomgång av mas (medicinskt ansvarig sjuksköterska) om hur viruset smittar, hur man spritar händerna på rätt sätt och hur vi ska vädra. Det gav trygghet.

Men även distansarbetet hemifrån alstrar oro, enligt skyddsombudet.

– Det är inte säkert att man berättar för sin chef att det inte går så bra att jobba hemifrån. Alla kanske inte har eget kontorsrum hemma. Då kan man behöva komma in till jobbet några gånger i veckan. Nu har vi tillsammans hittat flexibla lösningar för det.

Ser flera vinster med mätningen

Hanna Bäck är enhetschef för Vägval vuxen. Hon berättar att det har varit utmanande för medarbetarna att arbeta på distans med människor som lever i ganska utsatta situationer. Isoleringen och den psykiska ohälsan har ökat. Det har i sin tur ibland inneburit en känsla av otillräcklighet eller dåligt samvete hos medarbetarna.

porträtt på Hanna Bäck– De unga var ensamma redan innan, och under pandemin har de blivit totalt isolerade. Medarbetarna på enheten har varit väldigt kreativa i att hitta lösningar för att kunna träffa sina huvudpersoner eller deltagare. De har ordnat drop-in i parkerna och på digitala plattformar, promenadbesök och snabb kommunikation i sociala medier.

Det fanns även ett stort behov av att prata om praktiska frågor och arbetsmiljön hemmavid.

– Vi behöver ta oss tid att prata med varandra och alla verksamheter behöver träffas digitalt – helst varje dag. De kan ha pausjympa, fika eller prata om ett svårt ärende.

Som chef ser hon flera vinster med mätningen.

– När vi gick över till distansarbete försvann den dagliga kontakten nästan helt. Av resultatet förstod jag att jag som chef behövde vara mycket mer aktiv, och stämma av oftare. Jag kan ringa mer och mejla mindre.

Vi behöver ta oss tid att prata med varandra

Hon hade trott att det var självklart att man tar kontakt om det är något.

– Men på distans blev det som att det måste vara något allvarligt för att de skulle höra av sig. Så vi har försökt hitta sätta att möta upp det, med veckovisa avstämningar och att prata om det, att det går att höra av sig om vad som helst. Nu hoppas jag att jag är mer närvarande som chef.

Följer upp på flera sätt

Frågan är hur de sedan följer upp om deras åtgärder fungerar.

– Våra veckovisa avstämningar visar hur det går och om vi behöver ändra något. Mohamed och jag har även planer på någon form av pulsmätning senare i vår. Då kan vi få veta mer om hur medarbetarna ser på sin situation och de insatser vi har gjort hittills.

Uppföljningen av enkäten resulterade även i flera handlingsplaner som medarbetarna tog fram.

Text: Anna Norrby, 18 januari 2021

Relaterade verktyg

Senaste artiklar

Tryggare på jobbet med kollegial handledning

Kollegor som möts och reflekterar tillsammans, med stöd av en utbildad handledare. Det är Helsingborgs stads modell för att stötta personal i människonära yrken. Syftet är att främja det friska…

Så får ni bättre arbetsmiljö – 4 tips

Skyddsombudet och chefen har ett gemensamt uppdrag för att skapa en bra arbetsmiljö. Det handlar om allt som påverkar hur vi har det på jobbet, från lokaler till IT-stöd och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?