Policy för distansarbete – 5 tips

15 juni 2021 Lästid: 5 min

Dagens arbetsliv för kontorsarbetare innebär ofta en del distansarbete. För att veta vad som gäller på arbetsplatsen är det bra att ha en policy för distansarbete. Forskaren Leif Denti tar upp fem områden ni inte får missa utifrån arbetsmiljöperspektivet.

kvinna som arbetar framför två datorskärmar i hemmiljö.
En policy kan sätta ramarna för hur ni ska jobba på distans. Men de små detaljerna passar bättre att lösa i dialog på arbetsplatsen. Väv in arbetsmiljöperspektivet i både stort och smått.

Foto: Marie Linnér / Johnér

Porträtt på Leif Denti– En policy för distansarbete kan skapa mer tydlighet och minska på osäkerhet i frågor om när, var och hur man ska jobba.

Det säger Leif Denti, doktor i psykologi och forskare inom ledarskap, kreativitet och organisatorisk innovation vid Göteborgs universitet.

Skälet är att när det finns oklarheter kring hur man ska arbeta, så kan det leda till problem i arbetsmiljön.

Leif Denti forskar även om kontorens roll för kreativa utbyten och har gått igenom en sammanställning av amerikansk forskning om distansarbete. Han har även handlett studenter på masternivå när de våren 2021 skrev en uppsats om policy för distansarbete.

Fem områden att ha med

Det här är fem områden som han anser platsar bra i en policy för distansarbete:

  • I vilken omfattning man bör eller får jobba på distans
  • Utformningen av permanent distansarbetsplats (och vem som betalar för vad)
  • Krav på tillgänglighet, fysisk och digital
  • Riktlinjer kring vilka tider arbetet ska genomföras
  • Vilka sorts möten passar bäst att ha på arbetsplatsen eller på distans

En policy om distansarbete kan även ta upp så kallat hybridarbete. Med hybridarbete menas att man delvis arbetar hemma eller på distans från annan plats, och delvis på kontoret. Oklarheter kring hybridarbete kan handla om hur man ska kombinera arbete hemifrån med kontorsnärvaro och vad som gäller vid möten.

Oklarheter kring hur man ska arbeta kan leda till problem i arbetsmiljön

Det är alltid en balansgång mellan att ta fram riktlinjer som gäller alla i en större organisation och att ha en flexibilitet som fungerar för olika verksamheter inom organisationen. En del verksamheter har behov av att träffas tätare medan andra kan ha mer distansarbete utan att det påverkar verksamheten.

Lagom med några dagar i veckan på distans

– Forskningen visar att det verkar vara lagom att arbeta hemifrån några dagar i veckan. Då löser man många fallgropar, som isolering och bristande social kontakt.

Mer detaljerat än så bestäms bäst i en dialog på arbetsplatsen, tipsar han.

Ett argument för att ändå ta upp omfattningen av distansarbete i en policy kan enligt Leif Denti vara att chefen där kan få en vägledning vid ytterligheter. Som när det finns medarbetare som bara vill arbeta hemifrån, fast det kanske inte är lämpligast för verksamheten eller arbetsgruppen.

Ha en bra arbetsplats även hemmavid

Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön, men i de anställdas hem finns det oklarheter kring på vilket sätt och i vilken omfattning en arbetsgivare kan bestämma. Men en del går att besluta.

Man behöver till exempel reda ut vem som ska betala för arbetsplatsen i hemmet. Det kan ingå i policyn, föreslår Leif Denti.

– Folk behöver sitta bra. Under pandemin har laptops på strykbrädor varit en vanlig lösning, men om distansarbetet permanentas måste även arbetsmiljön bli bättre. Arbetsgivaren har ansvar för att arbetstagarna har en bra ergonomi, och då är det rimligen arbetsgivaren som ska betala för skrivbord och stol om man är överens om att arbeta på distans.

När ska man jobba och gå att få tag på?

Det finns fördelar med någon form av policy för när och hur man förväntas vara tillgänglig fysiskt och digitalt.

– Återhämtning är viktigt och den mesta forskningen pekar på vikten av att ha gränser. Det är inte hållbart i längden att någon jobbar hela tiden, och aldrig stänger av arbetet.

Bästa sättet att ha möten

Det kan också vara bra att bestämma vilken typ av möten man ska ha digitalt, och för vilka man ska träffas fysiskt. Forskningen visar också att digitala möten fungerar bäst för avstämningar och information. Men så fort man behöver vrida och vända, vara kreativa, lösa problem och fatta beslut tillsammans är det klokare att mötas på arbetsplatsen, säger Leif Denti.

– Då får man ett rikare utbyte av information och det skapar trygghet i gruppen. När man märker av de små tecknen, som nickningar och suckar blir det lättare att läsa av varandra för att se om man är överens.

Hur kan man gå till väga när man tar fram en policy för distansarbete?

Ett sätt kan vara att i en enkät ta reda på vad medarbetare och chefer tycker, föreslår Leif Denti.

Policyn passar att arbeta fram tillsammans på personalmöten och arbetsplatsträffar

– Policyn är också ett passande ämne att arbeta fram tillsammans på personalmöten och arbetsplatsträffar, för att få en samstämmighet om vad som gäller.

Han påminner om att policyn, eller riktlinjer som det också kan kallas, ska hållas levande och ändras när det behövs. På så sätt kan man jobba med riktlinjerna på samma sätt som annat inom det systematiska arbetsmiljöarbetet: Undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp – och sen börja om igen.

Foto Leif Denti: Hampus Apelqvist  

Forskning om frågan

Forskare:
Leif Denti, doktor i psykologi vid Psykologiska institutionen, Göteborgs universitet.

Pågående forskningsprojekt:
“Enhancing creativity in activity-based offices”

Mer forskning om policyer vid distansarbete:
Sammanställning av internationell forskning om distansarbete

5 områden att ha med i policy för distansarbete

Det här är de områden som forskaren Leif Denti föreslår ska vara med i policy eller riktlinjer för distansarbete:

Omfattningen man bör eller får jobba på distans: Några dagar i veckan verkar lagom enligt forskning. Detaljer bestäms bäst i dialog på arbetsplatsen.

Utformningen av permanent distansarbetsplats (och vem som betalar för vad): Arbetsgivaren har arbetsmiljöansvaret.

Krav på tillgänglighet, fysisk och digital: Forskningen pekar på vikten av att ha gränser mellan arbete och fritid.

Riktlinjer kring tider när arbetet ska genomföras: När, var och hur man förväntas vara tillgänglig.

Vilka möten som passar bäst att ha på arbetsplatsen eller på distans: Forskning visar att digitala möten fungerar bäst för avstämningar och information.

På distans helt eller delvis? Prata om det!

två personer sitter och fikar utomhus i solen, med jackorna på. Har du kontorsarbete och berörs av det nya arbetslivet med mer distansarbete? Hur ser det nya normala ut hos er och vad behövs för att det ska fungera?

Ta hjälp av Suntarbetslivs dialogstartare Forskning på 5: Distansarbete helt eller delvis – prata om det. 

  • Se en kort film och läs lite om forskning.
  • Prata om hur ni vill ha det hos er, med stöd av frågor.
  • Kom överens om hur ni vill jobba vidare.

Text: Anna Norrby