Hur ska ni arbeta efter pandemin? Här tipsar forskaren Kristina Palm om de viktigaste frågorna att prata igenom innan ni spikar era planer framåt.
Restriktionerna lättar och det drar ihop sig mot återgång till arbetsplatserna. Hur det ska gå till rymmer många fler perspektiv än önskemålen från individer som arbetat hemifrån. Det handlar också om verksamhetens syfte och mål, arbetsgruppen och organisationen.
Allt det behöver finnas med i planeringen av det nya normala arbetslivet efter pandemin. Det menar Kristina Palm, forskare i industriell arbetsvetenskap.
Hon har tidigare forskat om digital arbetsmiljö. Nu undersöker hon tillsammans med forskarna Calle Rosengren, Lunds universitet och Gisela Bäcklander vid KI, hur medarbetare och chefer i två kommuner upplever att det är att arbeta hemifrån under pandemin.
Här ger hon förslag på vad man behöver prata igenom inför arbetet framöver, oavsett om det blir på distans eller på kontoret.
Många nya lärdomar
– Både de som arbetat hemifrån och de som arbetat på kontoret har lärt sig otroligt mycket om hur man kan arbeta digitalt under pandemin. Nu finns en risk att man tappar engagemang om man bara ska återvända tillbaka till arbetet som det var förut, utan att ens erfarenheter tas tillvara, säger Kristina Palm.
Medarbetarna har lagt mycket tid på att få verksamheten att fungera under pandemin, konstaterar hon.
– Chefer behöver visa intresse för den erfarenheten och dra nytta av den för framtiden.
Individ, grupp och organisation – alla ska med
Under pandemin har många fått insikter om hur de som individer trivs bäst med att jobba. Det finns stora skillnader i vad man uppfattar som bra lösningar. Och det gäller även för hur man ska fortsätta jobba efter pandemin.
– I privatlivet kan man ha krav på hur man vill ha det och leva efter det. På jobbet är det annorlunda för där påverkas även arbetsgruppen och verksamheten, säger Kristina Palm.
Därför behöver man ha en dialog i arbetsgruppen om hur man ska arbeta, anser hon.
– Mina arbetsuppgifter kanske fungerar jättebra att utföra hemifrån, medan kollegor får svårare att genomföra sina arbetsuppgifter när jag inte är på plats på kontoret. Jag är inte där och bidrar till kunskap, nya idéer och till det sociala.
Ta gemensamma beslut
Det finns de som tycker att det har fungerat ypperligt att arbeta hemifrån och att livet har blivit enklare. Men andra kan ha haft en tuff tid hemma. Därför behöver man enligt forskaren ta gemensamma beslut om hur man ska arbeta efter pandemin.
Ens yrke och arbetsuppgifter kan också påverka upplevelsen av att jobba på distans.
– Chefer verkar tycka att det är mer påfrestande att arbeta på distans och det verkar bero på två saker. Dels att man inte vet hur ens medarbetare mår och har det och att man som chef också upplever det svårare att bedöma prestationen hos medarbetarna.
Hon säger att det finns all anledning att föra en dialog om hur man ska jobba framöver på ett djupare plan än vad enskilda individer föredrar.
– Ställ er frågan om syfte och mål för verksamheten, och på vilket sätt ni uppnår det. Ta även upp verksamhetens värdegrund, hur kommer den in?
Spelar det någon roll för syfte och mål om vi jobbar hemifrån?
Nästa nivå i dialogen blir då:
– Spelar det någon roll för syfte och mål om vi jobbar hemifrån? Fungerar det för verksamheten, för gruppen och för individen? Borra i den frågan.
Anpassa även till verksamhetens behov
Kommer man då fram till att det fungerar bra med hemarbete för de individer som är berörda finns det fortfarande viktiga frågor att prata igenom, menar hon. Lager efter lager ska upp till dialog.
– Kanske konstaterar ni då att ni behöver ses även när ni arbetar hemifrån. Hur ska ni hantera det?
Räkna med att det kommer frågor om vilka dagar i veckan som man ska vara på kontoret.
– Det kan verka enkelt att försöka enas om vissa veckodagar då man ska vara på kontoret. Men det ska också passa med verksamhetens behov av sådant som möten med andra än arbetskamraterna.
Lokalerna är ett kapitel för sig. De kan ha stått mer eller mindre tomma under lång tid. Kan man spara pengar på att ha mindre lokalyta? Det är en fråga som många brottas med nu.
Lokalerna – skapa klarhet om hur ni tänker framåt
Även lokalerna behöver man ha en dialog om.
– Kanske tänker man som arbetsgivare att ”det vore bra om vi inte har så stora lokaler”, men hur ska ni göra då? De som arbetar där ska ju ha en bra ergonomi även de dagar ni vill att många ska vara på plats.
Kristina Palm föreslår att ledningen är tydlig med sina intentioner, om det finns konkreta planer. I det ingår till exempel planer för lokaler eller om att arbetstagarna får arbeta hemifrån ett visst antal dagar.
– Ledningens tankar kan bli en ram att förhålla sig till i diskussionerna. Berätta om hur ni planerar kring lokalerna, till exempel om kontrakt ska sägas upp eller inte. Eller säg som det är, ”vi vet inte hur vi ska göra och behöver era synpunkter”.
Chefen som tar besluten
Det som kommer fram ur diskussionerna behöver även samlas in. Hitta ett sätt att ta in det som kommer fram. Efter dialogerna är det cheferna som får ta de obekväma besluten, fortsätter hon.
– Det ligger i chefernas roll att ta beslut. Är man då tydlig om bakgrunden till ett beslut så blir det enklare för medarbetaren att hantera beslut som inte är i linje med vad man önskar.
Hon tror att arbetslivet står inför en större utmaning nu än när pandemin bröt ut och alla som kunde skulle jobba hemifrån.
Hemarbetet har blivit en ögonöppnare för att man kan förändra arbetslivet.
– Hemarbetet har blivit en ögonöppnare för att man kan förändra arbetslivet. Det spelar roll nu när vi tar ett långsiktigt beslut där vi även tänker på att verksamheterna ska fungera väl. När pandemin kom var det mer av ”låt nu bara inte detta gå åt skogen”. Därför är den här omställningen mycket mer utmanande.
Kom igång så snart som möjligt
Kristina Palms rekommendation är att komma igång så snart som möjligt med de här dialogerna.
– För samtalen på alla nivåer samtidigt. Ledningen har en särskild roll för att dialogerna ska komma igång och för att medarbetarna ska bli delaktiga.
De som planerar att ta fram policy eller riktlinjer för distansarbete kan bygga den på de här samtalen, tipsar Kristina Palm.
– Och glöm inte bort att följa upp det nya sättet att arbeta och förändra de saker som inte fungerar bra under arbetets gång.
Här kan du läsa mer om hur man kan skapa en policy för distansarbete.
