Så blev friskfaktorer deras nästa steg mot bättre arbetsmiljö

Gotland brukar kallas för ”rosornas ö”. Men på Gotlandshem, ett regionägt bostadsbolag, har arbetsmiljön varit långt ifrån en dans på rosor. Nu pågår där ett intensivt friskfaktorarbete för att förbättra situationen.

Upplevelser av tystnadskultur och rädsla för repressalier. Brist på tillit mellan medarbetare och ledning. Dålig ekonomi. Det gick så långt att både styrelsens ordförande och Gotlandshems förra vd fick sluta 2021, bland annat efter missnöje från många anställda.

Så såg det något taggiga landskapet ut då. Men sedan dess har Gotlandshem satsat på arbetsmiljön.

Nu är en god arbetsmiljö ett långsiktigt strategiskt mål, och företaget tar hjälp av friskfaktorarbete som ett led att nå målet. Satsningen är förankrad i ledningen, finns med i verksamhetsplanen och har sitt fulla stöd av Joakim Martell, vd:n som tog över i krisen. Det är han som ska få företaget på fötter genom effektivisering, som bland annat innebär nya sätt att arbeta för medarbetarna.

Efter krisen: Så jobbar Gotlandshem med sin arbetsmiljö

Bland det första han gjorde var att spendera stora summor på konsulter som gjorde en fördjupad utredning om arbetsmiljön. Sedan tog de hjälp av företagshälsovården, som träffade alla, i tvärgrupper med medarbetare från olika avdelningar.

De har satsat på ledarskapsutbildning för alla chefer, och en utbildning för personalen: ”Utvecklande medarbetarskap”, och flera andra insatser för arbetsmiljön.

– Vi jobbade intensivt med den sociala och organisatoriska arbetsmiljön under de första ett och ett halvt åren, säger Joakim Martell, vd.

Och nu tar de alltså hjälp av det främjande perspektivet, som kommer med ett friskfaktorarbete.

Tar stöd av friskfaktorer

Förslaget kom från hr, och det är hr-generalisten Angelica Adman och verksamhetsutvecklaren Johanna Grönström, före detta skyddsombud för Sveriges Ingenjörer, som håller i införandet.

Alla 140 medarbetare är med, alla avdelningar jobbar med Suntarbetslivs verktyg Friskfaktorlabbet.

 Johanna Grönström och Angelica Adman leder arbetet med friskfaktorer. Här tillsammans med Niklas Juhlin och Sonny Westerlund på avdelningen Bostadsservice. 

Först ut att testa Friskfaktorlabbet var en chefsgrupp med Joakim Martell, vd, i spetsen. Därefter började det hända saker med hans ledarstil. Tidigare hade Joakim Martell hållit i informationsmöten var tredje månad för alla medarbetare, och mest pratat själv. Nu fick medarbetarna komma till tals mer, enligt Angelica Adman.

– Vår vd delade in medarbetarna i smågrupper, och så fick de diskutera med varandra och bidra med egna tankar om det som han tog upp på medarbetardialogen.

Det ledde till att fler röster hördes, och att nya idéer och förslag kom upp. Nytänkande och engagemang behövs; företaget står inför en rad utmaningar som även påverkar arbetsmiljön.

Företaget effektiviserar och omorganiserar

Liksom många andra allmännyttiga bostadsbolag har Gotlandshem en stor underhållsskuld efter årtionden av bristande underhåll. Hus förfaller och hyrorna täcker inte vad renoveringar kostar, samtidigt som över tusen nya lägenheter planeras de närmaste åren. Regionen behöver bostäder för att hålla igång välfärden och för att lättare behålla unga och personalen i Försvarsmakten, som bygger upp sin verksamhet på ön.

Använder Friskfaktorlabbet

Mitt i detta står den nya avdelningen Bostadsservice, som ska bidra till att företaget får en mer effektiv fastighetsförvaltning. Medarbetarna är fastighetstekniker, besiktningsmän och skadetekniker, och upplever i år en omorganisation på jobbet. Ganska många av dem är nyanställda och de känner inte varandra så bra än. Deras tillfällen att träffas på jobbet är rätt få. Dessutom utgår de från sex olika arbetsställen och rör sig över hela Gotland.

De sista kastanjerna har just släppt taget, luften är hög och vinden friskar i när en av grupperna på Bostadsservice samlas i ett mötesrum på huvudkontoret i nyrenoverade logementslokaler, strax utanför ringmuren.

Nu ska de med hjälp av Friskfaktorlabbet ta reda på vad just de vill förbättra i sin gemensamma arbetsmiljö. De ska enas om en förändring som de ska göra själva, och vilken effekt de vill se av den. Angelica Adman och Johanna Grönström håller i aktiviteten som tar två timmar. Det här är andra träffen, förra gången fick de en introduktion till vad friskfaktorer är.

I början är det ganska tyst i rummet. Lite bakåtlutat, en snusdosa öppnas och en avvaktande blick fastnar i fjärran. Det finns flera chefer i gruppen också. Och kanske lägger det lite locket på att det även är en journalist och en fotograf på plats.

Men snart surrar de två och två om hur de tycker att samarbetet fungerar i gruppen just nu. De verkar eniga om att det har mycket att vinna på ett bättre klimat i arbetsgruppen.

Svarar på frågor anonymt

Sen blir det dags att anonymt svara på en rad frågor om arbetsmiljön. De tar upp sina mobiler eller öppnar datorn, skannar en qr-kod på storskärmen och sätter igång.

– Nu skattar vi nuläget. Inte hur det var för tre år sedan eller hur det är i chefsgruppen för er som även är med i den, säger Angelica Adman.

Några betar snabbt av frågorna, andra är mer eftertänksamma. En mobil läggs på bordet med den där lilla bestämda dunsen som betyder ”nu är jag klar”. Gruppens resultat rullar fram på storskärmen.

– Ni har starka och jämna resultat, säger Johanna Grönström.

De ligger nämligen redan högt på de flesta av friskfaktorerna. Men allt kan bli bättre. Några dagar efter detta ska det åter storma i lokaltidningen om hur illa ställt det fortfarande är med arbetsmiljön på företaget. Men just här och nu visar den anonyma skattningen av en av grupperna inom Bostadsservice något annat.

Dialog som föder idéer

De pratar om att de behöver vara mer tydliga i sin kommunikation, men att de har olika behov om hur det ska gå till.

– Jag är igång i 180 varje dag och vill ha svar direkt när jag undrar något. Då är det jobbigt att vänta på svar, men egentligen kanske jag inte måste få svar samma dag, säger en i gruppen.

En kollega tar frågan från ett annat perspektiv:

– Men om jag inte svarar direkt när en fråga kommer, så glömmer jag bort den.

Kathrin Gutzeit, Sam Hemström och Johan Thun jobbar med gruppens friskfaktorer. 

Ser vad de kan göra annorlunda

De kommer också på att de behöver hitta sätt att säkerställa att information gått fram. Det handlar inte om att göra mer, men att göra annorlunda.

”Vi är bra på det under möten, men inte om vi tar upp något när vi springer förbi varandra i korridoren. Då är det bättre att mejla och bestämma tid eller lösa det direkt i mejlet.”

”Ring inte 100 gånger om du inte får tag på en kollega, säger en annan. Skicka ett sms istället.”

”Ibland har vi lite dåligt fokus i gruppen. Man kanske pillar på mobilen medan någon pratar och då far man iväg i tankarna.”

Enas om en beteendeförändring

De spikar ingen överenskommelse om hur de ska kommunicera. Men de börjar ringa in beteendeförändringar som kan lägga grunden till en generellt bättre kommunikation och mer tillit i avdelningen:

• Vi skulle kunna ha incheckningar på måndagarna.
• Ge varandra positiv återkoppling.
• Bli bättre på att stanna upp och lyssna på varandra.
• Vi behöver stänga av mobilen på möten.

Två konstaterar med en mun att gruppen ses ganska sällan. Kanske kan de stärka sammanhållningen med gemensam fika? Då kan de lyssna på varandra och få mer inblick i hur de andra jobbar. De röstar fram att det beteendet – gemensam fika – vill flest i gruppen testa.

Någon erbjuder sig att baka äppelkaka.

Johanna Grönström summerar gruppens första beteendeförändring: fika! 

Men att fika ihop, är det verkligen ett beteende som påverkar arbetsmiljön? Vad är vitsen? Johanna Grönström bollar tillbaka med frågan:

– Vad hoppas ni att fikat ska ge för effekt?

De har svaren: Lyssna in varandra. Få ett forum för positiv feedback. Eller bara prata strunt, det behövs det också. Fikat ska vara mobilfritt.

Ska utvärderas på arbetsplatsträff

De enas om att införa en fikastund på en halvtimme varannan vecka. Platsen ska rotera mellan deras arbetsställen. Avdelningens chef Mattias Adman ger okej till att fikan ska vara obligatorisk, och får i uppgift att boka in i kalendern.

Om en tid ska de utvärdera om fikorna ger någon effekt. Det ska de göra på en arbetsplatsträff med hjälp av en mall för att utvärdera alla förändringar i spåren av friskfaktorarbetet, som hr har tagit fram till enhetscheferna. Mallen ska göra det lättare för dem att hålla i friskfaktorarbetet över tid.

Rullar det på bra med fikorna kan de fortsätta med det och även ta sig an en annan friskfaktor. Annars kan de skippa fikorna och göra en annan förändring som de då tror ger bättre arbetsmiljö.

Det här är bra, och det är redan stor skillnad på arbetsmiljön.

Kathrin Gutzeit är nyast på jobbet i den här gruppen. Hennes jobb är att besiktiga lägenheter inför avflyttning. Hon uppskattar att Gotlandshem börjar med friskfaktorer.

– Det är jättekul att vara delaktig i hur vi skapar vår egen arbetsmiljö, säger hon.

Magnus Nilsson är med sina 22 år i företaget en av dem som har arbetat allra längst tid på Gotlandshem. Han besiktigar vattenskador. Jobbet är rörligt, innebär mycket ensamarbete och resor. Även han tycker att förmiddagen varit givande.

– Det här är bra, och det är redan stor skillnad på arbetsmiljön nu i jämförelse med hur det var tidigare, säger Magnus Nilsson.