Med hjälp av rapporteringssystemet KIA kan arbetsmiljöansvariga i kommuner lättare förebygga risker i arbetsmiljön. Det ger också möjlighet att jämföra med andra verksamheter, berättar Filippa Restadh, kundansvarig för systemet.
KIA står för kommunernas informationssystem om arbetsmiljö. Det är ett webbaserat informationssystem som chefer och medarbetare i kommuner kan använda för att rapportera in olycksfall och tillbud. Systemet har utvecklats av AFA Försäkring i samarbete med arbetsmarknadens parter.
Tanken är att ge arbetsmiljöansvariga i kommuner en överblick över olyckor och tillbud, för att kunna förebygga risker i arbetsmiljön.
KIA lanserades 2012. Idag använder ett 40-tal kommuner systemet och fler står på tur.
Börja med att bilda en arbetsgrupp
Filippa Restadh från AFA Försäkring är kundansvarig för KIA-systemet. Hon åker ut till intresserade kommuner och berättar hur de kan använda det och anpassa det till den egna verksamheten.
– Efter ett första möte brukar de säga: ”Det här låter bra, vad är nästa steg?”. Jag rekommenderar att de börjar med att bilda en arbetsgrupp med representanter från kommunens olika verksamheter, det kan vara chefer, skyddsombud och medarbetare. Det är viktigt att få med alla verksamheters perspektiv när man man ska utforma systemet.
En del kommuner prövar systemet i en del av verksamheten, till exempel äldreomsorgen. Men det går lika bra att införa KIA i hela kommunen på en gång.
Det är viktigt att få med alla verksamheters perspektiv
AFA Försäkring erbjuder en så kallad superanvändarutbildning för de som ska bygga upp och anpassa KIA för den egna verksamheten.
– Man behöver inte vara IT-expert för att gå utbildningen. Det räcker att man är intresserad och har normal datavana, betonar Filippa Restadh.
Kommunen som bestämmer arbetsgången
Hon kan förklara för kommunens ansvariga vilka möjligheter som finns med KIA. Men mycket ligger på dem själva. Det är i kommunen man bestämmer vem som ska ta emot anmälningarna och åtgärda det som hänt. Det är de som behöver skapa en struktur och rutiner för att kunna följa upp, jämföra och se mönster i de händelser som kommer upp. Samverkansmöten kan till exempel vara ett bra forum för att diskutera anmälningarna, menar Filippa Restadh.
– Själva arbetsgången måste man skapa själv, säger hon.
AFA Försäkring erbjuder också nätverksträffar ett par gånger per år för de som börjat använda KIA, och för de som bara är intresserade av att få veta mer.
– Syftet är att de som jobbar med systemet i kommunerna ska kunna diskutera med varandra utifrån ett KIA-perspektiv.
Träffarna är välbesökta, påpekar Filippa Restadh.
– Jag har bjudit in alla som jag hittills haft någon mejlkontakt med när det gäller KIA, och de kommer inresande från hela Sverige! Så det märks att det finns ett sug efter att diskutera de här frågorna.
Mer om KIA
- Systemet ger möjlighet att följa handläggningen i ett enstaka ärende, och påminna den som har ansvaret att utreda och åtgärda en olycka eller ett tillbud.
- Systemet ger överblick och möjlighet att se mönster i händelserna, till exempel om en viss arbetsplats drabbas särskilt mycket.
- Kommunerna kan jämföra sina egna händelser med andra kommuner, för att lära av varandras erfarenheter.
- Det är enkelt att ta fram statistik och diagram över händelser.
- I systemet finns checklistor för till exempel skyddsronder och riskanalyser.
- Man kan lägga en länk till KIA på intranätet, så att det lätt blir tillgängligt för alla medarbetare i kommunen. Man kan också göra en anmälan via en app.
- KIA är ett av flera informationssystem om arbetsmiljö som AFA Försäkring erbjuder parterna i olika branscher. Det finns till exempel PIA för pappersindustrin, LIA för livsmedelsindustrin och MIA för stål- och metallföretag.
- Den som vill veta mer om KIA kan kontakta AFA Försäkring. För den som har planer på att verkligen börja använda systemet, erbjuder AFA Försäkring en kundansvarig att komma ut och berätta mer. Inför ett sådant möte kan det vara bra att ha läst igenom det serviceavtal som kommunen förbinder sig till vid en uppstart.