Med hjälp av rapporteringssystemet KIA kan arbetsmiljöansvariga i kommuner lättare förebygga risker i arbetsmiljön. Det ger också möjlighet att jämföra med andra verksamheter, berättar Filippa Restadh, kundansvarig för systemet.
KIA står för kommunernas informationssystem om arbetsmiljö. Det är ett webbaserat informationssystem som chefer och medarbetare i kommuner kan använda för att rapportera in olycksfall och tillbud. Systemet har utvecklats av Afa Försäkring i samarbete med arbetsmarknadens parter. Det lanserades år 2012.
Tanken är att ge arbetsmiljöansvariga i kommuner en överblick över olyckor och tillbud, för att kunna förebygga risker i arbetsmiljön.
Läs också: Vad är tillbud?
Bilda en arbetsgrupp för KIA
Filippa Restadh från Afa Försäkring är kundansvarig för KIA-systemet. Hon åker ut till intresserade kommuner och berättar hur de kan använda det och anpassa det till den egna verksamheten.
– Efter ett första möte brukar de säga: ”Det här låter bra, vad är nästa steg?”. Jag rekommenderar att de börjar med att bilda en arbetsgrupp med representanter från kommunens olika verksamheter, det kan vara chefer, skyddsombud och medarbetare. Det är viktigt att få med alla verksamheters perspektiv när man man ska utforma systemet.
En del kommuner prövar systemet i en del av verksamheten, till exempel äldreomsorgen. Men det går lika bra att införa KIA i hela kommunen på en gång.
Det är viktigt att få med alla verksamheters perspektiv
Afa Försäkring erbjuder en så kallad superanvändarutbildning för de som ska bygga upp och anpassa KIA för den egna verksamheten.
– Man behöver inte vara IT-expert för att gå utbildningen. Det räcker att man är intresserad och har normal datavana, betonar Filippa Restadh.
Kommunen bestämmer upplägg
Hon kan förklara för kommunens ansvariga vilka möjligheter som finns med KIA. Men mycket ligger på dem själva. Det är i kommunen man bestämmer vem som ska ta emot anmälningarna och åtgärda det som hänt. Det är de som behöver skapa en struktur och rutiner för att kunna följa upp, jämföra och se mönster i de händelser som kommer upp. Samverkansmöten kan till exempel vara ett bra forum för att diskutera anmälningarna, menar Filippa Restadh.
– Själva arbetsgången måste man skapa själv, säger hon.
Nätverk om KIA för intresserade
Afa Försäkring erbjuder också nätverksträffar ett par gånger per år för de som börjat använda KIA, och för de som bara är intresserade av att få veta mer.
– Syftet är att de som jobbar med systemet i kommunerna ska kunna diskutera med varandra utifrån ett KIA-perspektiv.
Träffarna är välbesökta, påpekar Filippa Restadh.
– Jag har bjudit in alla som jag hittills haft någon mejlkontakt med när det gäller KIA, och de kommer inresande från hela Sverige! Så det märks att det finns ett sug efter att diskutera de här frågorna.
Tips! Vill du veta mer om hur systemet fungerar? Delta i en öppen digital presentation om IA-systemet. De hålls varannan vecka och det är bara att dyka in.
Tips
Behöver ni hjälp för att komma igång? Läs artikeln IA-systemet: 5 steg till en säkrare arbetsplats. Den visar steg för steg hur ni kan införa IA-systemet på arbetsplatsen.
För er som redan använder systemet finns tips och råd om hur ni kan använda det på bästa sätt. Få också svar på frågan: Finns det risk för överrapportering?