Så inför Torsby elva timmars dygnsvila

Torsby kommun är igång med scheman som ska ge minst elva timmars dygnsvila. Tre viktiga steg på vägen dit har varit stöd från HR, gott om tid för dialog på arbetsplatserna och att tillsammans tänka till om schemat.

Vi är i norra Värmland. Samhället Östmark ligger i Torsby kommun som gränsar till Norge. Här ligger kyrkan mitt i byn, liksom affären, brandstationen och äldreboendet Gömmanberg.
För den kommunala hemtjänsten, som har lokaler i samma hus som äldreboendet, kan det bli många mil på vägarna varje dag. De kör inte bara längs ändlösa skogsvägar, utan även genom öppna landskap. Flera i personalen bor också på landsbygden, och kan ha både gård och djur hemmavid. Friluftslivet är stort.

Men här finns också en vardag på jobbet. Gömmanberg äldreboende har funnits i 25 år och många i personalen har arbetat där lika länge. Enligt områdeschefen Siv Eriksson är sjukfrånvaron låg, på runt tre procent. De är måna om att göra roliga saker tillsammans i personalgruppen. Ett av skyddsombuden ordnar till exempel Vårruset.

Dialog om schemat på arbetsplatsträffen

– Vi är en stabil personalgrupp som har det lite svårt med nya förändringar. Vi har en lång startsträcka, men när det väl mognat brukar det bli bra, säger Siv Eriksson, områdeschef.

När hon fick reda på att de skulle införa minst elva timmars dygnsvila bad hon om stöd från HR. Och det fick de. Fem gånger har två medarbetare på från kommunens HR-avdelning, med särskilt uppdrag att införa de nya reglerna för dygnsvila, tagit sig från centralorten Torsby och de nästan tre milen upp till Östmark. På plats har de informerat och hållit i dialogen om förändringen.

– Först fick vi information om reglerna för dygnsvila. Alla fick ställa frågor och det blev många funderingar och synpunkter. I början var det mycket känslor. En del sa ”usch vad hemskt” och andra sa ”det här kommer aldrig att fungera”, säger Siv Eriksson.

De har bland annat använt arbetsplatsträffen, APT, till dialog och arbete med schemat. Alla grupper på boendet och i hemtjänsten fick undersöka vad som kunde vara bästa lösningen för dem. På boendet träffades avdelningarna för sig och lade förslag på hur bemanningen skulle se ut.

I september 2023 är de inne i första schemaperioden med elva timmars dygnsvila. Den löper över åtta veckor och de ser den som ett test att utvärdera och ändra om det behövs.

Fler börjar senare på morgnarna

Förändringarna är flera. I Torsby var det tidigare mycket vanligt att arbeta så kallade ryggpass inom vård och omsorg. Med det menas att först jobba exempelvis ett långt dagpass på 13 timmar för att sedan vila i tio timmar och därefter börja arbeta igen tidigt nästa morgon. Men de har även haft en del medarbetare som inte har orkat att arbeta ryggpass.

För att få till den dygnsvila som numera krävs har äldreboendet och hemtjänsten minskat på överlappningstiden mellan dagpersonal och nattpersonal. Fler börjar i stället senare på morgonen.

För Linda Larsson, skyddsombud i hemtjänsten, gör det nya schemat att hon börjar en timme senare på morgnarna. Hon räknar sig själv till en av bakåtsträvarna när det kommer till ändringar, men en som nu tänkt om. Förut började hon arbeta klockan sju på morgonen, men så är det inte längre.

– Sen jag började jobba klockan åtta har jag inte känt stress på samma sätt som förut. Det känns bättre nu med elva timmars vila, så att man får vara ledig.

Ändrat även i verksamheten

Arbetsuppgifterna och verksamheten har också ändrats. Det märks särskilt på boendet. Med mindre personal tidigt på morgonen har de styrt om så att de boende stiger upp mer utspritt på förmiddagen. Den som är morgontrött får komma upp senare, när fler i personalen är på plats. Då blir det också mindre stressigt hos dem som behöver mer stöd eller dubbelbemanning.

Det nya schemat innebär en viss överbemanning dagtid. Det ger lite guldkant för de boende och personalen, till exempel kan de vistas mer utomhus, berättar områdeschefen Siv Eriksson. En baksida är att personalkostnaderna ökat, något hon säger att de behöver hitta lösningar för.

Längre ledigheter efter intensiva arbetsperioder var en del av vardagen tidigare. Det var uppskattat men rimmar inte med nya reglerna för dygnsvila. Nu försöker de ändå klämma in det i schemat, så gott det går.

– Vi försöker se till att alla ska få en lite längre sammanhängande ledighet på tre dagar under schemaperioden.

Alla har även ungefär en delad tur per schemaperiod. Här är delade turer inte särskilt populärt då många har långt hem och bensinen är så dyr, påpekar ett av skyddsombuden.

Hjälps åt mellan hemtjänsten och äldreboendet

Sedan ett år tillbaka samplanerar dessutom hemtjänsten och äldreboendet sina scheman. Några som jobbar på äldreboendet kan även jobba i hemtjänsten, och vice versa. För när någon i hemtjänsten blir sjuk blir det kris i schemat på ett annat sätt än på boendet, berättar Linda Larsson, skyddsombud. Den förändringen och det arbetssättet har de nytta av nu.

– Det var inte heller en lätt förändring. Vi började med några få som kunde tänka sig att arbeta både i hemtjänsten och på boendet, och nu finns en hel grupp som hjälps åt, säger Linda Larsson.

Förutom att hjälpas åt vid personalbrist ser hon andra fördelar med att jobba på flera ställen.

– Det är bra att få omväxling också. Vi som jobbar så gör det för att vi vill det, och samtidigt kan de andra se hur det går och att det verkar vara okej.

Men oron inför schemaändringen var stor i början. Hur har det gått nu då när schemat med elva timmars dygnsvila är i gång sedan några veckor?
Successivt smälte det in hos personalen att kravet på dygnsvila gäller hela EU. Dialogen och möjligheterna att ställa frågor har varit hjälpsamt, tycker både chefen och de två skyddsombuden.

– En har ju fått en bättre bild och förståelse. Det är ju en lag som bara är att följa men man behöver ändå sätta sig in i det, säger Jane Andersson, skyddsombud på avdelningen Grinna.

Linda Larsson hakar på.

– Att det har gått bra för oss beror på att vi fick information tidigt och sen fick vara med och lägga det nya schemat. Att alla grupper fick undersöka vad som kunde vara bra lösningar. Det kan vara trögt med förändringar, men nu märker vi att det ju egentligen bara var lite ändringar i schemat.

Började förbereda tidigt

Det var i början av 2023 som HR-strategen Camilla Nyman fick upp ögonen för att anpassningarna i kollektivavtalet skulle vända upp och ned på schemaläggningen i kommunen, och kanske även på medarbetarnas liv utanför arbetstid. Det blev genast en prioriterad fråga för henne och socialnämnden.

– Vi valde att börja med omsorgen då vi såg att de största förändringarna skulle kunna uppstå där, säger Camilla Nyman.

Tillsammans med Helena Svensson, HR-handläggare och systemförvaltare i Torsby har hon jobbat intensivt med detta under det senaste året.

En av de vanligaste frågorna de mött från medarbetarna är: Hur ska vi få ut vår arbetstid? Torsby är en kommun som infört heltidsorganisation. Med elvatimmarsregeln kan det bli mycket personal vissa tider på dygnet. Det beror på att man ska komma upp i heltid utan att lägga långa arbetspass som ger kortare dygnsvila.

Lösningen i nuläget är att medarbetarna även får så kallade resurspass på en eller två timmar. Dessa pass ligger i direkt anslutning till det ordinarie arbetspasset, och används som en flexibel tillgång för verksamheten. Då vet man inte alltid i förväg vad man ska göra. Arbetet kan ske på en annan arbetsplats eller med andra arbetsuppgifter. Kanske får man hoppa in där någon är sjuk.

Får stöd från HR

I början var det ju också viss ilska inför förändringen. Därför valde HR att tidigt rusta cheferna med fakta och uppmuntra dem att vända sig till hr för att få stöd.

– Det här är ju ett beslut som tagits långt utanför Torsby kommun, och det behövde medarbetarna också få grepp om, berättar Camilla Nyman.

En annan del i införandet har varit att alla berörda arbetsplatser erbjudits besök eller stöd på annat sätt av HR. De som velat har fått flera besök.

– Vi har sagt ”Ring så kommer vi! Gå inte runt och spekulera om dygnsvilan, fråga oss istället”.

Vid besöken har de försökt anpassa sig till varje arbetsplats och deras frågor.

– Vi tror på modellen att möta individen i den egna arbetsgruppen.

HR-handläggaren Helena Svensson kan det mesta värt att veta om schemaläggning och har kunnat svara på frågor om det. Hon har även stöttat schemaplanerarna på arbetsplatserna.

– I en del grupper, till exempel i hemtjänsten är de redan vana att jobba flexibelt och med stor variation. På boendena har det varit mer utmanande. Där är de mer vana vid att jobba på fasta scheman.

– Diskussionerna är viktiga, och att tidigt börja prata om de nya reglerna. Då fick också medarbetarna en chans att hitta lösningar i sina privatliv innan schemat ändrades, säger Camilla Nyman.

Men än är kommunen inte i mål med förändringen, konstaterar hon.

– Vi är inte färdiga med arbetet, även om vi kanske kommer att uppfylla kraven i kollektivavtalet på dygnsvila från första oktober. Vi kommer att behöva korrigera och anpassa scheman allt eftersom. Behoven kan komma att förändras under tid.