120 miljoner kronor. Så mycket pengar satsar politikerna i Eskilstuna kommun för att få ner den höga sjukfrånvaron inom vård och omsorg. Kommunen samarbetar också med forskare för att ta reda på hur pengarna bäst ska göra nytta.
Eskilstuna kommun brottas precis som många andra kommuner med hög sjukfrånvaro i de kvinnodominerade sektorerna. Till exempel vård och omsorg men också inom förskolan. De har gjort flera försök genom åren att få ner sjuktalen, utan att lyckas.
– Vi har ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Men vi ser att det är organisatoriska hinder som bidrar till sjukfrånvaron, säger Susanne Carlsson som är hr-direktör i Eskilstuna kommun.
2021 började kommunledningskontorets hr-avdelning fundera över vad man behövde förändra i grunden. De hittade två viktiga saker.
Vi ser att det är organisatoriska hinder som bidrar till sjukfrånvaron.
Susanne Carlsson, hr-direktör
Fler chefer och säkrad grundbemanning
Cheferna hade för många medarbetare, ibland upp till 40 stycken.
– Färre medarbetare per grupp ger bättre förutsättningar för ett närvarande ledarskap. Då blir det lättare att introducera nya medarbetare, coacha och fånga upp frågor eller problem, säger Susanne Carlsson.
Men cheferna behöver också få hjälp med administrationen och minska antalet möten, menar hon.
En annan viktig fråga var grundbemanningen i verksamheterna. I hemtjänsten utfördes var femte arbetstimme av en vikarie.
– Det blir en stress om du undrar vem som blir din kollega den dagen. Är det någon som jobbat förut och fått en riktig introduktion? Om vikarien ofta är ny, blir det svårt att få kontinuitet för personalen och brukarna.
Gjorde beslutsunderlag till politikerna
För att anställa fler chefer och säkra grundbemanningen, alltså byta ut en del av vikarierna mot fast anställda undersköterskor, måste man skjuta till mycket pengar. Där behövdes en dialog med politiken. Tillsammans med strateger och hr-kollegor från berörda förvaltningar började Susanne Carlsson titta närmare på vad forskningen visar om grundbemanning och färre medarbetare per chef. De räknade även på kostnader och förväntade effekter. Utifrån det formulerade de ett beslutsunderlag till politikerna i personalutskottet.
– Vi var också tydliga med att det här arbetet kommer att ta tid. Men om vi börjar med detta, kan vi få kunskap som hjälper oss att gå vidare med fler åtgärder.
Susanne Carlsson frågade Mälardalens universitet (MDU) om de ville följa förändringsresan ur ett forskningsperspektiv. Men också vara en samverkanspart under resans gång där man tillsammans lär sig mer.
Forskare följer vad som händer nu
Ulrica von Thiele Schwarz är professor i psykologi vid Mälardalens universitet. Hon såg detta som en viktig möjlighet:
– Som forskare följer vi ofta projekt på individ- eller gruppnivå. Det är inte lika vanligt med den här typen av förändringsarbete på organisationsnivå, därför är det jätteintressant för oss att få vara med. Vi kan bidra med att förstå på vilket sätt Eskilstunas åtgärder kan leda till sänkt sjukfrånvaro.
Det är inte lika vanligt med den här typen av förändringsarbete på organisationsnivå.
Ulrica von Thiele Schwarz, professor i psykologi vid Mälardalens universitet
2023 fattade den politiska majoriteten i Eskilstuna kommun ett beslut om att satsa totalt 120 miljoner under tre år, för att anställa fler chefer och säkra grundbemanningen.
Sjukfrånvaron också en jämställdhetsfråga
Majo Brostedt är socialdemokrat och ordförande för vård- och omsorgsnämnden. Hon tycker det här är en viktig prioritering för att klara den framtida kompetensförsörjningen. Att få ner den höga sjukfrånvaron i de kvinnodominerade verksamheterna är också en jämställdhetsfråga, menar hon.
– Sjukfrånvaron kostar inte bara pengar utan orsakar lidande för den anställde och sänker även kvaliteten i vården och omsorgen för de vi är till för. Den går dessutom på tvärs med vårt mål att personalen ska stanna kvar, må bra och utvecklas.
Centerpartiet tillhör oppositionen, och där finns Lars-Göran Hellquist som är ersättare i Vård- och omsorgsnämnden. Han håller med om att satsningen är viktig, eftersom den fasta personalen inte har räckt till för att täcka alla arbetspass:
– Timvikarier ska man ha vid frånvaro och inte som en planerad insats.
Timvikarier ska man ha vid frånvaro och inte som en planerad insats.
Lars-Göran Hellquist, c, ersättare i vård- och omsorgsnämnden.
Wallentin Berggren är ordförande för sektion nord i Kommunal. Han tycker att det är mycket bra att kommunen nu satsar på att säkra grundbemanningen, även om det borde gjorts för länge sedan. Att cheferna ska få färre medarbetare är också bra tänkt, men:
– Om man avlastar cheferna från alla administrativa bördor och möten, kan de vara mer närvarande bland medarbetarna. Då hade man inte behövt lägga 60 miljoner på att anställa fler chefer utan istället kunnat öka bemanningen i vård och omsorg. Det tror jag hade varit ett mer effektivt sätt att använda pengarna på. Men jag hoppas jag har fel, säger han.
Workshops för medarbetare, chefer och politiker
Mälardalens universitet har nu hållit i workshops för:
• Medarbetare och chefer inom vård- och omsorgsförvaltningen
• Förvaltningsledning, förvaltningens fackliga parter och nämndens politiker
• Personalutskottet, kommunledningskontoret, centrala fackliga organisationer
Syftet var att skapa en gemensam bild av vad den här förändringen kan innebära, berättar Ulrica von Thiele Schwarz:
– Deltagarna fick formulera vilka resultat som satsningen kan leda till. Men också fundera över vilka fler insatser som behövdes, både egna och andras.
Majo Brostedt och Wallentin Berggren från Kommunal lyfter fram det viktiga i att man i den första workshopen tog reda på vad de anställda inom vård och omsorg tyckte och tänkte.
– Hela upplägget var väl genomtänkt, säger Wallentin Berggren.
Hela upplägget med workshopparna var bra genomtänkt.
Wallentin Berggren, ordförande för sektion nord i Kommunal
Ett långsiktigt arbete
I workshoparna pratade de också om att det kan ta tid innan organisationsförändringarna ger effekter. Kanske blir det inte heller de effekter man tror, men kan öppna för andra sätt att få ner sjukfrånvaron.
– Det är jättebra att kommunorganisationen är så medveten om att det här är ett långsiktigt arbete, säger Ulrica von Thiele Schwarz.
Hittills har 70 fasta medarbetare i vård- och omsorg rekryterats, liksom 14 chefer. Ännu fler kommer att rekryteras fram till 2027. MDU följer nu det som händer.
– Vi kommer att använda oss av de vanliga medarbetarundersökningar som görs. Men vi gör också en skräddarsydd datainsamling som kompletterar dem, säger Ulrica von Thiele Schwarz.
Vi behöver en organisation där medarbetarna och deras chefer fungerar som team.
Majo Brostedt, s, ordförande i vård- och omsorgsnämnden
Stabila arbetsgrupper där personalen mår bra, närvarande chefer och bättre kvalitet för brukarna. Det är vad Wallentin Berggren, Lars-Göran Hellquist och Majo Brostedt hoppas att den här satsningen ska leda till.
– Vi behöver en organisation där medarbetarna och deras chefer fungerar som team. Det gör det möjligt för lösningar i vardagen som utvecklar både personalen och verksamheterna, avslutar Majo Brostedt.
Många medarbetare per chef pressar upp sjukfrånvaron
När en chef har mer än 15 – 20 medarbetare börjar sjukfrånvaron bland medarbetarna sticka iväg. Det visar beräkningar från Nyckeltalsinstitutet.
I offentlig sektor har enhetschefer inom kvinnodominerade verksamheter ofta dubbelt så många medarbetare som exempelvis teknisk förvaltning.