Så skapade de en bemanning i balans

Det är få som jobbar alla arbetsdagar under ett år. Alltså planerar vi för det när vi bemannar vår verksamhet. Så tänkte Salems kommuns socialtjänstchef. Hans bemanningsmodell har gett personalbalans och nöjdare medarbetare. Allt inom ramen för budget.

Sedan tre-fyra år råder balans i bemanning inom socialtjänsten i Salems kommun. Socialförvaltningen behöver inte längre ta in konsulter och personalen är nöjd, visar medarbetarenkäter. Personalomsättningen är numera låg och arbetsklimatet attraktivt.

Hur tog man sig dit?

Receptet stavas noggrann personalplanering. Genom att planera för naturligt bortfall tar förvaltningen höjd för att alla medarbetare inte är på plats hundra procent.

Planerar bemanning för bortfall

– Det finns antingen en realistisk eller en orealistisk personalplanering. Vi är människor och människor har ett liv. Hälsan går upp och ner, folk blir gravida, man har barn och kanske flyttar. Jag har insett att min personalplanering måste vara realistisk.

Det säger Fuad Ganibegovic, verksamhetschef på socialförvaltningen i Salems kommun. Hans erfarenheter som handläggare, biträdande chef och andra roller i små och stora kommuner har gett insikter om hur man kan planera personalresurser för bortfall.

– Det blir lätt så att man utgår från ett antal tjänster på papperet och har en förenklad kalkyl av hur många ärenden en handläggare ska klara av. Men så har man ett naturligt bortfall på 5–15 procent. Nu planerar jag rekrytering utifrån det och räknar med att vi sparar när folk är frånvarande, förklarar Fuad Ganibegovic.

Med hjälp av struktur och framförhållning och genom att använda resurserna över enhetsgränserna skapar förvaltningen balans i bemanningen.

– Har vi ett glapp på några månader på en enhet kan vi rekrytera på den andra lite tidigare. Vi har aldrig 20 ärenden som ska pytsas ut på andra för att en handläggare försvinner.

Personalbalans utan konsulter

Fuad Ganibegovic berättar att förvaltningen inte behövt ta in någon konsult sedan den nya modellen för bemanning infördes för drygt tre år sedan.

– Nu finns det marginal att klara arbetet inom befintlig bemanning och utan att vi bränner ut personal. Målet är att ha en sund arbetsmiljö och en sund planering. Vi får bättre kvalitet på verksamheten och kan ge klienter ett bättre stöd. Vi sparar pengar, men framför allt är det färre som slutar hos oss. Vi har väldigt låg personalomsättning och får bra betyg för hur man trivs på jobbet, säger Fuad Ganibegovic.

Tårta till nöjda medarbetare

Nyligen fick Salems socialförvaltning årets resultat i enkäten Hållbart medarbetarengagemang. Index är 100 och över 75 är bra.

– Min ena enhet hade 77 procent och den andra 92. Vi firade med tårta, berättar enhetschef Carolina Severinsen, chef för 22 medarbetare på två enheter.

Hon tycker att bemanningsmodellen fungerar fint för personalbalans och skapar trygghet. Men hon betonar även en annan sak: att modellen gör att verksamheten bättre kan ta tillvara kompetens och intresse hos medarbetarna.

Lättare utveckla kompetens

I stället för korta tidsbegränsade anställningar vid ledigheter, studier eller annat så stämmer Carolina Severinsen av om någon anställd är intresserad. Bemanningsmodellen ger henne utrymme att täcka upp glapp med befintlig personal. Det skapar vägar att behålla och kompetensutveckla medarbetare samt även att värna studenter och praktikanter.

– Jag har kontroll på bortfallet och tät kontakt med mina medarbetare, även de som är lediga. Det ska vara okej för dem att prata om sina egna visioner och planer i stället för att det blir ett hot att de vill lämna. Då kan jag se vad jag kan möjliggöra. Man måste inte alltid söka ett nytt jobb för att få ett nytt område.

Bättre stämning i gruppen

För Gabriyel Turgay var det precis så han hamnade i sin nuvarande roll. Han anställdes som biståndshandläggare inom Salem kommuns äldreomsorg, men arbetar numera som biståndshandläggare inom LSS.

– Övertaligheten ger chefen utrymme att hantera personal annorlunda och skapar olika vägar för oss. Den innebär också en enorm trygghet och bidrar till bättre stämning i gruppen. Även om man vet att det kan ske bortfall så känner man ingen stress vid plötslig sjukdom eller föräldraledighet. Vi har folk som täcker upp platserna och kan fokusera på vårt arbete, säger han.

Han har full respekt för konsulter – ”de gör ett fantastiskt jobb” – men tror att ständiga konsultinsatser bidrar till osäkerhet och otrygghet i gruppen.

Vad är viktigt för att lyckas med den här bemanningsmodellen?

– Ha koll på kostnaderna och vad ni sparar in på grund av avvikelser. Under ett kvartal kan vi spara ganska mycket om många är borta – det har vi ju med oss resten av året. Det går att räkna ut. Vi har en kontinuerlig koll på hur mycket vi sparar in eller betalar, säger Fuad Ganibegovic.

– Ordentlig struktur. Bygg upp verksamheten till en viss osårbarhet och synliggör hur man kan stötta upp varandra. Låt det finnas tid för att lära känna organisationen och dess förutsättningar. Hitta också sätt att följa personalens mående, säger Carolina Severinsen.

Hon låter varje månad sina medarbetare fylla i på en blankett hur månaden varit för att skapa medvetenhet, även om hur de känslomässigt känt sig. Sätter någon gult ställer gruppledaren frågan om hen vill ha möte för att se över antalet ärenden. Vid rött erbjuder hon samtal direkt för att se vad som gett känslan.

Täta avstämningar

Carolina Severinsen har även veckovisa möten med sina två gruppledare med driftansvar. Då går de igenom till exempel återkommande ärendetryck och kommande lagförändringar.

– Vi vet till exempel att det är ett ökat tryck i september och efter julledigheten. Då är det ett inflöde av medborgare som söker stöd av socialtjänsten. Får vi till oss att det sker lagförändringar som kräver mer av medarbetarna försöker vi hitta balans mellan drift och personal. Mår inte mina medarbetare bra på grund av överbelastning kommer inte driften att fungera, säger hon.