Det går att förbättra kommunikationen i arbetsgruppen genom att skapa mer balans mellan att berätta och utforska, och genom att balansera ett inifrånperspektiv och ett utifrånperspektiv, säger forskaren Birgitta Södergren.
Hon arbetar på Institutet för Personal- och Företagsutveckling vid Uppsala universitet, och hennes forskningsgrupp följde i ett projekt hur tolv arbets- och ledningsgrupper i kommuner och landsting kommunicerar under sina möten. De utgick från en modell som bygger på tidigare forskning om kommunikation. I en enkät beskrev deltagarna hur de uppfattade kommunikationsmönstren i sin grupp. Forskargruppen tränade också grupperna i att bli bättre på att kommunicera.
Utifrån erfarenheterna i projektet har forskargruppen skapat en utvecklad version av modellen, som är grunden för Suntarbetslivs verktyg Bättre möten.
Modellen består av fyra sätt att förhålla sig, som hänger ihop två och två:
- Å ena sidan ”Inifrån” och ”Utifrån”
- Å andra sidan ”Berättande” och ”Utforskande”
Till detta kommer också en femte aspekt, som stärker de övriga: ett positivt samtalsklimat. Alla de fyra sätten att förhålla sig behövs. Men ju bättre balans man har, desto bättre blir kommunikationen. Och när man har ett positivt samtalsklimat stärker man alla dimensionerna.
”Inifrånperspektivet” inte självcentrerat
Kanske kan det verka lite krångligt, men när Birgitta Södergren förklarar blir det snabbt begripligt och igenkännbart.
– ”Inifrån-perspektivet” handlar om att deltagarna har ett fokus på sitt eget arbete och sina egna behov, inifrån arbetsplatsen. ”Utifrån-perspektivet” handlar om att ta in utomståendes perspektiv och exempelvis se vad det vi gör innebär för brukare. Eller för exempelvis nästa avdelning som ska ta hand om patienter. Kommunikationen blir bättre när en grupp är lika bra på att se sig själva, som att utgå från brukarna och omvärlden. ”Utifrån” kan också vara fack, ledning och framtida generationer, säger hon.
En enkel fråga kan vara en isbrytare: ”Hur tänker du, berätta mer?
– Många kan först betrakta ”Inifrån-perspektivet” nästan som något fult. De kopplar det till att vara självcentrerad. Och idag talar man ju om att allt ska vara brukarcentrerat. Men när vi följde grupperna såg vi att man i kommunerna och landstingen ofta behöver bli bättre på att diskutera egna farhågor, bekymmer och glädjeämnen. Och hur man tar vara på sina egna styrkor och kompetenser på bästa sätt.
Sända och ta emot
Även när det gäller ”Berättande” och ”Utforskande” gäller det att man har en bra balans i gruppen, förklarar Birgitta Södergren. Men ofta finns en övervikt för ”Berättande”.
– När du är ”Berättande” är du en sändare som informerar och berättar om fakta, bidrar med kunskap och argumenterar för dina åsikter. När du är ”Utforskande” tar du emot, lyssnar, ställer frågor och följdfrågor. En enkel fråga kan vara en isbrytare: ”Hur tänker du, berätta mer?”.
– Som ”Utforskande” kan du också vända dig till någon som du är nyfiken på. Ett exempel såg vi i ett vårdteam, där den enda yrkesgrupp som satt tyst var undersköterskorna, trots att det är de som är med patienterna 97 procent av tiden. Det var förlösande för gruppen när någon frågade hur undersköterskorna såg på saken. Då kom det helt andra inspel, berättar Birgitta Södergren. Ett annat exempel var när en barnläkare i en grupp ställde kloka och öppnande frågor, som: ”Nu när vi har fått en logoped, hur ska vi ta tillvara det på bästa sätt?”.
Motsatsen är, tillspetsat, att alla väntar på att få säga sitt och ingen lyssnar. Varför är det då ofta ett underskott på ”Utforskande”? När forskarna ställde den frågan till gruppmedlemmar, fick de olika svar. Det kunde vara så enkelt som att man riskerar att man får ett svar som gör att man måste tänka om i någon fråga.
En del av de tillfrågade förklarade att det kunde ligga en omtänksamhet bakom att de väljer att inte fråga, för att den tillfrågade skulle kunna känna sig pressad av frågan. Men Birgitta Södergren anser att om man ska ta till sig en enda sak av resultaten i projektet, är det att satsa på mer ”Utforskande” när man kommunicerar i sin grupp. När gruppdeltagare ökar sitt frågande förbättrar de oftast kommunikationen, hävdar hon.
Vi törs mer och vi blir våra bästa jag
Man kan skapa ett bättre samtalsklimat i en grupp om deltagarna ofta använder positivt förstärkande uttryck, visar intresse, ger beröm och uppmuntrar varandra att yttra sig. Och omvänt blir självklart samtalsklimatet sämre när det är mycket invändningar, negativ kritik, motangrepp, cynismer och ironiska avfärdanden. Men Birgitta Södergren menar att man inte på något enkelt sätt kan påbjuda någon slags allmän ”positivitet”.
Konstruktiv kritik är något positivt, vi behöver det.
– Vi kan ju inte bara sitta och berömma varandra, det skulle bli skogsfånigt. Och det är ju inte negativt att ha en avvikande åsikt! Konstruktiv kritik är någonting positivt, vi behöver det. Men kommer det hela tiden bara invändningar, kan deltagare lätt låsa sig, börja svara allt mer kortfattat och inte ta upp tråden från andras inpass.
– I en grupp med en stor andel positiv kommunikation bejakar och förstärker medlemmarna varandra. Alla känner sig välkomna. Det blir som att pumpa upp en boll när vi odlar en positiv stämning och det blir högre i tak: vi törs mer och vi blir våra bästa jag.
I grupper med stor andel negativ kommunikation, som de följde, behövde det inte alltid vara så att deltagare uttryckligen satt och ”neggade” varandra, förklarar Birgitta Södergren. Men det var ofta några som hela tiden tyglade samtalet. När något nytt spirade, återförde de diskussionen till ordningen: ”Det är inte något som vi kan ta upp nu”. I många fall innebär de olika formerna av negativ kommunikation att man ”låser diskussionen och stänger ned tankegångar”.
Hon understryker också att det finns vissa typer av negativa inslag som aldrig är ok, som olika former av härskartekniker, som människor kan använda för att platta till och förminska andra. Exempel på det är att förlöjliga, undanhålla information, och få andra att känna skuld och skam.
Taggiga som kaktusar
– En viktig slutsats i vår studie är att det kan skilja mycket mellan möten i en och samma grupp när det gäller hur positivt samtalsklimatet är, säger Birgitta Södergren. Det beror mycket på sammanhanget, vad det är som man diskuterar. Ett exempel var en grupp där de för det mesta var både positiva och mycket ”utforskande”. Men när det handlade om resurs- och arbetsfördelning var de taggiga som kaktusar mot varandra.
Forskarna såg också stora skillnader mellan olika typer av arbetsplatser (som vård och omsorg, respektive tekniska verksamheter). Och det har stor betydelse vilken typ av möten det är. Är man inriktade på praktiska problem i arbetet, på att lära och utveckla nytt eller på att stärka relationerna?
Storleken har betydelse: med uppåt tjugo deltagare bör man överväga att dela upp mötet, eller använda bikupor där man ibland diskuterar tre och tre. Till och med hur man utformar och möblerar möteslokalen kan ha sin betydelse: har alla lätt att se varandra?
Träning tar tid men ger effekt
Något som kan försvåra kommunikationen är omständigheter i verksamheten, som nedskärningar, omorganisationer och skiftarbete. Ledarskapsstil och inställning hos de anställda påverkar också. Alla hinder och svårigheter till trots, är det oftast möjligt att göra någonting för att förbättra kommunikationen. Men det är olika mycket som man kan förvänta sig, beroende på vad det är som hindrar och försvårar.
I projektet tränade gruppmedlemmarna att kommunicera och en del av detta har forskargruppen tagit med till Suntarbetslivs verktyg Bättre möten. Här följer fyra exempel på övningar som forskarna använde i grupperna och som de avslutade med gemensamma diskussioner och reflektioner:
• Gruppen övar tillsammans på att under en stund vara exempelvis ”Utforskande” – eller ”Berättande”, ”Utifrån” eller ”Inifrån”. Ett annat pass kan de träna i att verkligen vara positiva när de yttrar sig.
• Varje deltagare får i uppdrag att själv välja en av de fyra dimensionerna, som de vill förbättra, men utan att nödvändigtvis berätta vilken de övat på.
• Gruppen väljer en observatör som håller koll på hur ofta deltagarna använder de olika dimensionerna, för att skatta gruppens kommunikation – och därefter främst lyfta fram och förstärka det positiva.
• I en mer lekfull form får deltagare olika roller, där de provar hur det känns att exempelvis vara riktigt ”neggig”, eller extremt utforskande. Det kan handla om att pröva på att ta ut svängarna rejält och odla sina sämsta sidor, och se hur samtalet fungerar då. Eller så kan det tvärtom gå ut på att leverera en förebild, så som man tycker att gruppen borde vara i högre grad.
– Det är viktigt att lära av de gånger som det går bra. Därför kan det vara klokt att man avsätter tid i slutet av mötet för att gå igenom det som fungerade väl, säger Birgitta Södergren. Vi utvecklas av att se våra styrkor. Genom att aktivt göra det kan vi klara oss bättre, när vi vid ett senare tillfälle löper risk att köra i diket.
Tips! Se en kort film där Birgitta Södergren berättar om sin forskning om balanserad kommunikation.
Fotnot: Hösten 2020 uppdaterades Suntarbetslivs verktyg Bättre möten med ett helt nytt utseende. Samma forskning ligger bakom det nya verktyget, som nu är ännu mer lättillgängligt och enklare att använda. Här finns nya Bättre möten.
