Från informationsmöten med chefen i fokus, till levande diskussionsforum där alla är delaktiga. På Hjärnskadecenter i Stockholm har chefen och skyddsombudet samarbetat för att utveckla arbetsplatsträffarna.
Hjärnskadecenter vuxna och Hjärnteamet barn; det är två av de många avdelningar som ryms innanför de brunröda väggarna på Sabbatsbergs sjukhus. Hit kommer människor som drabbats av en förvärvad hjärnskada, till exempel efter en stroke, hjärntumör eller fallolycka. De 20 medarbetarna arbetar med att ge patienterna rådgivning, information, utredning och stöd.
På Hjärnteamet barn jobbar Claudia Chaves Martins som hälso- och sjukvårdskurator. Hon brinner för att hjälpa sina patienter – men också för att skapa en bra arbetsmiljö. Under de drygt tre år som hon arbetat här har hon varit skyddsombud hela tiden.
– När jag började arbeta här reagerade jag på att arbetsplatsträffarna mest handlade om information från chef till personal. Personalen var inte särskilt delaktiga, och det var mest de som arbetat här länge som pratade.
Flyttade ordförandeskapet
På den tiden var chefen alltid ordförande på mötena, och de bestod ofta av många informationstunga punkter. Mycket handlade om förändringar och om administrativa rutiner.
– Men jag ifrågasatte det direkt. Arbetsplatsträffarna är ju vårt forum, som vi ska använda för att samverka med chefen och ledningen.
Arbetsplatsträffarna är ju vårt forum
Så Claudia Chaves Martins och hennes kollegor satte igång ett arbete med att förändra mötena. Det första som hände var att ordförandeskapet flyttades över från chefen till personalen. Nu finns det ett rullande schema, där alla medarbetare får hålla i ordförandeskapet i ett halvår i taget.
– Det är ett bra sätt att öva på att stå framför en grupp. Dessutom har det lett till att personalen har blivit mycket mer aktiva.
Diskussion i smågrupper
Vem som helst i personalen kan också lägga till punkter på dagordningen. Sedan är det upp till ordföranden att prioritera mellan punkterna, och stämma av dagordningen med enhetschefen.
– Dessutom har vi börjat arbeta mycket mer med diskussionsfrågor i smågrupper. Det blir en helt annan dynamik på mötena nu. Nu känner jag att arbetsplatsträffarna uppfyller sitt syfte, säger Claudia Chaves Martins.
Enhetschefen Ylva Kruse välkomnar förändringen helhjärtat.
– Jag tycker att det är jättebra. När Claudia började arbeta här fick vi inspiration till en nystart för våra arbetsplatsträffar. Hon har verkligen en förmåga att sätta fingret på och påpeka saker som behöver förändras och utvecklas.
Rensat bort informationspunkter
De flesta rena informationspunkter har nu rensats bort från mötena. Man har dessutom helt slopat ett administrativt möte som tidigare hölls en gång i veckan. Istället sammanställer Ylva Kruse all information skriftligt, och skickar ut det i ett veckobrev.
– Det tar lite tid för mig att sätta ihop veckobrevet, men jag har uppfattat att de flesta uppskattar det.
På arbetsplatsträffarna finns nu istället utrymme för att prata om sådant som den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA.
– Just nu har vi mycket fokus på OSA, och jobbar mycket med dialog och diskussion, säger Ylva Kruse.
Dialog och delaktighet
Andra ämnen som kommer upp på arbetsplatsträffarna nu för tiden är personalens uppdrag och hur det kan göras tydligt. De diskuterar avvikelser och risker, och hur de kan undvikas. De arbetar med mentorskap och utveckling av olika vårdprocesser, och delar goda erfarenheter med varandra.
– Det har blivit mycket mer av en dialog nu, och medarbetarna har blivit mycket mer delaktiga, fortsätter Ylva Kruse.
Det har blivit mycket mer av en dialog nu
Tyvärr kom pandemin och satte stopp för de fysiska arbetsplatsträffarna. Den uppskattade fruktskålen i pausen har ersatts av krånglande uppkopplingar och fördröjningar i samtalet. Det har varit en uppförsbacke att få igång samma dynamik som förut, och många längtar efter att ses igen.
– Men vi försöker hålla dialogen levande, genom att till exempel dela in oss i smågrupper även digitalt. Jag tycker att det fungerar bra ändå efter omständigheterna, säger Ylva Kruse.
Nycklar och tips till andra
En nyckel till framgång – inte minst vad gäller digitala möten – är att försöka se till att alla kommer dit förberedda, menar Claudia Chaves Martins.
– Skicka påminnelser om vad de behöver läsa innan mötet; gärna på ett lättsamt eller humoristiskt sätt. Sätt upp lappar på väggen med det som behöver läsas.
Den andra nyckeln, säger hon, är att hela tiden uppmuntra till delaktighet under mötena.
– Ge utrymme för reflektion och jobba med öppna frågor. Lyssna aktivt och validera det människor säger.
Ylva Kruse håller med, och kommer med några sista tips till andra som behöver en nystart för sina möten.
– Ha inte för långa möten. Prata ihop er i grupper om hur ni faktiskt vill ha era arbetsplatsträffar. Och visa gärna små korta filmer under mötena – det brukar vara mycket uppskattat.
