Under pandemin fick Tillväxtverket många nya medarbetare som jobbade digitalt hemifrån. Trots distansarbetet kände de sig delaktiga och stöttade. Många av dem ville också fortsätta arbeta hemifrån efter pandemin.
Digitalt ledarskap har blivit allt viktigare i takt med att fler jobbar delar av sin arbetstid på distans. Tillväxtverket fick under pandemin ansvar för korttidsstödet till företag med ekonomiska problem. De hanterade enormt många ansökningar på kort tid och betalade ut över 40 miljarder kronor i stöd.
För att klara det behövde de hundratals nya medarbetare. En del visstidsanställda, andra inlånade från andra myndigheter. Eftersom pandemin pågick för fullt arbetade alla hemifrån.
Det var en utmaning att skapa fungerande strukturer och arbetsförhållanden på distans. Samtidigt gällde det att medarbetarna kände att de fick stöd och inte var ensamma i sitt arbete. Och de digitala systemen behövde fungera.
Skapade känsla av närhet på distans
Ewa Thylén var enhetschef på Tillväxtverket under perioden och hade ansvar för ett hundratal medarbetare på distans. 2023 utsågs hon till Årets nyskapande chef.
Vi skapade en inkluderande kultur fast vi var utspridda.
Ewa Thylén, tidigare enhetschef på Tillväxtverket.
En av hennes käpphästar för digitalt ledarskap på distans är vad hon kallar ”upplevd närhet”.
– Det är en fin beskrivning av det arbete vi gjorde för att skapa en inkluderande kultur fast vi var utspridda, säger hon under ett webbinarium som Mynak håller om att leda digitalt och på distans.
De hade digitala möten en gång i veckan med alla medarbetare via Teams. Dessutom hade hon regelbundna telefonsamtal med medarbetare. Ofta gående sådana under promenad. Medarbetarna fick en två veckor lång digital introduktion med välkomstsamtal, utbildning och information på distans. Alla fick en mentor i organisationen som de kunde få stöd av och ställa frågor på distans till. Dessutom hade de återkommande digitala reflektionsmöten.
Regelbundna uppföljningar med anställda
Varje månad fick medarbetarna svara på frågor i anonyma pulsmätningar. Samma frågor återkom – exempelvis om de kände sig ensamma och om de var stolta över sitt arbete – så att arbetsgivaren kunde följa upp hur det gick.
– Pulsmätningarna var en framgångsfaktor, konstaterar Nina Dahlman, huvudskyddsombud på Tillväxtverket under webbinariet.
Mätningarna visade att medarbetarna tyckte att distansledarskapet fungerade.
Pulsmätningarna var en framgångsfaktor.
Nina Dahlman, huvudskyddsombud på Tillväxtverket.
Enligt Nina Dahlman hade det ett stort symbolvärde att cheferna hela tiden ställde frågor till medarbetarna på veckomötena, till exempel om de hade tagit ut sina friskvårdstimmar eller ej. Friskvårdstimmarna utökades till två varje vecka under perioden och friskvårdsbidraget höjdes.
– Det var uppskattat av medarbetarna att det var viktigt med arbetsmiljöfrågor och att det var viktigt för cheferna att skapa närhet, säger Nina Dahlman.
Suntarbetsliv har även talat med Per Cederblad, HR-chef på Tillväxtverket under pandemin, som bekräftar de positiva resultaten i pulsmätningarna och att myndigheten klarade en ansträngd situation där de flesta arbetade hemifrån förvånansvärt väl.
Merparten av medarbetarna som var kvar efter att Skatteverket tagit över kortidsstödet ville arbeta vidare på distans under en del av sin arbetstid. Tillväxtverket har nu en modell där medarbetare får jobba upp till 60 procent av sin arbetstid på distans.
Arbetsmiljöverket inspekterade digitalt ledarskap
Att det finns en del att arbeta med när det gäller det digitala arbetslivet visar Arbetsmiljöverkets inspektionskampanj av digitalt ledarskap under hösten 2024.
Över hälften av de närmare 1 500 arbetsställen som inspekterades fick ett så kallat inspektionsmeddelande med krav på åtgärder.
Merparten av deras inspektionsmeddelanden handlade om systematiskt arbetsmiljöarbete: att undersöka och riskbedöma digitala system samt ta fram handlingsplaner för åtgärder. En tredjedel av dem rörde också krav på tydligare fördelning av uppgifter – exempelvis vem som har ansvar för den digitala arbetsmiljön.
Skapa en tydlighet om vem som har ansvar för den digitala arbetsmiljön.
Malin Cato, Arbetsmiljöverket.
Malin Cato, projektledare för Arbetsmiljöverkets inspektionskampanj pekar på att det ofta är oklarheter runt den digitala arbetsmiljön.
– Det är viktigt att man skapar en tydlighet i organisationen om vem som har ansvar för den.
Enligt siffror från SCB arbetar var tionde medarbetare i regionerna och var sjätte i kommunerna delvis hemifrån. Många kommuner och regioner har efter pandemin möjliggjort för medarbetare att i olika grad arbeta på distans.
Fler framgångsfaktorer för digitalt ledarskap hos Tillväxtverket
”Att som chef våga lyssna och prata om arbetsmiljön.”
Nina Dahlman, huvudskyddsombud
”Möteskultur och kommunikation är hjälpmedel för att bygga upplevd närhet och ge förutsägbarhet.”
Ewa Thylėn, tidigare enhetschef
”Samarbeten mellan arbetsgivare, fack och skyddsorganisationer i de större frågorna kring distansarbete.”
Linn Johansson, ordförande för fackförbundet ST på Tillväxtverket
Källa: Mynaks webbinarium Chefens roll i det digitala arbetslivet
