Plötsligt skulle alla som kunde jobba hemifrån göra så. Det blev omskakande för många chefer med ansvar för arbetsmiljön. Men med närvaro, dialog och stöd från skyddsombudet kommer man långt.
Det här är en utmaning för både chefer och medarbetare, menar Annika Lindahl Norberg. Hon är specialist i arbets- och organisationspsykologi på Centrum för Arbets- och Miljömedicin i Region Stockholm, som har tagit fram en vägledning om arbetsmiljöansvaret vid distansarbete.
– Nu skakar marken under fötterna på alla. Man kanske inte riktigt känner igen sig själv som chef, och inte medarbetarna heller. Dessutom händer detta när resten av samhället också är i kris. Det måste man ha med sig, säger Annika Lindahl Norberg.
Var en närvarande chef
Var en närvarande chef, men utan att vara kontrollerande, är hennes viktigaste råd.
Att leda en arbetsgrupp som är geografiskt spridd är svårare än när alla är samlade på en plats. Kommunikationen blir lätt mer kantig.
En del medarbetare kan prestera mer vid hemarbete, för att de får lugn och ro. Men andra kan få svårt att prestera på samma nivå som förut. Det kan också vara svårt att få till fungerande rutiner hemmavid.
– Utgå inte ifrån att medarbetaren kan utföra samma mängd arbete nu som förut. Den som ställer kravet på sig själv att prestera som man brukar kan nu känna sig lite misslyckad.
Ha en dialog hela tiden
Nu behövs en pågående dialog med medarbetarna om hur de har det på jobbet.
Det här är bra frågor att ställa, enligt Annika Lindahl Norberg:
• Hur ser din dag ut?
• Vad kan hjälpa dig så att det fungerar ännu bättre att arbeta hemifrån?
Sådana samtal kan passa att ha under en promenad, eller digitalt. Då kan man också diskutera strategier för att hålla koll på arbetstider och vad som fungerar för just den medarbetaren vid hemarbete.
– Den som blir störd under dagen kanske inte lyckas prestera som vanligt, och börjar lägga till fler arbetstimmar för att kompensera.
Be om stöd när du behöver
Men hur ska man som chef vara tillgänglig utan att själv bli överlastad?
– Försök hitta en balans som fungerar. Man kan sätta upp tider när medarbetarna är välkomna att chatta, ungefär som den öppna dörren på kontoret. Att boka tid för telefon- eller videosamtal är bra, men där finns en tröskel för många.
Om det känns svårt att ta arbetsmiljöansvaret kan chefen ta upp det med sin egen chef.
– Vi har en föreställning om att det är ett svaghetstecken att be om stöd. Men om man som chef ber om stöd är det ett tecken på att man vill utveckla sitt ledarskap.
Arbetsgivaren kan också ha avtal med företagshälsovården om chefsstöd.
Slå följe med skyddsombudet
Skyddsombudet har inget arbetsmiljöansvar, men har en viktig roll.
– Det kan vara lättare för en del medarbetare att prata med skyddsombudet om det som känns svårt. Då kan skyddsombudet fungera som en länk som visar på vad som behöver förbättras för att alla ska må bra, känna tillit och prestera.
Den psykiska ohälsan har visat sig öka för många som arbetar hemifrån en längre tid. Vad ska man göra om en medarbetare börjar må dåligt?
Grunden lägger man, enligt Annika Lindahl Norberg, med att ha en dialog i arbetsgruppen om att nu är det normalt att känna oro och att inte prestera som vanligt. På det sättet skapar man ett klimat där det är lättare för medarbetaren att berätta.
Att må dåligt nu är inget att skämmas för, utan en normal reaktion på en onormal situation.
Och när det står klart att någon mår dåligt behöver man som chef våga ta upp det.
– Våga ta det svåra samtalet. Avdramatisera. Att må dåligt nu är inget att skämmas för, utan en normal reaktion på en onormal situation.
Förebygg risk för rykten
Om en medarbetare får covid-19 ska man, som alltid vid sjukdom, skaffa medarbetarens samtycke innan man som chef berättar om det för fler. Det kan räcka att berätta om diagnosen, och stanna där.
– Men om medarbetarna inte får information så kan det börja gå rykten, och rykten är alltid destruktiva i en arbetsgrupp. De skapar oro. Om man har möjlighet att ta upp att en i gruppen blivit sjuk, uppmuntra då en dialog om tankar och reaktioner på beskedet. Det är alltid mycket bättre än att vara hemlig.
Tänk också på den som är sjuk.
– Att skicka en blomma eller en hälsning är alltid bra.
Håll ihop gruppen
Frågorna om den sociala arbetsmiljön ingår också i chefens arbetsmiljöansvar vid hemarbete. Vid distansarbete kan det vara svårt att få syn på medarbetarnas relationer med varandra, som om någon blir utesluten eller känner sig utfryst.
– Den geografiska platsen har varit kittet för arbetsgruppen, och nu måste det skapas om. Nu är också risken större att någon blir utanför. Kom därför ihåg att bjuda in alla till digitala fikastunder. Men titta noga efter om det är det någon som alltid är borta.
Hon tipsar om att chefen kan göra ett kort veckobrev, som ytterligare ett sätt att hålla ihop.
– Ge en gemensam bild av hur ni har det och vad som händer, och gör det även när det inte finns något viktigt att berätta.
Samarbetet och dialogen, som Annika Lindahl Norberg lyfter, är det som lägger grunden för att få till en bra arbetsmiljö vid hemarbete.
Kör digitala arbetsplatsträffar
Men chefen behöver även följa rutinerna i det systematiska arbetsmiljöarbetet: att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp.
Enligt en ny föreskrift från Arbetsmiljöverket om arbetsplatsens utformning råder inte arbetsgivaren över arbetsplatsen när arbetet sker i ett enskilt hem. Men eftersom Arbetsmiljölagen och övriga föreskrifter gäller har arbetsgivaren fortfarande arbetsmiljöansvaret, även när arbetet utförs i medarbetarens hem.
Ulrich Stoetzer är sakkunnig på Arbetsmiljöverket.
– En chef som fått arbetsmiljöuppgifter delegerade till sig kan behöva hitta nya sätt att göra sina undersökningar på för att få reda på hur arbetsmiljön är. Nu är det bara fantasin som sätter gränserna och man får göra så gott man kan. Samverkan är alltid att föredra!
Han tipsar om att använda den tekniska utrustning som finns och att till exempel genomföra arbetsplatsträffar, APT, via videolänk.
– Håll regelbundna APT och ta alltid upp arbetsmiljön, och se till att skyddsombudet också är med. Chefer på arbetsplatser som inte har skyddsombud kan be ett huvudskyddsombud eller kanske ett regionalt skyddsombud att vara med, föreslår han.
Det ska vara lätt att hitta det man behöver som chef.
Chefen behöver också förutsättningar att kunna arbeta med arbetsmiljön, fortsätter Ulrich Stoetzer. Dels i form av tid, men det ska också finnas en tydlighet och struktur för rutiner och vägledningar.
– Det ska vara lätt att hitta det man behöver som chef. I vanliga fall kan man gå i korridoren och fråga en kollega om var ett dokument finns eller vad som gäller i en fråga. Nu har det blivit lite svårare, och därför behöver cheferna instruktioner som är lätta att hitta och följa. Där kan till exempel HR hjälpa till.
