Pulsmätningar har blivit ett populärt verktyg för att göra korta avstämningar hos medarbetare. Nu har ett forskningsprojekt tagit reda på hur olika arbetsplatser använder pulsmätningar. Men också vilka för- och nackdelar som finns.
Pulsmätningar är en enklare variant av medarbetarundersökningar som blivit allt vanligare. De används vanligtvis för att ta pulsen på medarbetare här och nu, och för att samla in löpande feedback.
Forskarna Hanne Berthelsen och Tuija Muhonen vid Malmö Universitet ville ta reda på hur organisationer använder pulsmätningar som en del av sitt organisatoriska utvecklingsarbete. Nu är de snart klara med undersökningen. De har sett att det är stor variation i varför man har pulsmätningar och hur man använder dem.
– Vi såg också att pulsmätningar inte är en bra metod att använda om man vill göra en heltäckande och tillförlitlig undersökning av arbetsmiljön. Men som ett av fler verktyg kan de absolut ha en funktion, säger Hanne Berthelsen.
Enkelt att svara på frågorna
I studien intervjuades 16 personer med olika roller, som exempelvis HR-specialister, chefer, linjechefer, medarbetare och utvecklare av pulsverktyg. De intervjuade arbetade på större arbetsplatser inom offentlig, privat och ideell sektor. Pulsmätningarna innehöll oftast fyra till sex frågor. Dessa skickades ut varje vecka eller månad, eller kanske lite fler frågor en gång i kvartalet.
Hanne Berthelsen och Tuija Muhonen undersökte bland annat hur man använde pulsmätningarna i förhållande till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Men också hur man säkerställde anonymitet.
– De vi intervjuade uppskattade hur smidigt många av dessa pulsmätningssystem fungerar. Det är enkelt för medarbetarna att svara på några få frågor på mobilen. Man behöver inte heller vänta på att få resultaten. De skapas automatiskt och presenteras i fina diagram som kan användas som underlag för diskussioner i arbetsgruppen, berättar Hanne Berthelsen.
Att kunna följa medarbetarnas engagemang över tid upplevde många som en viktig möjlighet. Fler uttryckte att det kan hjälpa organisationen att tidigt fånga upp signaler på om något inte fungerar. Då kan man också sätta in åtgärder för att undvika exempelvis framtida personalomsättning.
Frågorna är sällan forskningsbaserade
– Vi noterade även andra intressanta saker. Generellt hade de intervjuade en stor tillit till att frågorna är bra utformade. Men vi kunde se att det ganska sällan ligger någon forskningsbaserad kunskap bakom frågorna.
Ganska sällan ligger det någon forskningsbaserad kunskap bakom frågorna.
Dels använde man sig av AI-baserade algoritmer för att bestämma vilka frågor som skickas ut. Det innebär att olika medarbetare kunde få olika typer av frågor vid ett och samma tillfälle, exempelvis om möjligheten till inflytande eller jobbtillfredsställelse.
– Om en avdelning får olika frågor vid en och samma mätning, blir det svårt att få till en dialog medarbetarna emellan. Vi blev också förvånade över att många redovisade resultaten på grupper så små som tre till fem personer. Detta ger problem med att säkerställa anonymiteten och tillförlitligheten i resultaten.
Pulsmätningar mäter inte orsakerna
Den vanligaste anledningen för att använda pulsmätningar var för att mäta engagemang och motivation, snarare än de bakomliggande orsakerna. Pulsmätningarna blev alltså mer ett parallellt spår till arbetsmiljöarbetet än en integrerad del av det.
– Det fanns några som använde undersökningarna med syfte att förbättra arbetsmiljön. Men de var undantag.
En positiv sak som framkom i intervjuerna var att svarsfrekvensen på pulsmätningarna ofta var hög, mellan 80-90 procent. Men om cheferna inte följde upp svaren föll svarsfrekvensen fort. Många arbetsplatser hade stort fokus på vad närmaste chefen skulle göra med resultaten. Detta, och känslan av ständigt att bli ”mätt och vägd”, kunde kännas belastande för chefer.
Pulsmätningar kan vara ett sätt att hålla det systematiska arbetsmiljöarbetet levande under året.
– Om man som arbetsplats inte har förankrat och systematiserat det här arbetet på alla chefsnivåer, blir det ett stort ansvar för närmaste chefen. Men mandatet som behövs för mer genomgripande förändringar ligger ofta på en högre nivå i stora organisationer.
Använd dem som komplement
Är pulsmätningar en bra metod för att undersöka arbetsmiljön i samband med riskbedömningar? Nej det är det inte, menar Hanne Berthelsen.
– Däremot kan det vara ett bra sätt att hålla det systematiska arbetsmiljöarbetet levande under året, som att följa upp handlingsplaner vilket ofta är en utmaning. Det kan även vara en bra möjlighet att se hur saker utvecklar sig på arbetsplatsen.
Flera av de undersökta arbetsplatserna hade ersatt medarbetarundersökningarna med pulsmätningar, eller övervägde att göra det. Det tycker forskarna är en olycklig strategi. Istället ser de en större potential i att använda pulsmätningarna som ett komplement till medarbetarundersökningarna, kanske för att följa upp något specifikt tema.
– Man ska alltid ha flera verktyg i sin verktygslåda, för man kan inte använda en hammare till allting. Så är det även med arbetsmiljöarbetet. Mycket beror på den konkreta arbetssituationen, och det är ju aldrig fel att ha en direkt dialog med arbetsgruppen, avslutar Hanne Berthelsen.
