Hur kan systematiskt arbetsmiljöarbete hålla jämn takt med den snabba utvecklingen mot mer distansarbete? Ett första steg är att använda de redskap som finns, och att få koll på trenderna som redan är här.
Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, innebär att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp arbetsmiljön på arbetsplatsen.
Men den snabba omställningen till distansarbete, som kommit med coronapandemin, ställer många olika och nya krav.
Den påverkar både arbetslivet, arbetsmiljöarbetet och förutsättningarna för ledarskapet.
Om detta handlade ett webbaserat seminarium hos AFA Försäkring. En rad forskare medverkade, och även representanter för arbetsgivare.
Låt SAM-hjulet snurra i nya terrängen
Det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, är välbeprövat och lägger grunden även framåt.
– Systematiken behövs för att arbetsmiljöarbetet inte ska ske slumpmässigt, utan vara en del av den ordinarie verksamheten, säger Cecilia Österman som är universitetslektor i sjöfartsvetenskap med inriktning mot arbetsmiljö och arbetsliv vid Linnéuniversitet.
Involvera alla medarbetare.
Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön även om arbetet med SAM-hjulet sker i samverkan.
– Involvera alla medarbetare. Det blir bättre när vi hjälps åt, för vi har olika perspektiv.
SAM handlar inte bara om att systematiskt förbättra den fysiska arbetsmiljön. Även den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA, ingår. Den handlar om arbetsbelastning, arbetstidens förläggning och kränkande särbehandling.
Här kommer 7 tips och trender som visar vägen framåt!
1. Arbeta främjande och stärk friskfaktorerna
Eva Vingård är läkare och professor emeritus i arbets- och miljömedicin vid Uppsala universitet. Hon har forskat om vad som kännetecknar verksamheter där medarbetare trivs, mår bra och får jobbet gjort både effektivt och med kvalitet. Det visade sig att de har åtta så kallade friskfaktorer på plats.
Hon har ett tips på ett första steg för att börja arbeta främjande.
– Gör en positiv skyddsrond! Vad är det bästa vi har här? Och hur ska vi sprida det till andra?
2. Väv in i verksamhetsplaneringen
Karlstad kommun har lagt in friskfaktorerna i verksamhetsplaneringen för en av förvaltningarna.
– Vi har ett system för det förebyggande och det rehabiliterande. Men just när det gäller den främjande delen var det svårt att hitta en systematik. Det blev mer ögonblickliga aktiviteter, säger arbetsmiljöstrategen Caroline Kullberg.
I verksamhetsplaneringen prioriterade de vilka friskfaktorer som är viktigast för dem. Sedan fördjupade de sig i de valda friskfaktorerna och fick fram konkreta aktiviteter som de tog med i verksamhetsplaneringen. Dessa följs upp några gånger om året.
– När man pratar om systematiskt arbetsmiljöarbete klickar det inte riktigt hos alla. Men pratar man om verksamhetsutveckling så blir det plötsligt intressant – men det är ju samma sak.
3. Dela värld och lär av andra – använd IA-systemet
AFA Försäkring har ett system, IA-systemet, där man rapporter in incidenter som hänt i verksamheten. I det kan man både hantera och förebygga arbetsskador. Det är en stor kunskapsbas och en plats att lära av varandras erfarenheter. För kommun- och regionsektorn gäller den del som heter KIA-systemet.
– IA-systemet passar in i SAM-cykeln och drivs starkt av våra användare, säger Lars-Gunnar Lindberg som är chef för IA-avdelningen på AFA Försäkring.
4. Samverka för att bryta isoleringen vid hemarbete
Kontor som stödjer ett flexibelt arbetssätt utan fasta arbetsplatser kan vara en utmaning för SAM. Samma gäller arbetsplatser som är utspridda på olika geografiska platser, till exempel hemmet.
– Använd SAM-hjulet men ta hänsyn till de olika miljöer där medarbetarna vistas.
Det säger Susanna Toivanen, arbetslivsforskare och professor i sociologi vid Mälardalens högskola. Hon forskar om framtidens kontor, och lyfter även OSA-frågorna i och med att fler kan känna sig ensamma och isolerade vid hemarbete under pandemin.
Arbetsplatsens sociala betydelse har nu blivit tydlig, menar hon.
– Vi behöver mötas, det blir en viktig roll för framtidens arbetsplatser. Det går även att mötas och arbeta i miljöer där smittspridningen inte är så aktiv, som på takterrasser och genom att ha promenadmöten i parker.
Alla har inte heller samma förutsättningar att ordna en bra arbetsplats i hemmet.
– En del kan gå att förbättra genom samverkan och dialog med arbetsgivaren.
5. Lär er allt om distansarbetets fördelar – och fällor
Under coronapandemin har en annan ny utmaning i arbetsmiljön för kontorsarbetare seglat upp: zoomtröttheten. Det nya begreppet står för den trötthet som kan komma efter att ha deltagit i flera eller långa digitala möten i följd. Det konstaterar flera forskare.
– Man kanske inte ska ha tre fyra möten på raken. Man kan förflytta sig och gå ut, säger Susanna Toivanen.
Calle Rosengren, arbetsmiljöforskare vid Lunds universitet, säger att man måste se distansarbete som en del av arbetsorganisationen.
– Gör en skyddsrond som fokuserar på OSA.
– Titta på arbetsbelastningen. Har man tid att göra sina arbetsuppgifter? Sen behöver man skapa nya former för att följa upp hur medarbetarna upplever arbetet hemma.
Gör en skyddsrond som fokuserar på OSA.
Han påminner om vikten av att ha strategier vid distansarbete. Det är till exempel viktigt att diskutera förväntningar på tillgänglighet.
6. Vårda kreativiteten
Vid hemarbete är det lätt att tappa en del av den viktiga kontakten med kollegorna, som stöd och dunk i ryggen. Det är en viktig aspekt att ha med sig, enligt Calle Rosengren.
Men det finns också en risk att en arbetsgrupp som jobbar på distans efter en tid förlorar kreativiteten i möten som sker i ”mellanrummen”, som fikarummet. Det är där de nya idéerna utvecklas, menar han.
– Vi kanske blir mindre kreativa om vi inte kombinerar distansarbetet med fysiska möten.
7. Strukturera den sociala samvaron
Även ledarskapet behöver hänga med i de nya förutsättningarna med ökat distansarbete. Det anser Leif Denti som forskar om innovation och ledarskap vid psykologiska institutionen på Göteborgs universitet.
Han säger att det finns fallgropar att vara uppmärksam på.
– Se upp för den sociala isoleringen – känslan av att man som medarbetare tappar sitt sammanhang och inte blir sedd och bekräftad som människa. När det inte finns någon att bolla spontant med, och att man inte hälsar på så många personer per dag som innan. Strukturera därför den sociala samvaron – bygg in mellanrumsmöten.
