Det börjar bli dags för många att återvända till kontoret, igen. Men för de flesta handlar det inte om att återvända till situationen som fanns före pandemin – utan om att övergå till en ny verklighet med hybridarbete. Vad finns det för utmaningar och möjligheter i denna nya situation? Det har forskaren Maral Babapour Chafi och hennes kollegor tittat på.
– Under pandemin har vi sett en polariserad bild av konsekvenserna av distansarbetet. De positiva konsekvenserna finns inte i samma grad för alla. Det beror på förutsättningar, tillgång till teknik och så vidare. Det finns också arbetsmiljörisker.
Det säger Maral Babapour Chafi, forskare och projektledare för ett forskningsprojekt på Institutet för stressmedicin.
Det nya normala
Projektet, som genomförs i Västra Götalandsregionen, skulle från början handla om aktivitetsbaserade kontor. När pandemin slog till skiftade projektet dock fokus till att även handla om ”det nya normala” – det vill säga nya former för kontorsarbetet efter pandemin. Under våren 2021 genomförde forskarna nio olika workshops med bland annat chefer och medarbetare på Regionens hus i Skövde och Göteborg, och med experter från företagshälsovården.
Utifrån det har forskarna skapat olika scenarier kring framtidens arbetsliv, och tittat på risker och möjligheter med bland annat hybridarbete. Ännu finns inget forskningsresultat publicerat, men forskarna har ändå hunnit samla på sig en hel del reflektioner och lärdomar.
Risker och möjligheter
Vad gäller att sitta hemma och jobba, så finns det både risker och möjligheter, berättar Maral Babapour Chafi. Möjligheterna är bland annat ett förenklat livspussel, mer frihet och en ökad effektivitet för vissa.
Men man måste också vara medveten om utmaningarna.
– En risk är isolering och ensamhet – både socialt och i ens beslutsfattande. I det dagliga lilla beslutsfattandet är det värt mycket att bara kunna luta sig över till sin kollega och fråga ”hur ska jag svara på det här mejlet”. Det tappar man om man sitter hemma.
I det dagliga lilla beslutsfattandet är det värt mycket att bara kunna luta sig över till sin kollega
Här finns också en risk att man missar den motivation som man annars kan få av att arbeta tillsammans med kollegor.
– Att jobba på distans innebär också en risk att inte blir sedd. Man kan inte fira de små segrarna tillsammans. Så nu krävs det från individen att man gör sitt arbete ännu mer synligt, så att man ändå kan fira tillsammans.
Dessutom finns det en risk att det bildas stuprör, när man bara samverkar med sina närmaste kollegor. Då måste man hitta nya former för gränsöverskridande samarbete.
Dialog och kommunikation
Vissa risker uppstår också om vissa sitter hemma och andra på kontoret. Det kan leda till frustration och irritation från båda hållen.
– De som är på kontoret kan känna irritation över att de tvingas ha videomöten fast de är på plats. Och de som sitter hemma kan bli irriterade över att de inte blir lika inkluderade i mötena.
Lösningen på mycket av detta är dialog, tror Maral Babapour Chafi. Speciellt just nu, i förändringen till hybridkontor som vi är mitt uppe i. I framtiden kommer det också att komma tekniska lösningar som också kan hjälpa till med planering och synkronisering.
Annemarie Hultberg, som är utvecklingsledare i regionen och koordinator i forskningsprojektet, håller med om vikten av dialog:
– Det gäller att ha tydliga spelregler. Chefen måste sätta ner foten och säga att ”det här är det som gäller. De här gångerna måste alla vara på plats”, till exempel. Att ha en dialog hjälper också till att undvika överraskningar gällande vilka som är på plats och vilka som inte är det.
Maxar det sociala
Det gäller också att vara medveten om att det finns en viss ”social skuld”, efter att många medarbetare har suttit hemma i ett och ett halvt år.
– Och då kanske vi blir extra sociala nu när vi kommer tillbaka; försöker maxa det sociala i arbetsgruppen. Men det kan ta mycket energi, så det kan bli som en sorts rekyleffekt efter det.
Det gäller att hitta en lagom mängd av allt, säger Maral Babapour Chafi. Man får göra som Guldlock, och prova sig fram. Funkar inte den första gröten, så gå vidare till nästa – tills man hittar den som är lagom.
Man får inse att det här kommer att vara en lärandeprocess
Och det gäller även för hur man kan bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete i det nya arbetslivet.
– Man får inse att det här kommer att vara en lärandeprocess – både på individnivå och organisationsnivå. Lyssna, utvärdera och gör om. Gör det ni alltid har gjort men lägg på hybridarbete-glasögonen. Och ta gärna hjälp av checklistor och dialogstöd hos till exempel Suntarbetsliv.
Skyddsombud och chefer
För skyddsombud kan situationen också vara extra utmanande nu.
– I vanliga fall kan ju skyddsombuden lyssna på sådant som sägs i fikarummet, men nu gäller det att vara mer proaktiv. Man får höra av sig till de som inte syns, så att man fångar upp de individer som riskerar att isolera sig.
Chefen kommer också att ha en ganska tuff period framför sig.
– Det läggs ett extra ansvar på chefer nu att hitta nya regler och normer. Mycket kommer att handla om det gränslösa arbetet. Här behöver chefen också få stöd uppifrån, och arbetsgivaren behöver titta även på chefernas arbetsmiljö.
