Digitala möten kan vara kluriga. Hur ser man till att alla deltagare är aktiva? Och hur får man igång kreativiteten? Det är några av frågorna som besvaras i guiden ”Närhet på distans”, med en lång rad tips och trix för distansarbete.
– Vi har gift ihop forskning och verklighet.
Det säger forskaren Jason Martin, universitetslektor på Linköpings universitet. Han är en av forskarna bakom ”Närhet på distans – en guide för ledarskap på distans med stöd av digitala arbetssätt”.
Guiden vänder sig till ledare med medarbetare som helt eller delvis jobbar på distans. Men den vänder sig också till medarbetarna själva.
– Den kan vara till nytta för andra intressenter också, som jobbar med arbetsmiljö. Skyddsombud kan till exempel använda guiden som ett verktyg för att ställa krav på arbetsplatsen.
Forskningsbaserade tips för distansarbete
I guiden finns praktiska, forskningsbaserade tips för hybrid- och distansarbete. Många av dem handlar om hur man kan få bättre möten. Bland dem finns:
- In- och utcheckningar
- Tips för hybridmöten
- Tips för pulsmöten
- Att möjliggöra aktivt deltagande
- Att möjliggöra kreativitet
- Att bygga nätverk
– Jag är särskilt nöjd med verktygen kreativitet, aktivt deltagande och bygga nätverk. Det är svårt på distans – men det går. Att vi fångade upp det och kunde begreppsliggöra det är jag glad över.
Främja kreativitet
Vad finns det då man kan göra för att till exempel främja kreativitet på distans? Så här står det i guiden, något förkortat:
”Ett grundläggande förhållningssätt för att möjliggöra kreativitet är att bejaka skillnader mellan individuella perspektiv i gruppen. I sådana processer är en alltför tidig samsyn direkt skadlig för kreativitet och idéutveckling. För att maximera kreativitet handlar det generellt om att börja ostört i de individuella perspektiven innan man låter den kollektiva uppfattningen påverka.”
I guiden finns det sedan ett praktiskt exempel på en övning som kan göras på distans, som kallas ”open space”.
Den börjar med en individuell reflektion kring ett ämne, där varje deltagare skriver digitala postit-lappar. Efter det samlar mötesledaren ihop allas lappar och delar in dem i kategorier. Varje kategori får ett eget digitalt grupprum. Deltagarna får sedan gå in i det grupprum som de tycker verkar mest intressant och diskutera vidare. En gemensam reflektion avslutar övningen.
Aktivt deltagande även vid distansarbete
En annan utmaning vid distansarbete är att se till att alla deltagare i ett möte är aktiva. Här är några tips från guiden:
Sätt upp tydliga riktlinjer innan mötet. Till exempel:
- Under digitala möten förväntas du att avstå från att hantera mejl, surfa, vara aktiv på sociala medier etc.
- Det förväntas att kameran är på under digitala möten.
- Använd chatten eller funktionen ”räck upp handen” om du vill kommentera när någon annan pratar.
Säkerställ att tekniken används på ett bra sätt:
- Om mötet är helt online är det viktigt att alla har bra utrustning samt att ”mute” på mikrofonen används om man inte pratar.
- I hybridmöten är det bra om en konferenshögtalare/mikrofon står centralt i rummet och att mikrofonen aktivt riktas mot den som talar.
- För att skapa en känsla av att alla är med i hybridmöten är det viktigt att ha en kamera som fångar deltagarna på plats, men även att ha en skärm (eller helst skärmar) i rummet som visar deltagarna som är med digitalt.
Se till att det finns någon som tar kommandot över mötet:
- Den som leder mötet tar ansvar för att fördela ordet och aktivt efterfråga input från deltagare som är online (oavsett om alla är online eller om det är ett hybridmöte).
Förvånansvärt lite reflektion kring mjuka ämnen
En sak förvånade Jason Martin under arbetet med forskningen: bristen på reflektion över hur annorlunda det är att vara ledare på distans.
– De mjuka frågorna, som hur man ska nå fram genom en skärm, fanns det ganska lite reflektion kring.
Det är nämligen stor skillnad mellan att leda ett möte genom en skärm eller fysiskt, menar han. Det krävs så mycket mer för att det digitala inte ska bli ett ”torrt, platt möte”.
– Att känna av stämning, fånga upp när något händer i rummet, det försvinner. Man måste förbereda sig bättre, driva aktiviteter framåt, kompensera för sådant som sker automatiskt i ett fysiskt rum. Deltagarna har mycket svårare att behålla fokus, lättare att zooma ut, och risken finns att mötet då blir bortkastad tid.
Fortfarande relevant
Mycket av forskningen bakom guiden skedde under covid, när många snabbt övergick till distansarbete. För många är distansarbetet vardag idag, men Jason Martin tycker att guiden fortfarande är relevant.
– Vi ville att guiden skulle ha ett långt liv, och inte vara covid-fokuserad. Vissa länkar till digitala verktyg kommer så klart att bli inaktuella men vi har sett till att hålla råden generella. Jag går själv ofta tillbaka och bläddrar i guiden för att till exempel påminna mig om tipsen för digitala möten.
