Arbetslivet omformas nu radikalt för många kontorsarbetare. Distansarbete i någon form är här för att stanna. Men hur hanterar vi det? Vad behöver vi utveckla? Fyra forskare bidrar med sina rön och råd.
Pandemins plötsliga och påtvingade distansarbete för att minska smittspridning har lett till en helt ny syn på var – och vad – ”kontoret” är.
– Folk har ju kontor hemma, även om man sitter vid köksbordet. Kontoret finns nu på alla ställen så kanske ska man börja prata om det gemensamma kontoret, säger forskare Kristina Palm vid Karolinska Institutet.
Hon är en av fyra forskare som deltog på ett seminarium om arbete på distans och övergång till hybridarbete, se faktaruta.
Socialt distansarbete?
Frida Pemer, som forskat kring att leda och samarbeta i team på distans, betonar att vi inte får missa det sociala mellanspelet, som är ”smörjmedlet” i hela organisationen. När vi hälsar i korridoren, ler och bekräftar varandra även med kroppsspråket ger det psykologisk trygghet.
– Högfungerande team har en stark känsla av tillhörighet och man är välkommen att vara med även om man säger fel ibland.
Hennes forskning visar att distansarbetet under pandemin delade upp team och enheter. Arbetet blev mer individualiserat och viktig kommunikation föll undan.
– Man pratade online om arbetsuppgiften men inte om vad man gjort i helgen eller om sina intressen. Man fick också svårare att räcka upp handen och säga att jag har kört fast eller gjort fel.
Inte minst blev det som nyanställd svårt att lära känna sina kollegor, att vara en del av gruppen och att utveckla sin professionella identitet.
Fördelar med distansarbete
Den samlade bilden från forskarnas studier visar ändå att distansarbete kan vara positivt för både hälsan och arbetet. Här är några fördelar som framkommit:
- Lättare få ihop arbets- och privatliv när tiden styrs själv
- Bättre fokus i arbetet och mer tid för reflektion
- En halvtimmes mer sömn per arbetsdag
- Självledarskapet utvecklas
- Tidsbesparing
Arbetsvardagen i bilder
I ett forskningsprojekt fick anställda och chefer mejla in foton på sin arbetsvardag för att med bilder berätta hur det var att arbeta hemifrån. Det kunde vara motiv på själva hemmakontoret, som ståbord av strykbräda eller en tom soffa utan kollegor. Men även bilder på vacker natur som energikälla. Eller på myskläder, med kommentar kring hur skönt det var att inte behöva ägna tid åt att bestämma klädesval, fixa håret eller sminka sig.
– När vi tänker i bilder kopplar vi på andra delar i hjärnan. Kanske har vi med fotona faktiskt kommit åt andra delar av arbetsvardagen med distansarbete som varit betydelsefulla, som det här med kläder eller naturen, säger Kristina Palm.
Hon ser hur det skulle kunna vara ett sätt att jobba med skyddsronder framöver.
– Ska man fortsätta arbeta hemifrån och arbetsgivaren har ett ansvar för hemmiljön kan man be medarbetare ta bild, säger hon och understryker hur viktigt det är att följa upp arbetsmiljön i det nya flexibla arbetslivet. Det gäller både den fysiska samt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Frivilligheten viktig
Men det är skillnad i upplevelsen beroende på om distansarbetet är självvalt eller inte. Blir det påtvingat syns negativa konsekvenser, visar forskning.
– De som inte valt distansarbete själva mår sämre och har fler konflikter mellan arbete och privatliv, säger Marina Heiden, som forskar om flexibelt arbete.
Hon håller på med en studie om hur arbetet påverkar pulsen och hjärtfrekvensen. Resultaten visar att de som distansarbetar lite eller inte alls har mindre stresspåslag än de som distansarbetar mycket. Och det oavsett om det är frivilligt eller inte.
– Här har det mycket betydelse hur det ser ut hemma, säger Marina Heiden.
Trångbodd, föräldraledig partner, skolbarn som kommer hem… alla har inte förutsättningar att fokusera i hemmiljön. Det behöver arbetsgivare ta hänsyn till om organisationen vill att medarbetare delvis ska distansarbeta.
Utmaningar med distansarbete
Andra utmaningar som forskningen kring distansarbete visat är exempelvis
- Risk att få för lite stöd i arbetet med svåra komplexa uppgifter
- Mindre psykologisk trygghet (betyder: högt i tak, riskfritt att komma med idéer och erkänna misstag)
- Vissa saker, som kreativa processer, tar mer tid online
- Sämre samarbete mellan avdelningar
Samtidigt har vi utvecklat och bemästrat tekniken för distansarbete. Vi hanterar onlinemöten bättre och är vanare att styra oss själva. Chefer har sett att det fungerar bra med distansarbete.
– Fortsätter man träna självledarskapet och får mer kompetens kan det möjliggöra en 50/50-fördelning. Men det är ett nytt sätt att arbeta och vi behöver utveckla nya sätt att leda, säger Adesuwa Omorede.
Hon forskar om psykosocial hälsa och produktivitet vid distansarbete. Hennes studier visar att svåra uppgifter med mycket komplexitet eller kreativa uppgifter passar bäst face to face.
Behåll rutiner vid distansarbete
Forskning visar också att de som under pandemins hemmaarbete la upp arbetsdagen ”som vanligt” mådde lite bättre. Stiga upp samma tid, ta en promenad, ta fika, luncha med matlåda, stänga ner datorn.
– Rutinerna spelar roll och påverkas också av det runtom. Det gäller att komma ihåg att ta fika och paus även om ingen kollega frågar, menar Kristina Palm, som även forskat om gränsdragning mellan arbete och fritid.
Tips! Se en kul film på 4 minuter om 7 sätt att hantera gränserna. Är du en tidsseparerare eller platsseparerare?
Läs också: Planera för SAM i det nya kontorslivet
