Att införa ny digital teknik på arbetsplatser kan vara en utmaning. Vad är det som behövs för att det ska bli bra? I en ny studie har forskare undersökt hur det gick till när en digital plattform infördes på en vårdcentral – och blev ett bra stöd för både personal och verksamhet.
På en vårdcentral har forskare studerat hur det gick till när en ny digital plattform för patientkontakt implementerades.
Sånt orsakar ofta stress och missnöje. Men studien visade att personalen var jättenöjd. Det väckte viss förvåning hos forskarna Gudbjörg Erlingsdottir och Susanne Frennert, som båda forskar i arbetsmiljöteknik vid Lunds universitet.
– Vi är vana vid att studera mindre lyckade implementeringar, eller implementeringar där effekten blir något annat än man förutsett. För oss var det en överraskning att det blev så bra. Och det är väldigt roligt att kunna presentera en lista på vad som fungerar, snarare än på vad som inte fungerar, berättar Susanne Frennert.
Skapad med personalens stöd
Plattformen är en kommunikationsplattform där patienten kan kontakta vårdcentralen digitalt. Tanken är att patientflödet genom plattformen ska bli mer effektivt. Med frågor och svar slussas patienten till rätt yrkeskategori på vårdcentralen och det går att kommunicera via chatt och video. Vårdpersonalen har i plattformen också utrymme att kommunicera omkring patienten.
Vad forskarna har intresserat sig för i samband med plattformen är hur man ska implementera digital teknik så att effekten blir så bra som möjligt – i dagsläget upplevs ibland ny teknik mer som en börda än en tillgång.
– De problem som brukar finnas handlar ofta om att tekniken inte passar rutinerna, att personalen känner att den inte stödjer deras arbete. Men just denna plattform är skapad ur erfarenheterna inom vården. Företaget är grundat av läkare och har vårdpersonal anställda. De har också anpassat plattformen successivt efter återkoppling från personalen, berättar Gudbjörg Erlingsdottir.
Bättre teamarbete
Så vad har de då kommit fram till hittills? Ja, det är tydligt att personalen uppskattar plattformen i sig. Att ha patientmöten i telefonen, i vetskap om att fler patienter står i kö och väntar på sin tur, kan bli väldigt stressande, konstaterar hon.
– Särskilt möjligheten till fördröjning i kommunikationen är uppskattad. När man skriver till patienten finns tid att fundera, och att rådfråga kollegor. Att via plattformen kunna kommunicera yrkeskategorierna emellan har dessutom förbättrat teamarbetet på vårdcentralen, vilket var en lite oväntad effekt.
5 faktorer för en lyckad implementering
I övrigt ser forskarna flera olika faktorer som har bidragit till en lyckad implementering:
- Ledningen förankrade idén om plattformen och det nya arbetssättet hos vårdpersonalen redan innan implementeringen.
- Företaget bakom plattformen utbildade superanvändare, och övrig personal.
- De som blev superanvändare var villiga att stötta kollegorna i förändringsarbetet.
- Ledningen avsatte ordentligt med tid i schemat så att vårdpersonalen kunde utforska och använda sig av det nya arbetssättet.
- Ledningen ordnade på vårdcentralen också regelbundna möten för återkoppling under och efter införandet, ibland inom ramarna för apt. Där kunde vårdpersonalen diskutera både farhågor, förväntningar och erfarenheter.
Gjorde personalen delaktig
– Jag tror en av de viktigaste faktorerna är att företaget gjorde personalen delaktig och att ledningen gav dem tid. De fick också se hur plattformen såg ut från patientens sida, och för de här yrkesgrupperna är det oerhört viktigt. De har ett väldigt starkt patientfokus. Det behöver man ta med i beräkningen vid implementering av ny teknik, konstaterar Gudbjörg Erlingsdottir.
Företaget gjorde personalen delaktig och ledningen gav dem tid
Nämnda studie är ett pilotprojekt som ägt rum mellan januari 2020 och våren 2021. Den ingår i ett av de nio projekten i AFA Försäkrings forskningsprogram om digitaliseringens effekter på arbetsmiljön. Projektet ifråga heter ”Förbättrade arbets- och patientflöden med digitalt Flow”.
Forskarna har under studien intervjuat tolv anställda på vårdcentralen vid två olika tidpunkter. Dessutom har ett par observationer gjorts under utbildningarna av superanvändarna.
Fler vårdcentraler ska införa
Framöver kommer fler vårdcentraler som implementerar samma plattform att studeras. Då kommer forskarna att kunna jämföra åtgärder vid implementering, och med större säkerhet säga vad i resultatet som kommer från implementeringen, och vad som har att göra med plattformen.
– Vi har två vårdcentraler klara för nya studier. Då kommer vi att kunna göra fler observationer, och också använda ekg-mätare för att mäta stress. På grund av pandemin var det inte genomförbart i piloten, men det ska bli oerhört spännande att få ytterligare ett mått på implementeringens effekter säger Susanne Frennert.
