20 procent av anställda i Sverige utsätts varje år för kränkande särbehandling, och sju procent är utsatta för pågående mobbning. Nu lanserar Mynak riktlinjer som ska göra det enklare för arbetsgivare att arbeta förebyggande och tidigt.
Kränkande särbehandling är inte bara vanligt förekommande; det är också behäftat med stora risker. Både för individen och för organisationen.
– De individuella riskerna är jättestora. Mobbning och kränkande särbehandling ökar risken för depression, hjärt-kärlsjukdom, att bli utslagen från arbetslivet, och till och med självmord. Det finns också risker kopplade till organisationen; som personalflykt, minskat engagemang och ekonomiska problem.
Det säger Stefan Blomberg, psykolog och forskare vid Linköpings universitet. På ett webbinarium presenterar han de nya riktlinjer för kränkande särbehandling som har tagits fram av en grupp forskare på uppdrag av Myndigheten för arbetsmiljökunskap, Mynak. Han är en av riktlinjernas huvudförfattare.
Respekt, saklighet och systematik
Det finns tre begrepp som är centrala för allt arbete mot kränkande särbehandling; både förebyggande, åtgärdande och uppföljande. Om man inte följer dessa finns det risk att insatser och åtgärder istället förvärrar eventuella problem. De är:
- Respekt. Alla i organisationen ska bli lyssnade på och tagna på allvar.
- Saklighet. Beslut ska fattas på rimliga grunder, och inte godtyckligt. Åtgärder måste också stå i proportion till problemen som ska lösas.
- Systematik. Åtgärder och rutiner måste tillämpas förutsägbart och på liknande sätt i likartade situationer.
– Det här är principer som man alltid kan luta sig mot, även om man som arbetsgivare inte vet exakt vad man ska göra i en situation, säger Stefan Blomberg.
Etisk infrastruktur
I riktlinjerna finns också rent konkreta råd och åtgärder. Tillsammans bildar detta en så kallad etisk infrastruktur, och som är grunden för allt arbete.
– En etisk infrastruktur gör att allt hänger ihop, och den skapar förtroende för ledningens förmåga att lösa problem. När det fungerar så stärker det etiska beteenden och motverkar oetiska.
De konkreta råd och åtgärder som finns i riktlinjerna har samlats ihop i tre olika flödesscheman. Mynak kallar dem för primär, sekundär och tertiär intervention. Ett enklare sätt att uttrycka det är att det handlar om förebyggande, efterhjälpande och uppföljande åtgärder.
En välfungerande organisation förebygger problem
Syftet med det första flödesschemat är att se om man har en välfungerande organisation, med ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på alla nivåer i organisationen. Det handlar om att skapa en arbetsmiljö präglad av tillit, förtroende och samarbete.
Hur gör man då det? I riktlinjerna finns det nio frågor att utgå ifrån:
- Fungerar det systematiska arbetsmiljöarbetet för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?
- Finns det nödvändiga arbetsmiljösystem (till exempel policyer, riktlinjer, värdegrunder)?
- Är dessa arbetsmiljösystem trovärdiga?
- Tillämpas dessa policyer och riktlinjer aktivt i organisationen?
- Finns det utbildningar och stöd för chefer och andra centrala personer (till exempel fackliga och skyddsombud) när det gäller svåra samtal, konflikthantering etcetera?
- Finns det kunskap och medvetenhet hos chefer och anställda om sociala hälsorisker på arbetsplatsen?
- Finns det kommunikationsträning och kunskap om tidig konflikthantering för medarbetare?
- Finns det delaktighet, inflytande och rimliga krav?
- Behandlas anställda rättvist inom organisationen?
Utifrån svaren på dessa frågor är det sedan dags att börja arbeta sig genom flödesschemat.
– Gör upp en plan och arbeta stegvis. Man får gärna arbeta parallellt med flera frågor samtidigt.
Det säger Christina Björklund, docent och forskare på Karolinska, och även hon en av riktlinjernas huvudförfattare.
Om något redan har hänt
Nästa flödesschema är det som används om arbetsgivaren har fått en indikation – eller faktiska uppgifter – om att någon har upplevt sig utsatt för kränkande särbehandling. Då gäller det för arbetsgivaren att skapa sig en bild av vad det är som har hänt, bland annat genom samtal med den drabbade.
Följande sex frågor kan ligga till grund för samtalet:
- Hur länge har situationen pågått? Ju längre tid desto högre allvarlighetsgrad.
- Vilket slags handlingar rör det sig om? Personorienterade handlingar indikerar högre allvarlighetsgrad.
- Hur ofta äger handlingarna rum? Hög frekvens av handlingar eller av handlingarnas konsekvenser indikerar högre allvarlighetsgrad.
- Kan den utsatta medarbetaren påverka situationen? Ju mer maktlös och rädd någon upplever sig desto högre allvarlighetsgrad.
- Finns stöd? Om stöd saknas ökar känslan av maktlöshet. Det ökar risken för ohälsa och därmed allvarlighetsgraden.
- Föreligger en hälsorisk? Ohälsa indikerar förhöjd allvarlighetsgrad.
Med detta som grund kan arbetsgivaren börja arbeta i det åtgärdande flödesschemat.
– Det man kan se är att oavsett vilken väg man tar genom flödesschemat så hamnar man nästan alltid på samma ruta i slutänden. Det handlar om sakliga och rättvisa interventioner på individ-, grupp och organisationsnivå. Det kan handla om konflikthantering, socialt stöd, disciplinära åtgärder eller omorganisering, till exempel.
Det säger Rebecka Cowen Forssell, forskare vid Malmö universitet och den tredje av riktlinjernas huvudförfattare.
Ofta kan problem hanteras internt, men ibland kan det vara värt att ta in en utomstående part för att hantera situationen. Det om problemen är allvarliga, eller om det till exempel handlar om höga chefer.
Uppföljning, information och prevention
Det sista flödesschemat handlar om uppföljning. Arbetsgivaren behöver se till att de som är involverade blir informerade om vad som har beslutats och varför, och sedan arbeta för att problem inte ska uppstå igen.
– Med hjälp av de här stegen växer den etiska infrastrukturen fram. Det skapar trygga organisationer som också har alla förutsättningar för att bli framgångsrika, säger Stefan Blomberg.
Det är viktigt att arbetssättet är förankrat i den högsta ledningen.
– Ta in det här i alla policys och processer – och se till att det är tydligt, avslutar Christina Björklund.