Chefer behöver eget stöd vid kriser

10 mars 2022 Lästid: 5 min
Person samtalar med andra runt ett bord
Svårt att vara chef under en kris. Chefen får ofta mer att göra, samtidigt som hen behövs för sin personal. Då kan det behövas en särskild krisorganisation, som kan ta över vissa arbetsuppgifter från cheferna.

Foto: Johnér Bildbyrå

Organisationer bör ha en beredskap för att avlasta sina chefer i krislägen. Annars hinner cheferna inte ta hand om sin personal och sig själva. Det visar en studie av arbetsmiljön i hemsjukvård och hemtjänst i början av pandemin.

Hur har det varit att arbeta i kommunal hemsjukvård och hemtjänst under pandemin? Hur har arbetsmiljön påverkats? Det har Christofer Rydenfält, forskare vid Lunds universitet, och hans kollegor studerat.

Forskarna har intervjuat 14 hemsjukvårdssjuksköterskor och 12 chefer inom hemsjukvård och hemtjänst i fyra skånska kommuner. De hoppas kunna fortsätta under våren med intervjuer av hemtjänstmedarbetare.

Studien är en del av ett pågående forskningsprojekt om införandet av mobila team i hemsjukvården. Datainsamlingen gjorde de i maj – juni 2021 och den handlar om förhållandena i början av pandemin.

Mer arbete, särskilt för chefer

En slutsats är att arbetsbördan ökade för alla, men att cheferna var särskilt utsatta. De blev tvungna att hantera många nya arbetsuppgifter. Det var till exempel att skaffa skyddsutrustning, tolka myndigheternas riktlinjer, hålla koll på smittläget, ordna testning och hantera smittspårning.

Samtidigt blev arbetet alltmer komplext. De fick svårare att ha kontroll över sin egen arbetssituation.
Christofer Rydenfält – De säger att de hade svårt att räcka till för sin personal, och svårt att fånga upp dem som mådde dåligt, säger Christofer Rydenfält.

För cheferna i hemtjänsten var smittfrågorna extra krävande. De var ofta socionomer och hade ingen medicinsk utbildning.

Krisorganisation behövs

– En lärdom för framtiden är att det behöver finnas en krisorganisation på plats, som kan ta över vissa arbetsuppgifter från cheferna, så att de får tid för sin personal.

I det här fallet gällde det en pandemi, men det är klokt att ha en generell beredskap i organisationen, menar han. Det bör finnas utrymme för att avlasta chefer vissa arbetsuppgifter under kriser, oavsett anledning. Cheferna kan också behöva stöd för att själva klara av ledarskapet.

Det behöver finnas en krisorganisation på plats

Under pandemin lade både chefer och sjuksköterskor ner mycket arbete på att samla in, tolka och sprida information. Då till exempel testningsrutinerna ändrades, skulle informationen nå ut till rätt medarbetare. Rutinerna skulle bli förstådda och slå igenom.

Digitaliseringen tog fart

Forskarna tittade också på användningen av digital teknik i arbetet. Digitaliseringen fick på sätt och vis en skjuts av pandemin, beskriver han. Många fysiska möten ersattes med möten via Zoom, Teams eller andra digitala verktyg.

Det växte även fram nya sätt att digitalt dela information, som medarbetarna behövde i sitt dagliga arbete.

Det kunde till exempel vara en situation där en patient inte var bekräftat covidsmittad på morgonen, men fick ett positivt testsvar under dagen. Då måste informationen nå medarbetare som skulle besöka patienten senare.

Det löste man genom att lägga in de uppdaterade uppgifterna i det gemensamma digitala nyckelsystemet. Verksamheter som inte hade ett system med digitala nycklar delade dokumenten digitalt på andra sätt.

Christofer Rydenfält kallar det för en ”bottom up-digitalisering ”, eftersom utvecklingen drivs underifrån, av dem som utför arbetet.

Vissa har skaffat sig nya förmågor

– Det är intressant att det är verksamhetens upplevda behov som driver digitaliseringen. Det är en skillnad från många andra digitaliseringar. Ofta kommer initiativet uppifrån och upplevs inte alltid som meningsfullt av dem som arbetar med vården.

En del av digitaliseringen kommer troligen att leva kvar i hemsjukvården, tror han. Flera verksamheter köpte under pandemin in bärbara datorer, vilket de inte tidigare hade haft. Därmed kunde fler anställda göra en del arbetsuppgifter hemifrån.

– Vissa har skaffat sig nya förmågor, som ökar möjligheterna till flexibilitet i arbetet. Chefer och sjuksköterskor uppskattade att kunna gå utbildningar digitalt och att slippa restiden till en del externa möten.

Skyddsutrustning skapar sopor

Den skyddsutrustning som behövdes för att hindra smittspridning gav upphov till ergonomiska problem, enligt studien. Det var varmt att jobba med munskydd och visir. Vissa medarbetare fick hudbesvär. Några fick luftvägsbesvär av att använda skydden i många timmar. Eftersom symptomen liknade covid-19 måste de stanna hemma, vilket ökade sjukfrånvaron.

Det uppstod också logistiska problem. Skyddsutrustningen skapade stora mängder sopor, men det var inte klart hur dessa skulle hanteras – och av vem.

Använda förkläden, munskydd och handskar ska inte vara kvar hos patienterna, utan måste tas om hand, säger Christofer Rydenfält.

– Bland soporna kunde eventuellt till och med finnas sådant som klassas som farligt eller smittsamt avfall. Vissa sjuksköterskor försökte ta med sig avfallet, men en hel del slängdes hos patienten. Det fanns hyresvärdar som klagade över mängden sopor.

Utrustningen skulle finnas på plats hos patienten, men ofta bar sköterskorna i hemsjukvården ändå med sig reserv-kit i ryggsäcken, för att inte riskera att stå utan.

Skyddsutrustning är en komplex fråga, menar Christofer Rydenfält.

Man bör se det som att personalen gör en uppoffring när de använder exempelvis visir eller munskydd i jobbet, fortsätter han. Därför behövs ett större fokus på ergonomi. Så länge det uppstår ergonomiska problem, bör arbetet organiseras så att medarbetarna kan ha ordentliga pauser, där de kan ta av sig skyddsutrustningen.

Här kan du läsa en artikel som skrevs när projektet startade.

Läs också artikeln Kollegorna är chefens stora stöd i pandemin

Om projektet

Projekt
Covid-19-pandemins påverkan på arbetsmiljön för kommunal hemsjukvårds- och hemtjänstpersonal: lärande för framtiden och för ett mer mobilt arbetssätt

Organisation
Institutionen för designvetenskaper vid Lunds Tekniska Högskola, Lunds universitet

Forskningsledare
Christofer Rydenfält

Tidsperiod
2020–2022

Finansiär
Afa Försäkring

Slutsatser och lärdomar från projektet hittills

En grupp forskare har intervjuat sjuksköterskor inom hemsjukvård och chefer inom hemtjänsten i fyra skånska kommuner. De har ställt frågor om hur pandemin har påverkat arbetsmiljön i de verksamheterna.

En slutsats hittills från projektet är att cheferna fick många nya arbetsuppgifter på grund av pandemin. Då hann de inte leda och stötta sina medarbetare tillräckligt. Det påverkade både chefer och medarbetare.

En lärdom från projektet är därför att organisationen måste ha beredskap för att avlasta sina chefer från vissa arbetsuppgifter, då ett krisläge uppstår. Då hinner cheferna vara chefer även under en kris.

Projektet pågår fortfarande. Forskarna planerar nu att intervjua hemtjänstens medarbetare.

Att leda i kris

Som ledare har du en nyckelroll när en kris inträffar. Du behöver vara extra medveten om vikten av att kommunicera och informera samt att lyssna in eventuella behov och oro. 

Som ledare behöver du också vara lugn, sprida trygghet, ta kontroll över situationen och visa att du tar den på allvar – då bygger du tillit.

Att skapa trovärdighet och tydlighet är A och O för att klara kriser. Trovärdighet byggs genom kompetens och pålitlighet.

Tänk därför på att vara öppen och ärlig, motivera olika ståndpunkter och beslut. Basera dina beslut på de fakta du har, organisationens värderingar och uppdraget för verksamheten. Ta hjälp av andra experter i frågor du själv inte har kunskap om. Allt du gör och inte gör är en del i att skapa tillit till dig som ledare.

Råden kommer från Suntarbetslivs stöd Arbetsmiljöarbete i tider av corona

Här hittar du fler råd om att leda en organisation i kris.

Text: Margareta Edling