Visste du att alla arbetsgivare i Sverige måste ha en arbetsmiljöpolicy? Den ska visa hur ni vill ha det och hur ni når dit. Använd vår steg-för-steg-guide för att ta fram en arbetsmiljöpolicy – eller för att vässa er nuvarande!
En arbetsmiljöpolicy ska motverka ohälsa och olycksfall på arbetsplatsen och främja trivsel. Att utforma en arbetsmiljöpolicy är en del av det lagstadgade systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare ska bedriva. Finns minst tio anställda måste policyn vara skriftlig.
Arbetsmiljöpolicyn är en viktig styrhjälp för ert arbetsmiljöarbete. Ju mer konkret den är, desto bättre.
Ofta tas policyn fram på organisationsnivå, men det kan också göras på förvaltnings- eller annan nivå. Huvudsaken är att alla medarbetare är underställda en arbetsmiljöpolicy.
Så här kan ni gå tillväga:
1. Planera arbetet
Bestäm vilka som ska vara med när ni tar fram eller ser över er arbetsmiljöpolicy. Det är bra om gruppen inte är för stor. Ha med representanter för arbetsgivare och arbetstagare, som chefer och skyddsombud. Arbetsmiljöarbete ska ske tillsammans i samverkan. Bestäm också hur ni vill lägga upp arbetet, exempelvis när ni ska träffas och hur ni ska förankra arbetet.
Läs mer: Vad är samverkan?
Tips! Ha en förslagslåda och uppmana medarbetarna att skriva upp en bra och en dålig sak med arbetsmiljön för att få viktig input inför ert arbete med policyn.
2. Träffas och diskutera
Samla gruppen och diskutera vilka arbetsförhållanden ni vill uppnå. Vad har ni för värderingar, visioner och mål? Prata om arbetsmiljöriskerna i just er verksamhet som bör tas upp i en arbetsmiljöpolicy. Fundera också på vilka mål, helst mätbara, ni kan sätta. Såväl fysiska som psykologiska och sociala förhållanden som påverkar arbetsmiljön ska med. Ta även upp riktlinjer för hur själva arbetsmiljöarbetet ska gå till, gärna med ansvarsfördelning.
3. Skriv utkast
En arbetsmiljöpolicy kan vara kort eller omfattande. Omfånget kan bero på storlek på och typ av organisation, vilka arbetsmiljörisker som finns – och er ambitionsnivå. Eftersträva en tydlig policy som är lätt att använda i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Hos Arbetsmiljöverket finns exempel på hur en arbetsmiljöpolicy kan se ut. Bildsök ”arbetsmiljöpolicy” på internet för fler exempel.
4. Engagera fler
Låt en större grupp ta del av utkastet till arbetsmiljöpolicy och komma med synpunkter. Det kan ni göra på exempelvis en arbetsplatsträff, i en arbetsgrupp eller i en workshop, beroende på vilken typ av organisation ni är och på vilken nivå policyn tas fram. Har ni en samverkansgrupp eller skyddskommitté kan ni diskutera utkastet även där.
5. Ledningen bestämmer
När ni samverkat och knådat fram en policy är det ledningen som har sista ordet och antar er arbetsmiljöpolicy.
6. Sprid
Policyn behöver vara känd för att kunna efterlevas. Låt alla anställda veta om att den finns. Informera i veckobrev, sätt upp på anslagstavlor, lägg ut den på intranätet och sprid på fler lämpliga sätt. Glöm inte att nyanställda ska få kännedom.
7. Följ upp
En arbetsmiljöpolicy blir aldrig helt färdig. Den är ett levande dokument som ni ser över och uppdaterar regelbundet. Gör det i samband med att ni följer upp arbetsmiljöarbetet årligen.
Visste du att...
…Arbetsmiljöverket tittar på arbetsplatsens arbetsmiljöpolicy vid en inspektion. Om det inte finns någon arbetsmiljöpolicy eller om den inte är tillräckligt tydlig kan Arbetsmiljöverket kräva åtgärd.