Fyra personer sitter i möte

När man ska lösa problem på arbetsplatsen gäller det att lägga lösningarna på rätt nivå. Ligger problemet i hur arbetet är organiserat måste lösningen också göra det. Annars får det ingen effekt, visar forskning.

Foto: Johnér Bildbyrå

Fyra tips för att hitta rätt arbetsmiljöåtgärd

Det är viktigt att hitta lösningar på rätt nivå i organisationen – annars kommer man inte åt problemen. Ungefär så kan man sammanfatta slutsatserna från en studie om arbetsmiljöåtgärder. Studien visar dessutom att det är viktigt att lyssna på rykten.

– Ungefär en tredjedel av alla svenskar i arbetslivet har arbetsorsakade besvär. En vanlig orsak är för hög arbetsbelastning, och det man behöver då är balans mellan arbetets krav och resurser.

Det berättade forskaren Magnus Åkerström, under ett seminarium arrangerat av Afa försäkring.

För att få balans mellan krav och resurser gäller det att arbeta med de förutsättningar som finns på arbetsplatsen. Men det är inte det lättaste. Det visade sig i en stor studie, som nyligen genomfördes i Västra Götalandsregionen.

Studien följde en stor arbetsmiljösatsning, som gick ut på att arbetsplatser fick ansöka om pengar från regionen för att lösa sina olika arbetsmiljöproblem.

I de 154 ansökningar som kom in beskrev olika arbetsplatser i regionen vilka problem de hade, och vilka åtgärder de ville använda för att lösa dem.

Nästan alla problem i ansökningarna låg på organisatorisk nivå – alltså de förutsättningar som finns på arbetsplatsen. Det kunde till exempel handla om hur mycket personal som fanns att tillgå på en vårdavdelning, hur lokalerna såg ut eller hur arbetsuppgifterna fördelades.

Bara en tredjedel på organisationsnivå

Men lösningarna som arbetsplatserna sökte pengar för, de handlade snarare om individerna. Det var sådant som inspirationsföreläsningar om friskvård, sömnskola och kurser i stresshantering.

Bara en tredjedel av alla föreslagna lösningarna låg på den organisatoriska nivån ­– till exempel schemaförändringar eller förändringar i hur arbetet genomfördes.

Det finns alltså en tydlig diskrepans mellan problem och åtgärder

– Många sökte snarare pengar för att lösa effekterna av problemen, än för att lösa de bakomliggande orsakerna. Det finns alltså en tydlig diskrepans mellan problem och åtgärder.

Det här gör också att satsningarna sällan ger önskad effekt. Arbetsplatserna bakom de 154 ansökningarna ovan fick faktiskt ingen övergripande effekt alls på sin sjukfrånvaro.

Behöver stöd i att designa åtgärder

Under samma period gjorde regionen också en annan arbetsmiljöinsats, av mer uppsökande karaktär. Åtta verksamheter med hög personalomsättning och sjukfrånvaro blev kontaktade med erbjudande om expertstöd.

Expertstödet – eller processtödet som det kallades – kom från företagshälsovården och Institutet för stressmedicin (ISM). Det gick ut på att en processtödjare från ISM hjälpte arbetsplatsen att hitta grundorsakerna till arbetsmiljöproblemen. Och sedan arbetade man tillsammans fram lösningar på gruppnivå eller organisatorisk nivå.

Och den här insatsen fick effekt. De arbetsplatser som fick hjälp att hitta rätt åtgärder sänkte både personalomsättningen och sjukfrånvaron.

Det visar att chefer och hr behöver stöd i att designa effektiva arbetsmiljöåtgärder

– Det visar att chefer och hr behöver stöd i att designa effektiva arbetsmiljöåtgärder.

En annan sak som forskarna kom fram till var att de som agerar som processtödjare behöver kunna växla mellan expertrollen och stödrollen. Ibland behöver verksamheterna en kunskapshöjande insats, och då behöver expertrollen kopplas in.

Påverka faktorerna på arbetsplatsen

Vad ska man då tänka på när man väljer åtgärder för att förbättra arbetsmiljön?

  • säkerställ tillräckliga resurser i form av kunskap om organisatorisk arbetsmiljö, tid, pengar och beslutsmandat.
  • skapa samsyn kring arbetssätt och vikten av organisatoriska insatser. Säkerställ delaktighet på alla nivåer.
  • utnyttja den information som finns inom organisationen för att analysera bakomliggande orsaker – arbetsgivare sitter ofta på mycket personal- och verksamhetsstatistik som kan kombineras.
  • ta hjälp av stödfunktioner och experter. Detta stöd kan exempelvis ges av en hr-resurs med arbetsmiljökompetens, företagshälsovården eller annan extern expertresurs.

– Det handlar om att vi måste ta hand om individerna, men påverka faktorerna som finns på arbetsplatsen, avslutade Magnus Åkerström.

Viktigt att lyssna på rykten

En annan del av seminariet handlade om slutsatser från ett antal djupintervjuer som forskarna har gjort med chefer och medarbetare, inom ramen för projektet.

En av de saker som de då kom fram till var att det är viktigt för chefer att lyssna på informell information – alltså rykten – för att förstå, analysera och initiera arbetsmiljöinsatser. Man ska med andra ord inte vänta och se vad officiell sjukfrånvarostatistik visar, för när sjukskrivningstalen börjar gå upp så har problemen redan gått långt.

Porträtt på Roy Liff, forskare vid Göteborgs universitet.– Officiell information kommer för sent.

Det sade Roy Liff, en annan av forskarna bakom projektet. Han fortsatte:

– Dessutom skapar det förtroende för chefen om man hanterar rykten som uppstår i verksamheten. Man tolkar dem, dödar vissa av dem och validerar andra.

Om man struntar i rykten kan de istället trissas upp till skvaller – som oftast handlar om enskilda personer. Det kan också uppstå en känsla av att den chef som direkt avfärdar alla rykten undanhåller information eller har en dold agenda.

Så det gäller för chefen att ha örat mot marken.

– Ta tid att lyssna på dina medarbetare kontinuerligt för att snappa upp rykten. Det är viktigt med ett nära ledarskap, för att förstå den verklighet som alla på arbetsplatsen befinner sig i.

Vi har tidigare skrivit flera artiklar om det här forskningsprojektet. Här är en artikel från starten av projektet, och här är en artikel från mitten av projektet.

Text: Anna Wettergård, 31 januari 2022