Bildspel och talarstöd på arbetsplatsträffarna

25 maj 2020 Lästid: 8 min
Porträtt av Josefine Lindell, förskolechef i Nässjö.
APT-kit ger kunskap om arbetsmiljö och samverkan, och lägger grunden till engagemang hos medarbetarna. Det tycker Josefine Lindell, förskolechef för tre förskolor i Nässjö, som använder kiten ofta.

Foto: Björn Larsson Rosvall / TT

I Nässjö stöttar HR arbetsplatsträffarna med “apt-kit”. Varannan månad får cheferna ett bildspel med talarstöd om ett ämne som ligger i tiden. Resultatet har blivit ett större engagemang för arbetsmiljöfrågor.

Josefine Lindell är rektor för Norrbodas förskola, Runneryds Östra förskola och Runneryds Norra förskola i Nässjö.

Men hennes kontor finns inte på någon av förskolorna, utan i gamla sjukhuslokaler i centrala Nässjö. Där sitter hon tillsammans med de andra rektorerna i förskolan, och specialpedagogerna.

Hon har varit rektor i tre år – och när hon håller i arbetsplatsträffar har hon haft nytta av så kallade “apt-kit” som kommunens HR-avdelning tar fram som stöd. Särskilt när hon var ny på jobbet.

Tar upp aktuella ämnen

Ett apt-kit består av en powerpoint om ett bestämt ämne, med bildspel och talarstöd.

 Med apt-kiten kände jag mig säker på att jag fyllde arbetsplatsträffarna med ett aktuellt innehåll, och jag fick stöd i hur jag skulle göra det, säger Josefine Lindell.

För att apt-kiten ska landa rätt i tid har HR-funktionen även gjort ett årshjul. I det kan chefer och skyddsombud se vilka ämnen som tas upp vilken månad under året. Det här årshjulet vävs sedan in i förvaltningarnas egna årshjul för verksamheterna.

 Årsplanen gör att jag tidigt kan planera kommande arbetsplatsträffar. Det blir enklare då.

Allt eftersom apt-kiten blir klara läggs de ut i chefshandboken på intranätet. I chefshandboken finns även tidigare apt-kit kvar som en kunskapsbank.

Nässjö började med apt-kit för ungefär tre år sedan. Det kommer fyra – fem nya om året, så de används inte vid alla arbetsplatsträffar.

På arbetsplatsträffarna inom förskolan i Nässjö brukar de vara 30 – 35 medarbetare som samlas. Chefen leder mötet. De använder antingen en stor interaktiv skärm eller projektor, så att alla som är med kan se bilderna. Diskussionsfrågor ingår också.

 Många tycker att det är jobbigt att prata i storgrupp. Därför brukar vi diskutera i bikupor, eller ha korta samtal med den som sitter jämte och sen lyfta i storgrupp.

Lättare att vara delaktig

Tidigt i våras hade de en arbetsplatsträff om samverkan. Det apt-kitet tog bland annat upp hur samverkan går till på de olika nivåerna i organisationen, och hur man kan vara delaktig.

Jag har många nya medarbetare och vi är alla viktiga för att samverkan ska fungera. För att få igång de tankebanorna behöver medarbetarna kunskap om verksamheten och hur den är organiserad. Med bakgrundskunskaper blir det också lättare att vara delaktig. Då blir samverkan inte bara ett ord man slänger sig med.

Förutom att hon själv får stöd av apt-kiten i sin chefsroll ser hon att de även har andra positiva effekter på arbetsmiljön. Tillbudsrapporteringen har till exempel ökat sedan de hade en arbetsplatsträff om det.

Apt-kitet vidgade vyerna för vad som är ett tillbud.

 Apt-kitet vidgade vyerna för vad som är ett tillbud, och varför man ska rapportera tillbud.

Innan den arbetsplatsträffen hade tillbudsrapporterna ofta fokus på barnen i förskolan. Om ett barn hade snubblat, till exempel.

 Nu kan jag se att fler tillbud rör personalen, och det är inte bara fysiska tillbud utan även om den stress som kan uppstå om vi inte fått in vikarie. Man ser sin egen arbetsmiljö på ett annat sätt nu.

Lägger grunden till engagemang

Den stora vinsten med apt-kiten är enligt Josefine Lindell att de ger kunskap som lägger grunden till engagemang.

 Jag ser hur medarbetarna tänker till inför verksamhetsförändringar, och det behövs. När vi tänker tillsammans får vi ett bredare perspektiv.

Magnus Rehn är HR-konsult i Nässjö.

 Medarbetarsamtalen är lägsta nivån i samverkan, men arbetsplatsträffen är den viktigaste, för den är närmast medarbetarnas vardag på jobbet, säger Magnus Rehn.

Då stöttar apt-kiten cheferna att driva arbetsmiljöarbetet. Ett ständigt förbättringsarbete, menar han.

Vi ville ha en likvärdighet i kommunen.

 Medarbetarna ska enligt arbetsmiljölagen ha viss kunskap för att kunna bidra och komma med idéer för hur verksamheten kan bli bättre. Det är inte så att apt fungerade dåligt förut, men vi ville ha en likvärdighet i kommunen. Mötena färgas förstås av verksamheten, men vi ville säkerställa att vissa frågor tas upp, säger Magnus Rehn.

Förskolläraren Carina Billfeldt är Lärarförbundets skyddsombud på Norrboda förskola. Nu är hon på väg ut i skogen med sex barn. De ska leta kottar. Solen skiner, men det har regnat. Det är galonkläderdag.

“Alla pratar mer”

Innan apt-kiten infördes innehöll arbetsplatsträffen mest information från arbetsgivaren, berättar Carina Billfeldt.

Hon tycker att apt-kiten är bra eftersom de är ett stöd för rektorerna att genomföra arbetsplatsträffarna på ett bra sätt.

 När vi dessutom delas in smågrupper så pratar alla mer. Då brukar chefen gå runt och lyssna av och svara på frågor, säger Carina Billfeldt.

Det är värt mycket när Josefine kommer ut till oss.

De har oftast arbetsplatsträffar alla tre förskolor tillsammans. Men det behövs också egna möten med rektorn på den egna förskolan, anser Carina Billfeldt.

 Vi kan sakna lite att rektorn inte har kontoret hos oss, och vi tycker att det är värt mycket när Josefine kommer ut till oss.

Alla foton: Björn Larsson Rosvall / TT

Exempel på ämnen i Nässjös apt-kit

  • Riskbedömning
  • Samverkansavtal
  • Medarbetarenkät
  • Glädje
  • Tillbud och olycksfall
  • Korttidsfrånvaro
  • Digital arbetsmiljö
  • Hälsa

Så fungerar apt-kiten i Nässjö

  • Tas fram av Nässjö kommuns HR-avdelning.
  • Finns på kommunens intranät.
  • Består av en powerpoint-presentation med manus.
  • Tar upp olika ämnen.
  • Följer ett årshjul med ett kit ungefär varannan månad.
  • Är självinstruerande och tar 20-30 minuter att genomföra.
  • Bygger på att chefen först gör en dragning, sen diskuterar medarbetarna ämnet.

Apt-kiten används i nästan 75 % av Nässjö kommuns verksamheter.

Källa: Magnus Rehn, HR-konsult i Nässjö kommun.

Två smakprov ur Nässjös apt-kitt

Här är två exempel på diskussionsfrågor i Nässjös apt-kitt.

Ur apt-kitet om glädje:
Vad är det bästa med vår arbetsplats?
Vad gör mig glad på jobbet?

Ur apt-kitet om samverkan och arbetsmiljö:
Vad innebär delaktighet på våra APT?
Hur pratar vi om arbetsmiljö hos oss?

Vill du veta mer om Nässjös apt-kit? Hör av dig till Magnus Rehn!
magnus.rehn @ nassjo. se

Text: Anna Norrby