"Vi chefer kan inte göra allt själva"

Södertälje sjukhus lovordas för sina linjechefers förutsättningar. Avlastning, struktur och kollegialt stöd är några delar i framgångsreceptet. Och självgående medarbetare. Därtill har alla chefer en egen hr-assistent!

Måndag morgon. Molnen hänger halvtunga över Södertälje sjukhus. Men droppar finner vi bara inomhus. Trettiotalet meterhöga droppformade glas hänger från taket i huvudentréns glasgång. En mäktig konstinstallation.

En trappa upp, i sjukhuscaféet, väcks vita väggar till liv av loppisfyndade färgade dukar. Den virkade konsten rimmar väl med känslan familjär – ordet som är mina intervjupersoners samstämmiga beskrivning av sin arbetsplats. Är det verkligen ett sjukhus vi pratar om?

– Det är så litet att vi har koll på varandra. Jag har trivts från första dagen, säger vårdenhetschef Annika Johansson, som jobbat på Södertälje sjukhus sedan 2013.

Annika Johansson är en av 70-talet chefer och 1 400 anställda. Södertälje sjukhus är Stockholms läns näst minsta akutsjukhus, av sex stycken. Det är också det sjukhus i regionen som verkar fungera bäst för första linjens chefer, visar en jämförande granskning (se även nedan). Vad är det som ger så bra förutsättningar?

Cheferna får avlastning

– När jag började fick jag göra rätt mycket själv som chef men nu finns jättebra stöd, berättar Annika Johansson.

Forskning visar att chefer vill ha avlastande stöd. Men stödfunktioner som hr vill vara styrande strateger. Lite hårddraget.

Läs mer: Chefsstöd eller expertstyrning? Så hittar ni balansen!

På Södertälje sjukhus får cheferna avlastning. Hr sköter exempelvis delar av introduktionen för alla nyanställda: behörigheter, e-tjänstekort och guidad rundtur på sjukhuset.

– Det hjälper oss chefer jättemycket. Nu behöver jag bara dra mottagningsspecifika saker för de nya, säger Annika Johansson.

Hon rekryterade nyligen tre undersköterskor och en sjuksköterska till sina enheter.

– Jag fick jättebra hjälp av en hr-specialist. Där har de lyssnat och fått till ett bra stöd för oss. Vi chefer kan inte göra allt själva och just rekrytering tar mycket tid, säger hon.

Alla chefer har hr-assistent

Ett annat toppmodernt stöd är en AI-assistent för hr-frågor för alla chefer. Den är framtagen i en pilot tillsammans med Karolinska och ska underlätta chefernas arbetsvardag.

Annika Johansson uppskattar redan sin nya assistent, som ”började” före sommaren. Hon har använt den för att snabbt få ett trevligt svarsunderlag för patientklagomål och för att kolla detaljer om övertid och rekrytering.

– Vi är flera som använt den. Vi har skrattat lite och undrat: Vart är vi på väg? Men om tekniken underlättar så är det ju bra, menar hon.

Vad behöver ni, chefer?

En som drivit på för bättre chefsstöd är hr-direktör Inger Nerell. När hon började på Södertälje sjukhus för ett par år sedan var det en relativt ny ledningsgrupp.

– Jag tror det var i den vevan vi började prata mer om att ge cheferna bästa möjliga förutsättningar att vara chefer, berättar hon.

Hon och fler från hr har just besökt alla verksamheters ledningsgrupper för att höra vad cheferna behöver eller vill ta bort.

– Det gäller att lyssna av och försöka förstå första linjens chefer och vad de sitter med för frågor så att det inte enbart blir en hr-produkt. Vårt mindset är: hur kan vi avlasta? säger Inger Nerell.

Handlar även om bättre vård

Om cheferna lyckas blir det tryggare arbetsgrupper, mer kvarstannande, lägre sjukfrånvaro och i slutänden en bättre vård för patienterna.

– Det hänger ihop, och det ser ju ut att ha gått bra. Vi har lägst sjuktal i regionen och har fått ett bättre flöde genom sjukhuset med mindre väntetider och fler öppna vårdplatser. Allt beror inte enbart på att vi stöttar cheferna men det är en viktig nyckel, säger Inger Nerell.

Gäller att utnyttja stödet

Specialistsjuksköterskan Marie Antman är ena delen av ett till synes rätt omaka radarpar. Hon har ett delat chefsuppdrag som vårdenhetschef på akutmottagningen sedan tre år och kan se en tydlig förbättring av chefsstödet.

– Min egen introduktion som chef var sisådär. Det har förändrats och är mycket bättre nu. Jag var också ganska kritisk då vad gäller stödfunktionerna och fick i början heller inte ta in hyrpersonal. Det var ett tufft första år, berättar hon.

Därefter började chefskollegan Denis Jakopovic. Tillsammans fick de rekrytera mycket ny personal. Men de kanske inte riktigt har använt sig av den hjälp som finns.

– Vi har nog varit lite dåliga på att ta stöd, till exempel att skicka våra nya medarbetare på introduktionsdag. Vi har inte haft rutiner för det, berättar Denis Jakopovic lite eftertänksamt.

Linjecheferna Marie Antman, Denis Jakopovic och Annika Johansson. 

Bemötande en del av arbetsmiljön

Akutmottagningar brukar ha hög personalomsättning men på Södertälje sjukhus har den nu minskat kraftigt. Chefsduon berättar att de jobbat hårt med bemötandekulturen, hur man är mot varandra och mot patienterna.

– Det gäller för alla att reflektera över sitt eget beteende. Det kan vara stressigt på akuten och man kanske snäser åt någon men då ska man kunna säga förlåt, menar Marie Antman, som har snabbt till replikerna – chefsduon tycks komplettera varandra.

Lär sig konsten att leda

Båda har även gått den interna chefsutbildningen Ledarkonst, som Annika Johansson tagit fram och leder tillsammans med Anna Wik Bringby. Den hjälper chefer att bättre möta och lyssna på sina medarbetare och växa i sitt ledarskap.

– Den är riktigt bra faktiskt, lättsam att ta in och utgår från riktiga problem, tycker Denis Jakopovic, med medhåll från kollegan.

Vad mer skulle underlätta er chefsvardag?

– Att alla IT-system fungerar! svarar Denis Jakopovic, den här gången blixtsnabbt. Det skulle underlätta jobbet – vi har många omoderna system.

Självgående medarbetare

En som har bra insyn i sjukhusets olika verksamheter är sjuksköterskan och skyddsombudet Cecilia Asp Paulrud. Hon ingår i en intern bemanningspool med 16 personer för alla slutenvårdsavdelningar. Hon lyfter fram att personalen i hög utsträckning stannar kvar, vilket innebär att medarbetarna har erfarenhet och hög kompetens. Det i sin tur underlättar för cheferna.

– Sjuksköterskorna kan handleda och leda vårdarbetet. Sjukhuset är också lagom stort och chefen ett snabbt samtal bort, säger hon.

Närvarande chefer

Hon beskriver även hur en tydligare struktur både har gjort cheferna synligare och underlättat chefskapet. Tisdagar är numera mötesdag och det är inte onödigt många möten.

– Nu sitter cheferna med på morgonfikat, är närvarande och på plats på riktigt. Man ser sin chef oftare och kan snabbt ställa en fråga.

Dessutom är det överlappning av scheman på onsdagar klockan halvtvå till fyra.

– Då kan vi ha kortare utbildningar, sjuksköterskemöten eller undersköterskemöten. Överlappning gör att man inte behöver springa och fråga chefen. Det blir upp till mig som medarbetare att ta ansvar för att få saker gjorda på den tiden.

Förändrat chefskap

Eftersom Cecilia Asp Paulrud har lång erfarenhet av jobb på Södertälje sjukhus kan hon även jämföra då och nu. Hon tycker att chefskapet har förändrats.

– Cheferna både kan mer och vågar också fråga när de inte är helt hundra. Det är ett lite mjukare approach där chefen är med och ror och inte bara slår på trumman.

Rapport: Tufft chefskap – men med ljusglimt

Har första linjens chefer i slutenvården tillräckliga förutsättningar för att utföra sitt uppdrag? Revisorerna i Region Stockholm har granskat slutenvård inom geriatrik, psykiatri, internmedicin och ortopedi.

Granskningen omfattade Stockholms läns sjukvårdsområde, Södersjukhuset, Danderyds sjukhus och Södertälje sjukhus. Cheferna var sjuksköterskor och läkare.

Resultaten visar att

• de intervjuade trivs med sitt jobb men tre av fyra upplever stressymptom
• många av cheferna, främst sjuksköterskor, har för stort antal underställda medarbetare, som mest 73
• vissa chefer har bristande stöd, framför allt från hr
• det är svårt att rekrytera första linjens chefer till slutenvården
• personalomsättningen för cheferna är hög

Södertälje sjukhus stack ut positivt i jämförelsen genom att:

• avlasta första linjens chefer, bl a med operativt hr-stöd
• ha lägre antal medarbetare per chef, medel 35,4
• ha betydligt lägre personalomsättning bland första linjens chefer

Källa: Första linjens chef, Revisionskontoret Stockholm 2024