Utbildning om OSA satte fart på arbetsmiljöarbetet

26 september 2022 Lästid: 7 min
Helena Skärby och Johanna lehnert, planeringsenheten hemtjänst Göteborgs stad
Nya idéer för introduktion - det blev ett av flera resultat efter en utbildning om arbetsmiljö, för chefen Helena Skärby och skyddsombudet Johanna Lehnert på hemtjänstens planeringsenhet i Göteborg.

Foto: Anna Rehnberg

Vad kan man göra på sitt jobb för att minska arbetsbelastningen och öka återhämtningen? I Göteborgs stad kan alla arbetsplatser gå en utbildning om det. Hittills har utbildarna nått över hundra arbetsplatser. Nu är målet att sprida den till hela staden.

Vi ser varandra i arbetet varje dag, och tar ofta för givet att vi upplever arbetsbelastningen på ungefär samma sätt. Men att prata på djupet med sina kollegor om jobbet kan leda till att man ser med nya ögon på vad som går att påverka i arbetsmiljön.

På över hundra arbetsplatser i Göteborgs stad har medarbetarna fått göra just detta, under en utbildning om arbetsbelastning och återhämtning. Den innehåller en halvdag med teori för chef och skyddsombud, och två arbetsplatsträffar med hela enheten.

Vid de här träffarna arbetar man med två grundläggande frågor: vad kan vi göra åt arbetsbelastningen på den egna arbetsplatsen? Och vad behöver skickas vidare uppåt i organisationen?

Letar orsaker

Fokus ligger på att finna och sortera rotorsaker till arbetsbelastningen, och lägga dem på rätt nivå för påverkan. Kan jag som individ påverka, eller vi som grupp? Eller är det chefen eller nivån över chefen som kan påverka?

På Enheten för stöd och planering i Hemtjänsten Centrum 1 finns administratörer som planerar hemtjänst, handledare samt stöd ute på hemtjänstenheterna.

Där har chefen Helena Skärby nyligen gått utbildningen för andra gången tillsammans med sin enhet. Första gången var 2019. Enheten då hade inga synbara problem i form av exempelvis sjukfrånvaro, men utbildningen öppnade för bra samtal om arbetsmiljön, konstaterar hon.

Våra samtal blev mer nyanserade

Helena Skärby hemtjänstchef – Jag kan absolut säga att vi fick effekt den gången! Framförallt fick vi ett gemensamt språk för vår arbetsmiljö, utöver risker och friskfaktorer. Vi kunde prata konkret: vad är återhämtande, vilka arbetsuppgifter kan vara det? Våra samtal blev mer nyanserade.

Hemtjänst skyddsombudet Johanna LehnertEftersom enheten fått ny personal ville hon att arbetsgruppen skulle gå utbildningen en gång till, under våren 2022. Då deltog även skyddsombudet och administratören Johanna Lehnert.

– Särskilt intressant var att vi fick lära oss mycket om förändringsarbete, om de olika faserna i en förändring, säger hon.

Plan för åtgärder på rätt nivå

Under utbildningen har medarbetarna tillsammans på en arbetsplatsträff först tagit fram rotorsakerna till hög arbetsbelastning. På nästkommande arbetsplatsträff diskuterade de sedan de förslag till åtgärder som chef och skyddsombud tagit fram under mellantiden. De gjorde en plan för hur de ska arbeta med dem. I höst ska den planen användas som underlag för nya arbetsplatsträffar.

De rotorsaker som de har bestämt sig för att åtgärda på Enheten för stöd och planering är tillgänglighet och introduktion.

– Medarbetarna har en upplevelse att de alltid behöver vara tillgängliga för många olika personer och yrkeskategorier. De behöver svara på mejl, telefon, och teams. Det ska vi arbeta med. Och vi ska också se över introduktionen till arbetsplatsen, berättar Helena Skärby.

Hennes förhoppning är att utbildningen ska ge en högre kvalitet på arbetsmiljöarbetet. Men också att den ska bidra till att medarbetarna känner gemenskap och hittar gemensamma frågor att jobba med.

elisabet palmerElisabet Palmér är planeringsledare för arbetsmiljö och hälsa i Göteborgs stad. Hon var med och tog fram utbildningen 2018, och har drivit den sedan dess tillsammans med kollegor. Hon säger att responsen från deltagarna överlag har varit bra.

Uppskattat att cheferna får vara deltagare

– Det vi får till oss efter utbildningarna är bland annat att det är mycket uppskattat att cheferna får vara deltagare, på samma villkor som alla andra.

Skapar en öppen kommunikation

I utbildarnas roll ligger att vara mycket aktiva i att hjälpa fram dem som har lite längre startsträcka till att ta till orda. Kommunikationen i gruppen ska vara öppen och ärlig. Delaktighet och öppenhet är ledord. Alla ska med.

– Att leda utbildningen är komplext. Det är viktigt att ta tiden att bygga upp det förtroende som krävs för att vi ska kunna förmå människor att dela med sig inför varandra, säger Elisabet Palmér.

Eftersom rotorsakerna är den verkliga anledningen till att arbetsbelastningen är bra eller inte så bra på jobbet, är det också viktigt att man inte ger sig förrän gruppen är överens om att man har hittat just roten.

– Du kan göra en massa insatser för arbetsmiljön men skjuter du från höften är det inte säkert att insatsen träffar rätt. Att gå till rotorsaken är att gå till grunden med problemet, förklarar Elisabet Palmér.

Cheferna behöver följa upp

Utbildningen ställer också höga krav på trovärdighet: landar en rotorsak på chefens bord, då får chefen inte göra medarbetarna besvikna. Ibland kan chefen också behöva lyfta rotorsaken högre upp i organisationen. Så innan utbildningen drar igång ser man till att cheferna är införstådda med att det krävs ett visst mod.

Hittills har utbildningen nått 2000 av stadens 58 000 medarbetare. Och allt fler chefer hör av sig för att få ta del av den.

En del av hr-strategernas uppdrag

För närvarande har 25 hr-specialister spridda i stadens olika förvaltningar utbildats för att själva kunna hålla i utbildningen ute på arbetsplatserna. Metoden ingår som en del av deras arbete för att stötta chefer och medarbetare, vilket innebär att den här satsningen på arbetsmiljö har en låg kostnad.

Ursprungligen är utbildningen en del i ett åtgärdsprogram för att sänka sjuktalen i Göteborgs stad. Hur man har lyckats med det är ovisst: en pandemi har kommit emellan och rört till alla möjligheter till analys.

bygger på hälsofrämjande kommunikation

– Men vi gör självskattningar i alla grupper. Först innan utbildningen, och sen efter att de fått till aktiviteter i handlingsplanen.

Då frågar utbildarna efter motivation, engagemang och delaktighet – har det ökat, delvis ökat eller inte alls ökat? Och de allra flesta deltagare uppger att alla tre delarna har ökat i någon form deras arbetsgrupp.

Bäst att träffas fysiskt

Pandemin riskerade också att lägga utbildningen på is. För att hålla igång genomförde man den digitalt vid tio tillfällen. Elisabet Palmér konstaterar att det ändå fungerar bäst fysiskt.

– Utbildningen bygger på hälsofrämjande kommunikation. Det är svårt att uppnå digitalt, så i fortsättningen kommer vi att köra digitalt bara i absoluta nödfall.

Om utbildningen

I Göteborgs stad kan alla arbetsplatser gå en utbildning om arbetsbelastning och återhämtning. Chefer, skyddsombud och medarbetare deltar.

Utbildningen har två grundfrågor:

  1. Vad kan vi göra åt arbetsbelastningen på den egna arbetsplatsen?
  2.  Vad behöver skickas vidare uppåt i organisationen?

Så här går det till

Själva utbildningen har skruvats lite grann på under åren. Numera går det till så här:

  • En chef anmäler intresse. Hen tar frågan till medarbetarna på arbetsplatsträffen: Vill ni gå den här utbildningen?
  • Chef, skyddsombud och hr fyller i en nulägesbeskrivning och lämnar till utbildaren. I nulägesbeskrivningen ingår bland annat: Vad för verksamhet, vilka arbetstider, hur ser talen för arbetsbelastning och återhämtning ut i medarbetarenkäterna?
  • I en första workshop tar arbetsgruppen fram rotorsaker till arbetsbelastning och återhämtning. Chef, hr och skyddsombud deltar på samma villkor som alla andra.
  • I en andra workshop skriver deltagarna en handlingsplan med åtgärder. En tidplan görs för handlingsplanen och ansvar fördelas för att genomföra aktiviteterna.
  • Efter tre till sex månader gör utbildarna en uppföljning med deltagarna: hur har det gått med motivation, engagemang och delaktighet?

Jobba med arbetsbelastningen på er arbetsplats

illustration suntarbetsliv serverarHa koll på arbetsbelastningen för att skapa en hälsosam arbetsmiljö – använd Suntarbetslivs verktyg OSA-kollen.

En rimlig arbetsbelastning innebär:

  • att det är balans mellan krav och resurser
  • att arbetsuppgifter och förväntade resultat är tydliga
  • att det finns tid för återhämtning

Testa balansen mellan krav och resurser hos er – använd er av Balanskollen – en del av OSA-kollen! 

Text: Marika Sivertsson