Elva timmars dygnsvila – så gör Strömstad

På Opalens korttidsboende i Strömstad har de testat olika scheman som uppfyller reglerna om elva timmars dygnsvila. Till stöd har de använt sig av arbetsplatsträffar och schemaläggarna på kommunens bemanningscentral.

Opalen ligger i ett villakvarter mitt i Strömstad på västkusten. En enplansvilla med egen trädgård där kommunens korttidvistelse och korttidstillsyn för barn och ungdomar håller hus. Hit kommer sammanlagt tio barn, fast inte samtidigt. Några kommer efter skolan, som en form av fritids. Andra kan vistas här som avlastning i flera dygn. Personalen strävar efter att det ska vara så hemlikt som möjligt.

Opalen hör till området LSS, som står för lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Barnens vistelse planeras enligt ett rullande schema och de mixas utifrån sina behov. Det brukar vara tre barn samtidigt på avlastning och två barn som kommer efter skolan.

– Vi pratar hela tiden om vem vi är här för: barnen. När vi lägger schema för barnen behöver vi ta hänsyn till varje barns behov och vilka barn som passar ihop. Det är ett pussel, säger enhetschefen Vigdis Sagranden.

Men även personalens schema läggs med omsorg. I början av oktober 2023 rullar Opalen igång sitt första tioveckorschema enligt reglerna för dygnsvila.

Opalen har redan testat flera andra scheman som ger tillräcklig dygnsvila. Arbetsplatsträffarna har varit navet för projektet.

– Vi har använt våra arbetsplatsträffar till att jobba fram hur vårt schema ska vara, säger Vigdis Sagranden.

Det gick till så att chefen för kommunens bemanningscentral kom till arbetsplatsträffen och berättade om reglerna om elva timmars dygnsvila, som gäller från 1 oktober 2023. Alla fick ställa frågor.

– Sedan gjorde vi egna schemaförslag som vi stämde av med bemanningscentralen, berättar Krzysztof Lisik som är stödassistent på Opalen.

De testade flera olika varianter. Till varje arbetsplatsträff kom någon från bemanningscentralen så att Opalen kunde få experternas ögon på schemat.

– Vi har pratat om hur schemat kan göras bra både för barnen och oss i personalen. Vi ska inte vara för belastade. Vårt arbete är inte tungt fysiskt, utan psykiskt. Därför är det viktigt med vila och lagom med arbete så att man kan återhämta sig. Och nu funkar det jättebra, säger Krzysztof Lisik.

Testar schema på tio veckor

De har nu landat i ett förslag på grundschema som rullar i tio veckor. Ledigheten snittar på tio till tolv dagar under en fyraveckorsperiod. Han beskriver hur schemat var förut.

– Vi hade jättelånga pass, över 24 timmar. Sen hade jag visserligen ledigt i flera dagar, men jag hann ändå inte återhämta mig tillräckligt.

Så blir det inte längre. Nu är arbetspassen inom LSS i Strömstad som längst tolv timmar. Och på Opalen jobbar numera en i personalen enbart på nätterna. Tidigare hade alla nattpass i sitt schema. De har även en person som jobbar skift, eftermiddag och natt. Krzysztof Lisik har testat att jobba så också, men kände att det var lite svårt att anpassa sig till att byta mellan natt- och dagpass.

– Tänk på att man ska orka i många år. Att jobba både natt och dag kan bli en för stor belastning när man blir äldre.

I det nya schemat är det lite svårare att göra ändringar. Men å andra sidan vet medarbetarna hur deras schema ser ut under lång tid framåt, och vilka de ska arbeta med.

– Med ett tioveckorsschema får man bättre framförhållning och kan planera sitt liv, säger Vigdis Sagranden.

Opalen tar alltså fram förslag på schema, men schemat läggs sedan av bemanningscentralen. Både Krzysztof Lisik och Vigdis Sagranden tycker att det är bra att ha en bemanningscentral utanför verksamheten som lägger schemat åt dem.

– Nu behöver inte Vigdis vara schemaexpert, det räcker att hon kommer med rätt input till bemanningscentralen, säger Krzysztof Lisik.

Vigdis Sagranden är även enhetschef för Solbackens dagcenter som är en daglig verksamhet enligt LSS och sysselsättning enligt socialtjänstlagen, SOL, till personer med olika funktionsvariationer. De båda ställena samplanerar sina scheman, vilket främst innebär att personal från Opalen har resurspass på Solbacken när barnen är i skolan.

– Vi nyttjar kompetensen där den behövs: rätt person på rätt plats vid rätt tid, säger Vigdis Sagranden.

Heltidstjänster en förutsättning

Strömstads kommun är en heltidsorganisation i grunden. Ungefär 90 procent av medarbetarna har heltidstjänster. Den stora andelen heltidstjänster har varit en förutsättning för att få ihop de nya schemana.

När Strömstad under åren 2016 till 2019 ställde om till heltidsorganisation behövde de även göra om sina scheman, och direktivet från politiken var att det inte skulle kosta mer. Den omställningen jobbade man med i flera år. De som ledde det arbetet var Lisbeth Skaar, chef för bemanningscentralen, och Jennie Persson, verksamhetschef Insatser i hemmet samt bemanning.

– Då ställde vi om till det som kallas äkta grundschemaförslag. Det betyder att vi lämnade en kultur där man underbemannar gruppen och täcker upp med timvikarier, för att istället bli en heltidsorganisation. Den förändringen är till god hjälp nu, säger Jennie Persson.

Med äkta grundscheman får man en viss överkapacitet.

– Om du då inte har en plan för att ha den överkapaciteten på rätt ställe ger det en ökad kostnad. Därför behöver man ha en central funktion som kan planera ut överkapaciteten i dialog med verksamheterna, fortsätter hon.

– Vi får ofta höra att jaha, nu ska man skicka folk kors och tvärs. Men de allra flesta med resurspass är kvar på sin enhet. Bara ett fåtal går ut och jobbar på andra enheter, och då parar vi ihop verksamheterna.

När de ställde om till heltidsorganisation hade de också mycket dialog, workshops och utbildningar. Det rullade ut mattan även för ändringarna som kommer med reglerna för dygnsvila, tror Jennie Persson.

– Dialogen behöver komma först, när man gör förändringar. Det är där vi får fram vad som är viktigast att tänka på i schemat. Det ger också en förståelse för komplexiteten i schemat och reglerna.

Så får de in rätten till vila i schemat

Frågorna nu kan handla om hur man gör med ledigheter. Förut har man kunnat byta pass med varandra och pussla, men det går inte längre. I dialogerna kan även arbetsmiljöproblemen komma fram i ljuset. Lisbets Skaar minns ett möte alldeles nyligen, innan schemaändringen.

– En medarbetare inom en verksamhet satt med tårarna i ögonen och sa: ”Jag orkar inte jobba en dag till. Jag har jobbat elva dagar i rad och bara haft en enda dag ledigt och ska gå på sex dagar till nu. Jag orkar inte.”

Det är då Lisbeth förklarar varför man behöver schemalägga för återhämtning och hur man påverkar varandra i schemat.

Inom LSS i Strömstads kommun har de numera nästan bara åttatimmarspass. Enligt Jennie Person har de kortare pass inom LSS och personlig assistans än de flesta andra kommuner. De har även kortat ned de långa nattpassen då de sett att medarbetare inte mår bra av att jobba långa nattpass.

Som verksamhetschef ser hon fördelar med specialistkompetens i schemaläggningen.

– Vi lägger inte ut på enheterna att själva lägga sina scheman, för det är ett svårt pussel att få in rätten till vila i schemat.

Schemat och behoven ska klaffa

Vi får inte glömma varför den här lagen kommit, fortsätter hon.

– Det är för att vi ska återhämta oss och orka att jobba hela livet.

Hon och Lisbeth Skaar ser ledighet som ett viktigt verktyg för att minska på sjukskrivningarna.

– Vi försöker få så mycket sammanhängande vila som möjligt i schemat, även om medarbetare kan tycka att de orkar. Men det är tuffa yrken att jobba med människor och man behöver orka. Vi som arbetsgivare behöver göra vad vi kan för att ha medarbetare som får vila och orkar arbeta på sikt, säger Lisbeth Skaar.

– Vi tittar på vad forskningen säger, jobbar åt det hållet och vågar tro på det. Om vi på allvar vill få till en god arbetsmiljö inom omsorgen och att folk ska vilja söka sig till oss så måste vi också se till att det finns folk på plats och att schemat stämmer med behovet, säger Jennie Persson.