När två förvaltningar i Västra Götalandsregionen slogs ihop behövde man skapa en gemensam arbetskultur. Nu går samtliga 3 000 medarbetare och chefer i den nya förvaltningen Framsteget – en insats för grupputveckling. Och det är medarbetarna som leder insatsen.
Förväntansfulla röster fyller lokalen Tågvärden i det vackra, gamla stationshuset, som numera är en del av Regionens hus i Göteborg. Personal från ekonomistaben träffas för den tredje och avslutande dagen i Framsteget, som handlar om grupputveckling. Att de här 17 personerna fram till i fjol kom från två olika förvaltningar utspridda på flera orter märks inte det minsta. Deltagarna pratar ivrigt med varandra.
– Vilken härlig energi ni kommer med, säger Rikard Karlsson som leder gruppen.
Datorer lyser med sin frånvaro, men på väggarna hänger stora pappersark med en del av de övningar som gruppen har arbetat med i smågrupper eller i helgrupp. På arken står bland annat: ”När tar vi initiativ redan idag? I vilka situationer?” och ”Vad gör du redan idag för att förbättra din egen och verksamhetens utveckling?” Under frågorna finns deltagarnas svar samlade. Frågorna har väckt många tankar och förslag.
Kollegor leder grupputvecklingen
– Jag tror att känslan av att alla bra idéer kommer från oss själva är stärkande för både självkänsla och gruppdynamik. Det är stort fokus på positiv feedback vilket är ett utmärkt sätt att påminna varandra om vad vi är bra på och nyttja det, säger controllern Mariel Sundli Samuelsson i pausen.
Jag tror att känslan av att alla bra idéer kommer från oss själva är stärkande.
Mariel Sundli Samuelsson, controller
Den här förmiddagen ska övningarna, diskussionerna och reflektionerna från de två tidigare tillfällena mynna ut i en gemensam handlingsplan. Gruppen kommer tillsammans fram till det arbetssätt som passar dem bäst och hur de vill fortsätta utvecklas som grupp.
Totalt kommer 195 arbetsgrupper att gå Framsteget i förvaltningen Fastighet, stöd och service. Rikard Karlsson är en av ett 20-tal framstegsledare runtom i regionen, som själva valt att bli framstegsledare. Rikard är systemförvaltare och hans bisittare Desideria Rolfö språklärare i VGR-akademin. Deras roll är att finnas där som stöttning och föra gruppen framåt i de frågor gruppen valt att fokusera på.
Vi har ett tydligt koncept, men man får göra lite ändringar och anpassningar beroende på hur gruppen fungerar.
Rikard Karlsson, systemförvaltare och ledare i grupputvecklingen.
– Vi har ett tydligt koncept, men man får göra lite förändringar och anpassningar beroende på hur gruppen fungerar. Det här är en väldigt lättpratad grupp, men om det till exempel finns språksvårigheter kan man behöva förklara en del begrepp, säger Rikard Karlsson.
Alla ska känna sig delaktiga
– En av poängerna med Framsteget är att man i stället för att ta in externa konsulter låter kollegor hjälpa kollegor. De fackliga i referensgruppen ansåg att det var viktigt, säger hr-strateg Johanna Örtendahl Christensson, som har lett arbetet med grupputvecklingen.
Övningarna bygger på medmänsklighet och vad det innebär att vara varandras arbetsmiljö.
Johanna Örtendahl Christensson, hr-strateg
– Visionen och målet med Framsteget är att alla ska känna sig delaktiga. Det är själva grundorsaken till att vi skapade Framsteget. Det spelar ingen roll om du har 100 kirurger om ingen städar operationssalen, skjutsar patienten till operationen, kontrollerar ventilationen och så vidare. Var och en är en viktig länk i helheten.
Programmet för grupputvecklingen arbetades fram i en grupp av chefer, kommunikatör och hr. Fack och skyddsombud var referensgrupp. Gruppen tog fram ett utbildningsmaterial och en tvådagarskurs för framstegsledarna.
– Nu blir det lättare att ta kontakt med varandra. Vi har fått en samsyn och ökad förståelse för varandra. Vi har fått verktyg att kunna skapa gemensamma rutiner och processer, säger controllern Jenny Thelin, här i samspråk med Britt Olsson.
Gruppen väljer område
Framsteget är uppdelat på tre tillfällen á två timmar vardera. Gruppen väljer om de ska jobba med kommunikation, arbetsglädje eller ansvar för att åstadkomma en bättre arbetsmiljö. Vid första tillfället slår man också fast var man för närvarande befinner sig och vart man vill komma.
– Vi valde att fokusera på ansvar eftersom vi som enhet har behov av att definiera vilket ansvar vår roll ska ha i den nya förvaltningen. Vi kommer från två förvaltningar och trodde i början att vi arbetar ganska lika eftersom båda förvaltningarna var inom VG-regionen. Det visade sig dock att vi hade väldigt olika arbetssätt och verktyg, säger Mariel Sundli Samuelsson.
Det andra tillfället handlar om fördjupning och under det tredje tas en handlingsplan fram. Mellan gångerna får man med sig ett uppdrag.
Visste inte vem som är chef
– Poängen är just att det blir en process. I min egen hr-grupp valde vi att arbeta med kommunikation och hade som uppgift att öva på att ställa klargörande frågor, berättar Johanna Örtendahl Christensson.
Upplägget på tre träffar med lagom tid emellan gör att tankar och dialoger hinner sätta sig. Det blir en möjlighet att gemensamt reflektera över hur gruppen kan utvecklas.
– Under resans gång har vi haft många fina diskussioner och goa skratt, säger Britt Olsson som är ekonomichef men deltar som vem som helst i gruppen.
– I början visste jag inte ens att du var chef, säger Desideria Rolfö.
– Det är gott att få ta ett steg tillbaka till förmån för dynamiken i gruppen, säger Britt Olsson.
– Det har varit mycket bra diskussioner, mycket har lyfts upp, men kanske inte på djupet. Vi har lärt känna varandra, men problemen får vi ta tag i själva, säger controllern Johan Sahlegård.
Det här är Framsteget
Framsteget är en grupputvecklingsinsats som består av tre tillfällen á två timmar.
Målet är att alla medarbetare ska vara med och förbättra den egna arbetsplatsen.
Gruppen väljer det område man har störst behov av att arbeta med: kommunikation, ansvar eller arbetsglädje.
Framstegsledarna använder fem till tio procent av sin arbetstid till Framsteget.
Framsteget finansieras med förvaltningens utbildningsbudget.
