Det är ingen idé att genomföra arbetsmiljöåtgärder om förändringen inte får fäste nere på golvet. Så här ser man till att få till förändringar som slår igenom – och håller över tid.
Har ni köpt in ergonomiska hjälpmedel som sedan samlar damm i ett förråd? Det är ett exempel på en arbetsmiljöåtgärd som faller. Inte för att idén var dålig, utan för att implementeringen brast.
– Det räcker inte att man föreskriver en verksam medicin – det gäller också att få människor att ta den.
Organisationspsykologen Emma Cedstrand inleder ett seminarium om implementering, vid Centrum för arbets- och miljömedicin, med en liknelse mellan medicin och arbetsmiljöåtgärder.
Skilj på vad ni gör – och hur ni får det att hända
Hon poängterar att man måste skilja på arbetsmiljöåtgärder – eller interventioner som de också kan kallas – och implementering. Det räcker inte att besluta om en förändring. Den måste också få fäste i det dagliga arbetet.
– Det går inte att överskatta vikten av en god implementering. Se till att planera den noggrant!
Om vi återgår till exemplet med lyfthjälpmedlen. För att få dem att användas i vardagen behöver man aktiva och planerade åtgärder. Exempel på sådana åtgärder – allt från regler till utbildning – kommer längre ner i den här texten.
Och man måste anpassa åtgärderna efter förutsättningarna på just den här arbetsplatsen.
– Det är sällan en metod passar på alla arbetsplatser.
Fyra faser av implementeringsprocessen
En implementeringsprocess kan ställas upp i fyra faser.
- Utforskande. Ta reda på användarnas behov. Vem har vilket behov? Använd arbetsmiljökartläggningar, medarbetarundersökningar och så vidare.
- Förberedande. Se till att säkra resurser. Undersök hinder för implementeringen. Gör en plan.
- Inledande användning. Introducera, prova, följ upp och förändra det som behövs.
- Vidmakthållande. Sprid till en större del av verksamheten, följ upp och anpassa eventuellt implementeringen eller åtgärden. Uppmuntra användningen.
Emma Cedstrand säger att enligt en utvärdering som en kollega till henne har gjort, så läggs den mesta av tiden på fas tre. Men för att lyckas är det viktigt att inte hoppa över de första två faserna.
Gör analysen med COM-B-modellen
En modell som man kan använda för analysen kallas för COM-B. Enligt den behövs tre saker för att beteende ska kunna förändras:
- Kompetens: Finns det relevanta kunskaper och färdigheter? Till exempel vad du ska göra och hur.
- Motivation: Är vinsten tydlig? Till exempel att arbetet blir enklare.
- Möjlighet: Finns det resurser? Till exempel ekonomi, material, mandat, stöd och teknik.
Emma Cedstrand föreslår att ta med modellen till sin arbetsgrupp och diskutera implementeringen tillsammans. Antingen visar man upp modellen för gruppen eller så har man bara den i bakhuvudet när man diskuterar hinder och möjligheter.
Välj strategi för implementeringen
Utifrån COM-B-analysen gör man sedan sin plan, och väljer strategier för implementeringen. Strategierna kan vara:
- Träning
- Utbildning
- Tvingande strategier
- Incitament
- Förändring av den fysiska miljön
- Övertalande / övertygande strategier
- Restriktioner
- Aktivering / möjliggörande
- Modellinlärning, det vill säga att lära av någon annan som gör det som vi ska göra.
Involvera medarbetarna
Det är viktigt att hela tiden involvera medarbetarna, eller representanter för dem.
– Det är såklart avgörande för att kunna skräddarsy insatser och anpassa dem till målgruppen.
Däremot, avslutar Emma Cedstrand, behöver inte alla vara med i alla delar av processen.
– Min erfarenhet är att det fungerar väldigt bra att ha med representanter för medarbetarna. Fundera också över vilka delar av processen de ska ha inflytande över. Annars finns det risk att processen blir för tung.
Kort om Emma Cedstrand
Emma Cedstrand är organisationspsykolog på Karolinska Institutet.
Just nu driver hon två forskningsprojekt om implementering av arbetsmiljöförbättringar: inom byggbranschen och inom hotellbranschen.
