Hur kan man mäta på rätt sätt, och göra förändringar och förbättringar på arbetsplatsen som hör ihop med resultaten av mätningen? Det berättade Dan Hasson om på Gilla Jobbet.
Ett systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att skapa en bättre arbetsmiljö, i stort och smått. Den chef som vill vara säker på att sätta in rätt sorts insatser behöver börja med att mäta faktabaserat. Det menar Dan Hasson, forskare inom stresshantering och hälsopromotion.
Hans första råd är: Förbered er noga. Det kan ta en del tid men det har man igen i andra änden.
Innan ni sätter igång, fundera över vad som är syftet med mätningen.
– Arbeta mot ett önskat läge. Det betyder att om det är en god arbetsmiljö ni vill åstadkomma, så jobba med det. Det är roligare att fokusera på ett önskat läge! säger Dan Hasson.
Därefter är det dags att välja en mätmetod.
– Här gäller det att välja rätt. Enkäter är inte alltid så tillförlitliga och måste värderas efter hur och när de besvaras.
Mät ofta och regelbundet
Mätning är färskvara. Det kan skilja från dag till dag vad en grupp medarbetare svarar.
– Medarbetarenkäter brukar få bäst svar efter sommarsemestern, jul och påsk. Då mår folk som bäst och är mer positivt inställda till sina arbetsplatser.
Därför är det bättre att mäta ofta, och följa trender snarare än enstaka resultat. Men blir inte medarbetare på en arbetsplats trötta om det ska mätas jämt och ständigt hur de har det? Jo, om ingenting händer efter mätningen, menar Dan Hasson.
– Därför är det så viktigt att också ha en löpande dialog om vad som kommer fram i mätningarna, och se till att det händer saker i spåren av dem.
Använd konkreta frågor
Ska man använda en enkät för att mäta så gäller det att ha konkreta frågor.
– “Känner du arbetsglädje?” är ingen bra fråga. Det kan betyda olika saker för olika personer.
Frågor om stress och hög arbetsbelastning är också knepiga. En del personer mår dåligt av att jobba under sådana förhållanden. Andra kan bli stimulerade och utmanade att prestera bättre. Men om man lägger till en fråga om hur nöjd eller missnöjd man är med den situationen, så får man fram mer relevanta svar.
En mätning behöver inte bara bestå av en enkät. Det går att fråga öppet i arbetsgruppen – men då behöver man komma ihåg att det finns en risk att några personer sätter tonen och att andra kan få svårt att säga något som inte stämmer med det första som sägs.
Fråga vänligt
Om man skippar enkäten och de enskilda svaren helt, så behöver en chef lägga mycket tid på att gå runt och prata enskilt med folk. Fråga vänligt och visa dig verkligt intresserad av svaren, uppmanar Dan Hasson.
– Fråga positivt: “Vad är det som gör att ni trivs här? Den som tycker annorlunda, kom gärna till mig och berätta.”
Att få svar både skriftligt och muntligt är att föredra, menar Dan Hasson. Det är också viktigt för en chef att prata om vilka förväntningar som kan vara möjliga att uppfylla.
Han har också ett råd till medarbetarna om de vill ha en förändring: Man kommer mycket längre om man inte bara ger kritik utan också har förslag till lösningar.
Analysera tillsammans
De svar som kommer in efter en mätning kan ofta tolkas på olika sätt. Involvera medarbetarna så långt det går i en analys av resultatet. På så vis säkerställer man att problemanalysen hamnar rätt, uppmanar Dan Hasson.
Därefter beslutar man om åtgärder och följer upp dem genom regelbundna utvärderingar.
Om man nu gör allt det här rätt, kan man lita på att man når sina mål med de åtgärderna? Egentligen inte, säger Dan Hasson.
– De flesta insatser misslyckas faktiskt med att nå sina avsedda mål, hävdar han.
Några grundläggande frågor kan vara bra att ha med vid organisationsförändringar – frågor som ökar chansen att nå en önskad effekt av åtgärderna. De frågorna är: Kommer den här åtgärden att förenkla arbetet? Kommer den att minska byråkratin?
– Kan du svara ja på de två frågorna är det bara att köra. Blir svaret nej, men åtgärden ger andra fördelar – då behöver man jobba med att kommunicera de andra fördelarna.
Bra för egen mätning
Jarno Pikkarainen, arbetsmiljöombud för Unionen på sin arbetsplats, lyssnade på Dan Hassons seminarium. Det här var bra fakta att få med sig när man själv vill vara med och göra en förändring på sin arbetsplats, tyckte han.
Jarno Pikkarainen jobbar med försäljningsanalyser på Volvo Group Trucks Operations i Eskilstuna. Han har tagit fram ett mätverktyg för sin arbetsgrupp för att få veta hur kollegorna har det vad gäller stress och arbetsbelastning. Det är ett excel-ark som kollegorna fyller i en gång i veckan. Svaren sammanfattas på gruppnivå med färgerna grönt, gult eller rött.
– Jag gick hit för att jag ville veta om vi mäter rätt. Men just nu har vi inga mål med vår mätning, inget önskat läge och inga aktiviteter. Så nu funderar jag på hur vi kan vidareutveckla det här. Det är något vi behöver göra tillsammans i gruppen. Och då borde vi börja med vad som är ett önskat läge. Vad är en bra arbetsplats för oss? säger Jarno Pikkarainen.