En grupp personer i ett rum har videomöte med en annan grupp personer

Återgången till kontoret handlar om att hitta rätt i en ny verklighet med hybridarbete. Lösningen är att prova sig fram och hålla dialogen öppen, menar forskare.

Foto: Johner Bildbyrå

Hybridkontor – så får ni det att fungera

Under hösten 2021 börjar många återvända till kontoret. Men för de flesta handlar det inte om att återvända till situationen som fanns före pandemin – utan om att övergå till en ny verklighet med hybridarbete. Vad finns det för utmaningar och möjligheter i denna nya situation? Det har forskaren Maral Babapour Chafi och hennes kollegor tittat på.

Maral Babapour– Under pandemin har vi sett en polariserad bild av konsekvenserna av distansarbetet. De positiva konsekvenserna finns inte i samma grad för alla. Det beror på förutsättningar, tillgång till teknik och så vidare. Det finns också arbetsmiljörisker.

Det säger Maral Babapour Chafi, forskare och projektledare för ett forskningsprojekt på Institutet för stressmedicin.

Det nya normala

Projektet, som genomförs i Västra Götalandsregionen, skulle från början handla om aktivitetsbaserade kontor. När pandemin slog till skiftade projektet dock fokus till att även handla om ”det nya normala” – det vill säga nya former för kontorsarbetet efter pandemin. Under våren 2021 genomförde forskarna nio olika workshops med bland annat chefer och medarbetare på Regionens hus i Skövde och Göteborg, och med experter från företagshälsovården.

Utifrån det har forskarna skapat olika scenarier kring framtidens arbetsliv, och tittat på risker och möjligheter med bland annat hybridarbete. Ännu finns inget forskningsresultat publicerat, men forskarna har ändå hunnit samla på sig en hel del reflektioner och lärdomar.

Risker och möjligheter

Vad gäller att sitta hemma och jobba, så finns det både risker och möjligheter, berättar Maral Babapour Chafi. Möjligheterna är bland annat ett förenklat livspussel, mer frihet och en ökad effektivitet för vissa.

Men man måste också vara medveten om utmaningarna.

– En risk är isolering och ensamhet – både socialt och i ens beslutsfattande. I det dagliga lilla beslutsfattandet är det värt mycket att bara kunna luta sig över till sin kollega och fråga ”hur ska jag svara på det här mejlet”. Det tappar man om man sitter hemma.

I det dagliga lilla beslutsfattandet är det värt mycket att bara kunna luta sig över till sin kollega

Här finns också en risk att man missar den motivation som man annars kan få av att arbeta tillsammans med kollegor.

– Att jobba på distans innebär också en risk att inte blir sedd. Man kan inte fira de små segrarna tillsammans. Så nu krävs det från individen att man gör sitt arbete ännu mer synligt, så att man ändå kan fira tillsammans.

Dessutom finns det en risk att det bildas stuprör, när man bara samverkar med sina närmaste kollegor. Då måste man hitta nya former för gränsöverskridande samarbete.

Dialog och kommunikation

Vissa risker uppstår också om vissa sitter hemma och andra på kontoret. Det kan leda till frustration och irritation från båda hållen.

– De som är på kontoret kan känna irritation över att de tvingas ha videomöten fast de är på plats. Och de som sitter hemma kan bli irriterade över att de inte blir lika inkluderade i mötena.

Lösningen på mycket av detta är dialog, tror Maral Babapour Chafi. Speciellt just nu, i förändringen till hybridkontor som vi är mitt uppe i. I framtiden kommer det också att komma tekniska lösningar som också kan hjälpa till med planering och synkronisering.

Annemarie HultbergAnnemarie Hultberg, som är utvecklingsledare i regionen och koordinator i forskningsprojektet, håller med om vikten av dialog:

– Det gäller att ha tydliga spelregler. Chefen måste sätta ner foten och säga att ”det här är det som gäller. De här gångerna måste alla vara på plats”, till exempel. Att ha en dialog hjälper också till att undvika överraskningar gällande vilka som är på plats och vilka som inte är det.

Maxar det sociala

Det gäller också att vara medveten om att det finns en viss ”social skuld”, efter att många medarbetare har suttit hemma i ett och ett halvt år.

– Och då kanske vi blir extra sociala nu när vi kommer tillbaka; försöker maxa det sociala i arbetsgruppen. Men det kan ta mycket energi, så det kan bli som en sorts rekyleffekt efter det.

Det gäller att hitta en lagom mängd av allt, säger Maral Babapour Chafi. Man får göra som Guldlock, och prova sig fram. Funkar inte den första gröten, så gå vidare till nästa – tills man hittar den som är lagom.

Man får inse att det här kommer att vara en lärandeprocess

Och det gäller även för hur man kan bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete i det nya arbetslivet.

– Man får inse att det här kommer att vara en lärandeprocess – både på individnivå och organisationsnivå. Lyssna, utvärdera och gör om. Gör det ni alltid har gjort men lägg på hybridarbete-glasögonen. Och ta gärna hjälp av checklistor och dialogstöd hos till exempel Suntarbetsliv.

Skyddsombud och chefer

För skyddsombud kan situationen också vara extra utmanande nu.

– I vanliga fall kan ju skyddsombuden lyssna på sådant som sägs i fikarummet, men nu gäller det att vara mer proaktiv. Man får höra av sig till de som inte syns, så att man fångar upp de individer som riskerar att isolera sig.

Chefen kommer också att ha en ganska tuff period framför sig.

– Det läggs ett extra ansvar på chefer nu att hitta nya regler och normer. Mycket kommer att handla om det gränslösa arbetet. Här behöver chefen också få stöd uppifrån, och arbetsgivaren behöver titta även på chefernas arbetsmiljö.

Text: Anna Wettergård, 28 september 2021

Senaste artiklar

A, B och C minskar stressen i förskolan

A, B och C-tid – så delar de in sina arbetsdagar på Sjöhästens förskola i Malmö. Det är en modell som har minskat stressen och skapat tydlighet för både barn…

Hybridkontor med flera vinster i Borlänge

”Om det fungerar så finns det stora vinster att hämta för miljön, ekonomin, arbetsmiljön och verksamheten”. Så motiverar Borlänge kommun beslutet att låta anställda fortsätta jobba hemifrån på femtio procent.…

Så ska de få bättre arbetsmiljö i förskolorna

Nu satsar hela Förskoleförvaltningen i Göteborg på att införa friskfaktorer i sitt arbetsmiljöarbete. På sikt ska det märkas på alla kommunala förskolor. Målet är att öka frisknärvaron hos medarbetare och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?