Vem vill inte se snabba resultat i arbetsmiljöarbetet? Men det finns risker med att gå för snabbt från problem till lösning. Man kan till och med missa målet. Ett nytt inspirationsmaterial lyfter åtta framgångsfaktorer för arbetsmiljöarbete.
Den uppgivna chefen som lämnar in passerkortet och byter jobb. Hög arbetsbelastning och för lite återhämtning i arbetsgruppen. Utmaningarna i arbetsmiljön tar sig många olika uttryck. Och det är mänskligt att snabbt vilja göra något åt uppenbara problem. Särskilt i pressade lägen.
– Om man inte har tillräckligt med tid eller energi vill man gärna ha en quick fix. Men för att resultatet ska bli bra behöver man lägga kraft på hur man ska nå en önskad förändring. Det är kanske särskilt viktigt när man jobbar med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Det säger Magnus Åkerström, forskningsledare vid Institutet för stressmedicin, ISM, och docent i arbets- och miljömedicin.
För att resultatet ska bli bra behöver man lägga kraft på hur man ska nå en önskad förändring.
Magnus Åkerström, forskningsledare på Institutet för stressmedicin, ISM
ISM har nu tagit fram inspirationsmaterialet Vad är det vi gör när vi får till det? Det bygger på en workshop med 30 personer som arbetar inom arbetsmiljö som till exempel arbetsmiljöspecialister inom företagshälsan, inom hr och ledning i sju kommuner och regioner.
Workshopen ägde rum i samband med att forskarna delade resultat från forskningsprojektet HAP – Att skapa Hållbara arbetsförhållanden i praktiken. I det hade forskarna följt och observerat hur totalt tio organisationer planerade och genomförde förebyggande arbetsmiljöinsatser.
På workshopen delade forskarna de mest förekommande utmaningarna kopplade till de förebyggande insatser som de hade observerat. Sedan fick deltagarna diskutera med varandra i smågrupper om hur de utmaningarna kunde överkommas. Frågorna var: Hur gjorde ni? Vad var det vi gjorde som fungerade? Vilka förutsättningar krävdes?
Sätter ord på tyst kunskap om arbetsmiljöinsatser
Deltagarna satte ord på den ofta tysta kunskapen som finns hos de som leder lite större arbetsmiljöinsatser. Det handlar om förändringar på organisationsnivå som påverkar arbetsmiljön på arbetsplatserna. Vad är det som gör att man ibland lyckas utveckla delaktigheten? Hur får man till en fördjupad förståelse och bygger ett organisatoriskt lärande som inte är beroende av enskilda individers engagemang?
Se materialet som ett stöd för reflektion inför en arbetsmiljöinsats.
Adrian Nählinder, utvecklingsledare, ISM
Efter workshopen sammanställde Adrian Nählinder, utvecklingsledare på ISM, det som hade kommit fram. Den tysta kunskapen kom på pränt. Förutsättningar och förarbete visade sig spela stor roll.
– Arbetsmiljöinsatser faller inte på grund av bristande vilja eller att ambitioner saknas, utan för att förutsättningarna inte finns på plats, säger Adrian Nählinder.
Han har vaskat fram åtta gemensamma framgångsfaktorer som deltagarna satte ord på. De framgångsfaktorerna visar vad man behöver jobba med och vad som behöver få ta tid för att resultatet ska bli bra.
Nu finns framgångsfaktorerna samlade i ett lättillgängligt material med titeln ”Vad är det vi gör när vi får till det?”
– Se materialet som ett stöd för reflektion inför en arbetsmiljöinsats. Vi har inga snabba lösningar men vi har försökt utforma framgångsfaktorerna som saker man behöver uppmärksamma.
8 framgångsfaktorer vid arbetsmiljöinsatser
Det här är de åtta framgångsfaktorerna som identifierades efter workshopen:
- Ett tydligt syfte och en delad förståelse. Att arbeta tillsammans kräver en gemensam bild av varför man gör något och vart man är på väg. Om man inte fått till samsynen kring syfte och mål finns en tendens att arbetet behöver starta om.
- Tid och utrymme att stanna upp. Om delaktighet och lärande ska bli mer än goda ambitioner behöver det finnas tid att jobba med insatsen. Planera in tillfällen för gemensam bearbetning och prioritera dessa aktiviteter i vardagen.
- Ett ledarskap som möjliggör. Ledarskap handlar inte bara om att driva igenom ett färdigt upplägg. Det handlar också om att ha kunskap, erfarenhet och trygghet nog att kunna justera arbetet längs vägen.
- Ett tryggt och tillåtande klimat. Människor behöver våga bidra i samtalet. Psykologisk trygghet har stor betydelse för det kollektiva skapande som ett förändringsarbete kring arbetsmiljö ofta innebär.
- Strukturer och mötesplatser som skapar utrymme. Bädda in ert arbetssätt i strukturer och rutiner för att insatsen inte ska bli tillfällig, personberoende eller reducerad till ambitioner.
- En fördjupad förståelse för komplexitet. Slarva inte med analysen innan ni går från problem till lösning. Det kan vara många saker som spelar in. Undersök det först.
- Implementering är mer än att besluta. Genomförandet är centralt för att lyckas. Sätt delmål, ha en tydlig färdplan och var beredda på att justera riktningen längs vägen. Genomför även täta uppföljningar och avstämningar, det behövs.
- Delaktighet som bärare och minne. En förändring behöver bäras av många för att leva. Introducera nyanställda och påminn alla regelbundet om både hur och varför arbetet görs.
”Med mycket tid i början blir det ofta bättre på slutet.”
Citat från deltagare
Att arbeta mot strömmen
Förutom de åtta framgångsfaktorerna framkom även en nionde faktor som påverkade samtliga av de åtta framgångsfaktorerna. Den handlar om att själva styrsystemet och organisationskulturen belönar annat än lärande. Och den kan göra att det känns som att jobba mot strömmen, fast man är på rätt väg.
De som deltog i workshopen berättade att styrning och uppföljning ofta belönade snabbhet, produktion och budget snarare än reflektion, lärande och utveckling på längre sikt. Mätningen av effekt missade sådant som hade betydelse för att lyckas.
Därför tyckte flera att man till exempel kan komplettera mätning av till exempel sjukfrånvaro och svar i medarbetarenkäter med människors erfarenheter i form av berättelser.
Forskaren Magnus Åkerström lägger till att det systematiska arbetsmiljöarbetet med SAM-hjulet och olika checklistor inte heller stöttar arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön fullt ut. Han vill se en längre undersökande fas i SAM-hjulet innan man går vidare till riskbedömning, åtgärder och uppföljning.
”Materialet kan även användas på arbetsplatsen”
Mari Hedin är hälsostrateg vid Hälsan och Arbetslivet, inom företagshälsovården i Region Västra Götaland. Hon var med på workshopen och tror att materialet kan vara till nytta på flera sätt.
– Inspirationsmaterialet kan användas som inläsning innan man startar en insats. Vad säger de som själva jobbat med liknande? Vilka är de återkommande frågorna och teman som många brottas med? Vilka lösningar finns?
Själv arbetar hon med olika arbetsmiljöinsatser. Då samarbetar hon med chefer, ledningsgrupper och arbetsgrupper kring förbättringar – ofta med ett främjande perspektiv och med stöd i friskfaktorer. Forskarna inom HAP har också följt en insats som Mari Hedin var med och drev: hur en förvaltning i regionen införde hälsoombud.
Fråga er vad just ni kan ni ta lärdom av.
Materialet kan även användas på arbetsplatsen i det systematiska arbetsmiljöarbetet, föreslår hon.
– Olika nivåer i organisationen kan ha glädje av materialet på olika sätt. När man har bildat en arbetsgrupp på en arbetsplats kan en i gruppen sammanfatta materialet och berätta om det för de andra. Fråga er sedan vad just ni kan ni ta lärdom av.
Mätningar och uppföljning påverkar också hur det går.
– Det vi följs upp på gör vi mer av. När man arbetar främjande finns det inte lika mycket mätning än, men det behöver inte vara så svårt att mäta. Man kan mäta mer än hårdfakta, till exempel genom medarbetarundersökningar där man kan följa upp trivsel, om arbetet upplevs som meningsfullt, om samarbetet fungerar och om man får stöd vid behov.
Politiker i nämnder och de fackliga organisationerna kan också ha nytta av att läsa materialet för att förstå mer av vad som behövs för att lyckas bättre arbetsmiljön, tipsar hon.
Har du OSA-koll? Testa på tre minuter
OSA-kollen har uppdaterats med nya och förbättrade stöd för det praktiska OSA-arbetet.
Börja med det nya treminuterstestet ”Har du OSA-koll?” och få en snabb bild av vad du redan kan – och vägledning till vad du kan ta nästa steg med.
