Hot och påtryckningar är en arbetsmiljörisk i flera kommunala verksamheter. Och ett stort säkerhetsproblem. I Södertälje minskar kommunen sårbarheten – genom att bygga skydd runt både medarbetaren och besluten.
Bygglov, miljöinspektion, omhändertagande av barn, ekonomiskt bistånd, upphandlingar…
Varje dag fattar kommunanställda beslut som kan kosta pengar, stoppa planer eller ingripa djupt i människors liv. Besluten ska vila på lagar och regler – inte på hot, vänskapsband eller påtryckningar.
I Södertälje har frågan varit aktuell länge. Kommunen har under flera år arbetat för att göra människor och processer mindre sårbara.
”Jag är rädd för vad reaktionen blir”
Känner du dig pressad att ändra ett beslut?
=> Prata om hur ni hanterar otillåten påverkan. Använd en checklista med 20 frågor.
Här är risken för påtryckning störst
– De som utövar myndighetsbeslut eller jobbar där det snurrar mycket pengar och hanterar upphandlingar och inköp är mest utsatta. Vi identifierar de kritiska processerna där oseriösa eller kriminella aktörer vill utnyttja systemet, förklarar säkerhetschef Emir Gazibegovic, tidigare polis i nästan 20 år.
Kommunen och polisen arbetar sedan flera år tillsammans mot välfärdsbrott och organiserad brottslighet inom ramen för samarbetet Pax. Även Skatteverket och Försäkringskassan kan kopplas in.
Samtidigt jobbar hr och säkerhetsavdelningen nära ihop. Säkerhetsperspektivet kommer numera in i allt från rekrytering och bisysslor till chefsstöd och hantering av hot.
– Det finns en bild av att hr ska stå för mjuka medarbetarnära frågor och säkerhetsfunktionen för något hårt och krasst. Men med den samhällsutveckling vi ser behöver vi fungera på båda sätt, säger hr-direktör Ulrika Semelius Kihlgren.
Ju mer mandat du har desto större risk.
Emir Gazibegovic, säkerhetschef
Bygger bort ensamma beslut
En grundidé är att inte ge en enskild medarbetare större sårbarhet än jobbet kräver.
– Ju mer mandat du har desto större risk. Då kan du bli identifierad och utsatt som enskild individ i enskilda processer, förklarar Emir Gazibegovic.
Bygglovsenheten, som haft en del utmaningar, har sett över och ändrat sina rutiner. Handläggare är inte längre ensamma i ärenden utan föredrar dem för arbetsgruppen och chefer är med och signerar.
På socialkontoret delar två på ärenden
På socialkontoret blir utsattheten särskilt tydlig. En socialsekreterare fattar inte själv beslut om att omhänderta ett barn – beslutet ligger hos nämnd eller domstol. Ändå får handläggaren ofta ta emot frustrationen.
– Det är du som har skrivit underlaget, du som har sett till att det ser ut så här. Så hoten blir tyvärr ofta riktade mot enskilda medarbetare, säger Ulrika Hallensjö, chef inom barn och ungdom.
Därför handlägger socialsekreterarna på barn och ungdom aldrig ärenden ensamma utan två och två. Ibland kan konsulter som inte bor i stan handlägga på distans. Vid känsliga ärenden gör verksamheten riskbedömningar och tar vid behov hjälp av polisen. Chefer och gruppledare finns dessutom nära medarbetarna. De kan ansvara för 7–8 socialsekreterare som fattar myndighetsbeslut.
När någon försöker påverka en medarbetare ska första steget vara enkelt: gå till chefen.
– Det måste finnas tillit för att man ska våga komma till sin chef om det hänt saker. Som att man i sitt privatliv blivit närmad från personer som vill veta något, säger Ulrika Hallensjö.
Hoten blir tyvärr ofta riktade mot enskilda medarbetare.
Ulrika Hallensjö, chef på socialkontoret
Kontroller minskar risk för påverkan
Kommunen begränsar också åtkomsten till känsliga ärenden och gör loggkontroller, alltså spårar vem som läst i en utredning. Kontrollerna ska fånga felaktig åtkomst – men också skydda medarbetare mot påtryckningar.
– Man ska kunna säga: Det går inte. Kommunen kontrollerar vilka ärenden jag varit inne i och då riskerar jag att bli av med jobbet, säger Ulrika Hallensjö.
Frågan blev särskilt konkret efter ett medialt uppmärksammat fall där det framkom uppgifter om kopplingar mellan en chef och organiserad brottslighet. Socialkontoret har sedan dess skärpt sina egna kontroller.
– Vi är granskade och det ska vi vara. Vi behöver ha vitt mjöl i påsen. Vi vill inte ha någon typ av fusk i vår verksamhet. I dag har vi ett mycket mer upparbetat system för system- och egenkontroller. Vi har ju tvingats bli bra på det och tvingats gå i fronten, menar Ulrika Hallensjö.
Läs också: Otillåten påverkan: Så kan kommuner motverka
Tätt samarbete efter beskjutning
Kristina Mattsson har arbetat inom socialtjänsten i närmare 30 år och är familjebehandlare och facklig företrädare för Akademikerförbundet SSR. Hon har sett säkerhetsfrågorna flytta allt närmare vardagen.
– Vi utsätts för mer hot i socialtjänsten. Förra året blev socialkontoret beskjutet, troligen som missnöje över ett beslut, säger Kristina Mattsson.
Då samarbetade fack och arbetsgivare tätt. Kommunen satte in väktare, förstärkte skyddet runt huset och lät delar av verksamheten arbeta från en annan adress under en period.
Socialkontorets chef för barn och ungdom, Ulrika Hallensjö, och familjebehandlare Kristina Mattsson, som även är fackligt ombud.
Nolltolerans för hot
– Jäv tas också på väldigt stort allvar. Vi har ögon och öron öppna åt alla håll och vi anmäler till våra chefer. När man upptäcker oegentligheter påverkas arbetsmiljön väldigt negativt, säger Kristina Mattsson.
Hon ser också att ribban höjts för vad som uppfattas som hot. Allt anmäls inte, mörkertalet är troligen stort.
– Jobbar man med exempelvis kriminella ungdomar och psykiskt sjuka kanske man tänker att ”lite hot får man räkna med”. Många väljer också att inte polisanmäla hot eftersom ens personuppgifter röjs vid en eventuell rättegång. Det är alltså en högst aktuell fråga för oss: Vad ska vi anmäla? Hur hotade ska vi bli innan vi anmäler?
När man upptäcker oegentligheter påverkas arbetsmiljön väldigt negativt.
Kristina Mattsson, fackligt ombud
Arbetsgivaren ser samma problem. Få anmäler i KIA-systemet att något allvarligt har hänt eller hade kunnat hända. Därför försöker chefer och fack få fler att rapportera även händelser som inte leder till polisanmälan. Först då går det att se mönster och sätta in stöd.
– Vi vill inte ha en organisation där man tycker att man får tåla lite hot, säger Ulrika Hallensjö.
Öppna frågor vid tillsyn
På miljökontoret ser hotbilden annorlunda ut. Inspektörerna möter allt från lantbrukare och restaurangägare till stora företag, frisörer och privatpersoner. Bara livsmedelskontrollen gör 1 200 kontrollbesök om året hos cirka 850 företag.
– Det är ganska sällan man försöker påverka våra beslut. Den absoluta majoriteten vill göra rätt för sig, säger miljöchef Helena Götherfors.
Men kontoret förbereder sig ändå. Känner sig en inspektör otrygg inför ett besök går två tillsammans, chefen följer med eller polis kopplas in. Känsliga beslut kan en chef skriva under eller lyfta till nämnden. Hot polisanmäler kontoret – även när de är förtäckta.
Den absoluta majoriteten vill göra rätt för sig.
Helena Götherfors, miljöchef
Miljökontoret arbetar också förebyggande genom att utbilda alla medarbetare i samtalstekniken MI (motivational interviewing). Genom öppna frågor i stället för låsta checklistor får verksamheten själv beskriva sin vardag. Förflyttningen går från dömande kontrollant till coachande samarbetspartner som lockar fram egen motivation.
– Checklistor dödar samtalet. Vi använder öppna frågor så att de äger frågan, säger Helena Götherfors, som menar att det aktiva lyssnandet också förebygger hot, våld och otillåten påverkan.
Foto: Moa Källström
Fotot på Helena Götherfors: Liza Simonsson
Det här är otillåten påverkan
Att försöka påverka hur någon agerar i sin tjänst eller sitt uppdrag genom att använda trakasserier, hot (direkta eller indirekta), våld, skadegörelse och korruption (även vänskapskorruption).
Exempel: Obehagliga mejl eller sms, olovlig filmning, hot mot anhöriga, utpressning, mutor.
Otillåten påverkan är inte alltid brottslig handling men kan upplevas som obehaglig eller olämplig, särskilt om någon med våldskapital säger eller gör något. Om syftet är att påverka tjänsteutövningen är det otillåten påverkan, som att få någon att fatta andra beslut eller kringgå regler.
