Hur ska jag hinna det här – också? Många chefer vet att de ska arbeta med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Här finns stöd för hur ni kan sätta mål för OSA – och sedan följa upp hur väl ni lyckas.
Arbetsgivaren har ett ansvar för arbetsmiljöarbetet och där ingår att sätta mål för OSA. Men chefen behöver inte göra allt. Medarbetarna ska också ges möjlighet att medverka.
Att sätta mål för OSA hjälper er att arbeta långsiktigt med att främja hälsa och förebygga ohälsa.
OSA-målen ska vara en naturlig del av verksamhetens utveckling och styrning. Därför har de övergripande OSA-målen en given plats i arbetsgivarens arbetsmiljöpolicy. Den beskriver hur era arbetsförhållanden ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, och för att få en tillfredsställande arbetsmiljö.
Sänk tröskeln – dra nytta av det ni redan vet
De övergripande OSA-målen behöver ofta anpassas till den egna verksamheten, till exempel ett särskilt boende eller en skola. Det kan låta krävande att ta fram skräddarsydda OSA-mål för den egna verksamheten. Men mycket finns redan om ni använder befintliga dokument, strukturer och rutiner.
Utgå från det ni redan vet. De flesta verksamheter har mycket information som visar vilka utmaningar som finns. Där kan ni också se vad som redan fungerar bra och som ni vill behålla och utveckla.
Källor till information om era behov inom OSA kan till exempel vara:
- resultat från medarbetarundersökningar och pulsmätningar
- statistik om sjukfrånvaro
- tillbudsrapporter
- skyddsronder
Med de underlagen som grund är nästa steg att ta fram OSA-målen för er egen verksamhet. Leta i källorna efter tecken på vad ni behöver förbättra. Gör det i samverkan med medarbetare, skyddsombud, i samverkansgruppen och skyddskommittén om ni har en sådan.
OSA-målen blir ofta mer användbara när de tas fram tillsammans än när en person försöker lösa allt själv.
Ta fram OSA-målen tillsammans – stöd finns
Medarbetarnas medverkan handlar inte bara om att de ska få information. De behöver få delta i dialogen och vara med och formulera mål. Arbetsplatsträffen är ett bra tillfälle för den sortens medverkan.
I Suntarbetslivs verktyg OSA-kollen finns stöd när ni ska sätta mål för OSA.
OSA-målen kan handla både om att förbättra det som behövs och att behålla det som fungerar väl.
Fundera på följande när ni formulerar era OSA-mål:
- Hur kan vi främja hälsa och hur kan vi motverka ohälsa på vår arbetsplats?
- Vilka mått på hälsa har vi nu? Vilka vill ha?
- Finns det resurser för att genomföra eventuella åtgärder?
- Behövs olika mål för olika grupper och funktioner?
- Hur ska de formulerade målen följas upp?
Tips! Få med arbetsgruppen direkt
Lär er mer om OSA tillsammans. Börja enkelt med att se en film på 3 minuter. Den ger en första koll. Passar på arbetsplatsträffen!
7 frågor och svar om att sätta mål för OSA
Här svarar Suntarbetslivs arbetsmiljöspecialist Petra Salino på vanliga frågor om att sätta mål för OSA:
1.OSA omfattar flera områden. Går det bra att fokusera på ett i taget eller är det krav på att jobba med alla områden samtidigt?
– Det är lätt att känna att allt är lika viktigt. Men ni måste inte arbeta med allt på en gång. Börja enkelt och ta det steg för steg. Det är bättre att börja i liten skala med de områden och mål som är mest angelägna för er, och att sätta mål som är realistiska.
Tre exempel på områden inom OSA: arbetsbelastning, kränkande särbehandling och arbetstidens förläggning.
Börja enkelt och ta det steg för steg.
2. Vad ska man tänka på när man sätter OSA-mål?
– Tänk på de här tre sakerna: Starta i organisationens övergripande OSA-mål, om sådana finns. Bryt ned de OSA-målen till er egen verksamhet. Tänk på hur ni ska göra för att nå målen rent praktiskt. Koppla ihop det
med hur ni kan mäta resultatet.
Resultatet kan till exempel mätas i medarbetarundersökningar och pulsmätningar.
– Arbetsmiljöforskning visar att frågorna om organisatorisk och social arbetsmiljö ofta konkurrerar med många andra behov i verksamheten. Därför är det smart att väva in arbetet med OSA-målen i det man redan gör.
3. Hur blir det roligt att sätta mål för OSA och att jobba med dem?
– Inspireras av friskfaktorerna. Friskfaktorer har ett främjande perspektiv och visar ett önskat läge – något att sträva efter. Kommunikation och återkoppling är ett exempel på en friskfaktor. När man har den friskfaktorn på plats är samtalsklimatet öppet och tillåtande och alla lyssnar på varandra.
Inspireras av friskfaktorerna.
I Suntarbetslivs verktyg OSA-kollen finns aktiviteten Det här är friskfaktorer. Aktiviteten består av en kort film och tre reflektionsfrågor som passar bra på arbetsplatsträffen. Det är ett enkelt och roligt sätt att börja jobba med OSA i arbetsgruppen.
4. Vilka fler stöd finns i den egna organisationen för att sätta mål för OSA och jobba med målen?
– Samverkansgrupper och skyddskommittéer är givna forum för att tillsammans arbeta fram OSA-mål som stämmer med behoven i er verksamhet. Om ni är osäkra kan även hr vara ett bra stöd. Som chef kan du också ta stöd av andra chefer.
5. Hur följer man upp sina OSA-mål?
– Fundera redan från början på hur ni ska kunna avgöra om ni når målen. Analysen av hur det gått är i sig en viktig del av uppföljningen.
När ni följer upp målen är det klokt att tillsammans i samverkan svara på frågor som de här:
- Nådde vi målet?
- Varför eller varför inte?
- Har nya utmaningar uppstått?
- Behöver vi formulera nya mål?
6. Vad kan vara svårt med att sätta och nå de uppsatta OSA-målen?
– Oftast är det uppföljningen som fallerar, därför är det viktigt att planera in den från början. Fasa in uppföljningen i de rutiner som redan finns. Har ni ett årshjul för arbetsmiljöarbetet – lägg in uppföljningen där. Lägg även in den i er befintliga mötesstruktur för arbetsplatsträffar, samverkan och andra möten.
– Ibland förändras förutsättningarna och då kan ni behöva justera era OSA-mål. Det viktiga är inte att hålla fast vid en formulering till varje pris, utan att fortsätta arbeta systematiskt.
På kort sikt kan tydliga OSA-mål fungera som en vägvisare i vardagen.
7. Vilka är vinsterna med att sätta mål för OSA?
– På kort sikt kan tydliga OSA-mål fungera som en vägvisare i vardagen. De hjälper er att fokusera, skapar struktur, ger en gemensam bild av läget och vad ni vill uppnå tillsammans.
– På längre sikt bidrar OSA-målen till en verksamhet där människor trivs, vill jobba och stanna kvar. Det bidrar också till att verksamheten når sina mål, och till en hållbar kompetensförsörjning.
Visste du att...
Arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA.
Det står i Arbetsmiljöverkets föreskrifter.
Om verksamheten har minst tio medarbetare ska OSA-målen dokumenteras skriftligt.
