två kvinnor visd en dator som tittar på varandra och ler.

Utgå från verkliga behov på arbetsplatsen, och använd metoder och arbetssätt som redan finns hos er. Det är några tips för att lyckas med projekt, visar en ny rapport.

Foto: Stina Gränfors / Johnér

7 tips för ett lyckat projekt

Hur kan projekt på arbetsplatsen göra mest nytta? Utgå från konkreta behov och sätt tydliga mål. Det är några slutsatser i en ny studie av EU-stödda projekt för kompetensutveckling.

Runt om i Sverige pågår många utvecklingsprojekt som får ekonomiskt stöd från Europeiska Socialfonden, ESF (se faktaruta). Vilken nytta gör de?

Anna-Karin Florén, programansvarig vid forskningsfinansiären Forte, har undersökt den frågan tillsammans med Lennart Svensson, professor emeritus vid Linköpings universitet.

De studerade ett hundratal projektutvärderingar och gjorde dessutom fallstudier. Där tittade de närmare på 12 projekt från perioden 2014–2020.

Resultatet beskriver de i rapporten Fånga nyttan av projekt – för kompetens och arbete.

En del av ESF-projekten handlar om kompetensutveckling för redan anställda, i till exempel kommuner, regioner eller privata företag.

I rapporten finns exempel på sådana satsningar som fallit väl ut. Det är till exempel projekt på två sjukhus, för att skapa ett nytt yrke – vårdnära servicepersonal. Motivet var både att lösa kompetensbrist i vården och att avlasta den vårdutbildade personalen.

I räddningstjänsten i en kommun arbetade man framgångsrikt för att förändra en diskriminerande kultur på arbetsplatsen. Läs mer om det längre ner i artikeln.

Bra för individen

Tanken är att pengarna från EFS ska bidra till satsningar som annars inte skulle ha gått att genomföra.

Det är också meningen att projekten ska få genomslag utanför den egna organisationen och därmed påverka samhällsutvecklingen.

Anna-Karin Florén, en av två författare till rapporten Fånga nyttan projekt.– Individerna tycker nästan alltid att de har fått ut mycket bra av att delta i projekten. Organisationerna som driver dem kan också få ett visst internt lärande. Men ofta når de inte längre än så. Det är svårt att få spridning utanför den egna organisationen, säger Anna-Karin Florén.

Olika sorters nytta

Rapporten lyfter fram att det finns olika former av nytta.

Ett projekt kan sikta på att lösa vardagliga problem i en organisation eller skapa effektivare sätt att jobba (instrumentell nytta).

Projektet kan vara framåtsyftande och innebära att man långsiktigt försöker utveckla exempelvis nya arbetssätt eller sätt att leda (utvecklingsnytta).

En annan typ av projektmål kan handla om att skapa lärande – på individnivå, i organisationen eller på systemnivå. Det kan till exempel gälla nya sätt att arbeta med kompetensutveckling eller införande av ny teknik (konceptuell nytta).

Det är viktigt att i förväg enas om vilken typ av nytta man är ute efter, och hur den ska uppstå i projektet. Svaret får betydelse för hur man lägger upp det.

Målsättningen har också stor betydelse. I många lokala projekt hamnar målen på hög nivå, menar Anna-Karin Florén. Det blir inte realistiskt att nå dem.

Följ upp och utvärdera

Framgångsrika projekt, som gällde kompetensutveckling för anställda, kännetecknades bland annat av att:

  • De utgick från praktiska, konkreta behov.
  • De hade tydliga mål och metoder.
  • Utbildningar individanpassades utifrån medarbetarnas förkunskaper.
  • De riktades till hela team och även chefen deltog.
  • Det var praktiskt möjligt för alla medarbetare att delta, utan att belastningen på verksamheten blev för stor.

God uppföljning är också en framgångsfaktor.

– Det är en fördel om man kan ha en efterfas, då man arbetar med resultaten för att få ett lärande, kanske tillsammans med andra kommuner eller regioner, säger Anna-Karin Florén.

Lyckat projekt i räddningstjänsten

Ett av de goda exemplen i rapporten gick ut på att förändra attityder och värderingar inom en kommunal räddningstjänst. Målet var att öka kunskapen om jämställdhet och icke-diskriminering och att skapa en diskrimineringsfri och inkluderande arbetsmiljö.

All personal (brandmän, inspektörer, ingenjörer, administratörer med flera) deltog, och även ledamöter i den politiska nämnden. Räddningstjänstens ledning var engagerad och ingick i projektets styrgrupp.

Projektet byggde på lärdomar från ett tidigare utbildningsprojekt om integration. Det bestod av utbildning och andra aktiviteter, med tid för samtal och reflektion. Innehållet låg nära verksamheten. Normdiskussionerna kopplades till den egna arbetsmiljön.

En mindre grupp medarbetare, med stark ställning på arbetsplatsen, motarbetade projektet. Men allt eftersom det fick fäste i organisationen minskade motståndet, enligt rapporten. De medarbetare som stod för mobbning och missnöjeskultur fick en svagare position.

Viktigt med ledningens stöd

Projektet har, enligt rapporten, lett till en mindre hård jargong och till ökad medvetenhet om diskriminering och trakasserier. Förutsättningarna för att rekrytera och behålla kvinnlig personal har blivit bättre. Räddningstjänstens arbete mot diskriminering har fortsatt efteråt.

– Det är svårt att förändra attityder och värderingar, men det här sättet att arbeta var mycket framgångsrikt. Ledningen var väldigt engagerad, säger Anna-Karin Florén. Man hade bestämt vad man ville göra, och gav inte vika.

Chefer på alla nivåer – från den högsta till den lägsta – behöver vara engagerade för att projekten ska nå framgång. Dessutom krävs det att det finns en fungerande kedja för lärande. Då kan lärdomar från projekt spridas både uppåt och nedåt i organisationen.

Rapporten är tänkt att ge stöd till aktörer som på olika sätt är delaktiga i ESF-projekt. Men slutsatserna kan användas för andra slags projekt också, menar Anna-Karin Florén.

Text: Margareta Edling, 16 augusti 2021

Relaterade verktyg

Senaste artiklar

De har utvecklingssamtalen på gående fot

Promenadmöten kan fungera utmärkt för samtal på en arbetsplats. På Marbäcks förskola i Svedala har man både utvecklingssamtal och avstämningssamtal på gående fot. Det blir ett mer avslappnat och givande…

“Nu kan jag vara nära mina medarbetare”

Bollebygds förvaltningar har blivit mer chefstäta. Rektor Linda Andersson har numera ansvaret för två förskolor istället för tre. Arbetsglädjen har ökat, liksom förmågan att vara en närvarande chef. Hon tackar Chefoskopet för det. Det…

Kasam: så skapar de känsla av sammanhang

Hur kan man göra arbetsvardagen mer begriplig, hanterbar och meningsfull? Det har chefer och medarbetare jobbat tillsammans med i Strömsunds kommun. Resultatet har bland annat blivit ett öppnare samtalsklimat och…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

Arbete på distans som funkar för alla

Under pandemin har många kontorsarbetare jobbat hemifrån – oavsett förutsättningar. Hur har det fungerat för dem som har funktionsnedsättningar? Det...