De två kommunerna Tranemo och Svenljunga laddade för ett stort gemensamt projekt som skulle starta våren 2020. Men sen kom coronaviruset och ställde allt på sin spets. Skulle de stoppa allt eller gick det att hitta en annan lösning?
Coronaviruset överskuggar det mesta våren 2020. Massor av aktiviteter ställs in. Men med lite kreativitet kan det gå att hitta vägar framåt även när luften går ur de ursprungliga planerna.
Tranemo och Svenljunga är två kommuner i Västra Götaland med gemensam HR-avdelning och arbetsmarknadsenhet. Tillsammans med fler kommuner ansökte de i samarbete med Sjuhärads samordningsförbund om pengar från Europeiska socialfonden för en gemensam tvåårig satsning på hållbart arbetsliv och stärkt kompetensförsörjning. Projektet i Tranemo och Svenljunga fick namnet MedKänsla.
Allt verkade gå i stöpet
Men coronaviruset slog till samtidigt som projektet fick klartecken. Då var planen för den inledande analysdelen lagd. Studiebesök och möten med andra kommuner var inbokade. De hade också börjat planera för traditionella utbildningar där medarbetare skulle samlas i grupper för att lära sig mer om hur de bland annat kan bidra till breddad rekrytering.
Allt verkade gå i stöpet, eftersom upplägget kunde bidra till smittspridning.
Madde Lind är enhetschef på arbetsmarknadsenheten, och en av de som är engagerade i MedKänsla. Hon minns väl hur coronan började bli påtaglig i samma veva som projektet skulle starta på allvar.
– Först funderade vi på om vi kunde flytta fram projektet. Men sen kom vi på att vi kan genomföra det som går digitalt istället, säger Madde Lind.
Tog fram en helt ny plan
Karin Rehnström, HR-konsult i kommunernas gemensamma HR-funktion, är en av två processledare för MedKänsla.
– Vi frågade oss om det verkligen var läge att rulla ut nu. Och vi kom fram till att det är högaktuellt. Nu synliggörs riskerna med att inte ha personal inom vår sektor, och att det blir tydligt att vi behöver jobba med kompetensförsörjning, säger Karin Rehnström.
Snabbt skissade projektgruppen fram en helt ny plan. En plan som tar hänsyn till de förutsättningar som gäller i coronatid.
De hade till exempel planerat att samla in erfarenheter från andra kommuner. Istället för att resa dit har de nu haft skypemöten. Studiebesöken som var inplanerade i mars blev inte heller av. Men det har löst sig ändå.
– Där fick vi ställa om. Vi ville ju gärna kolla på plats, men Kävlinge och Varberg har istället varit väldigt generösa med att dela med sig digitalt av sitt material.
Det säger Ulla Lundberg som är administratör på arbetsmarknadsenheten i Svenljunga och Tranemo kommuner. Även hon är processledare för MedKänsla.
Digitalt i första hand
I projektet är det tänkt att en medarbetare på varje arbetsplats ska få utbildning i hälsofrämjande arbetsmiljöarbete. De ska också få lära sig om kompetensförsörjning och breddad rekrytering, och hur de kan lägga grunden till det på sin egen arbetsplats. I det ingår kunskap om bemötande och introduktion av nyanställda, vikarier och praktikanter. Projektet ska även belysa hur man kan skapa de rätta organisatoriska förutsättningarna för ett hållbart arbetsliv.
I den ursprungliga planen hade de tänkt genomföra workshopar och klassrumsutbildningar med visst digitalt stöd. De utbildningarna skulle starta i augusti. Men nu kan de ju inte räkna med att kunna samla medarbetare i större grupper.
– Nu behöver vi istället använda digitala stöd i första hand. Tröskeln för att använda digitala verktyg har ju redan blivit lägre hos många medarbetare tack vare situationen vi är i, säger Karin Rehnström.
Mer flexibelt
De hade också storslagna planer på en kick-off.
– Men där får vi tänka om, säger Madde Lind.
Ulla Lundberg ser fördelar med att projektet blir betydligt mer digitalt än vad som först var tanken.
– Utbildningarna kan delas upp mer. Vi kan till exempel skapa kortare pass så att deltagarna inte behöver vara borta en halv eller hel dag från verksamheten.
upplägget kan passa bra för hemtjänsten
Det upplägget kan passa bra för exempelvis hemtjänsten, som då inte behöver skaffa vikarier i samma utsträckning som annars hade behövts.
Projektet kan i nuvarande läge inte heller be verksamheter avvara sina chefer längre stunder.
– Pandemin påverkar på olika sätt i olika verksamheter. Vissa kan ha utrymme för att jobba med projektet, medan andra har hög press just nu. Därför behöver vi vara ännu mer flexibla och ta hänsyn till hur de har det, säger Karin Rehnström.
Skyddsombuden ska också bli involverade för att projektet ska landa rätt.
– Vi behöver träffa skyddsombuden och ha en dialog för att fånga in signalerna från dem, säger Karin Rehnström.
Kommunicerar det nya upplägget
En viktig del nu när de ändå drar igång men på ett annat sätt, är att informera om att projektet faktiskt startar, och hur upplägget blir istället. Då konkurrerar de med mycket annan angelägen kommunikation under coronapandemin.
Enligt Karin Rehnström är projektet än så länge förankrat hos den politiska nämnden, chefer, ledningsgrupper och huvudskyddsombud i kommunsamverkansgrupperna.
Nästa steg för projektgruppen blir att informera, skapa intresse och bygga engagemang brett bland samtliga medarbetare. Då ska de använda digitala plattformar och kommunicera via intranäten och göra kortare videomaterial i tillägg till text.
– Projektet är väl förankrat och cheferna är peppade, för vi har pratat om de här frågorna länge. Men vi måste vara mer följsamma nu, det får inte bli en belastning utan något som stödjer dem.
Den här intervjun genomfördes som videomöte på Teams. Madde Lind och Karin Rehnström satt på kontoren på två olika platser medan Ulla Lundberg var med hemifrån, precis som journalisten som skrivit artikeln.
