Individuell hälsosupport och ett ambitiöst chefsstöd. Det är två tidiga insatser som har hjälpt Botkyrka kommun att få ner sjukfrånvaron bland de anställda – med 7000 dagar.
För några år sedan tampades Botkyrka kommun med hög sjukfrånvaro. I samarbete med SKR började de leta lösningar, och kom fram till att ett bra ställe att börja var i korttidssjukfrånvaron.
Att någon har många och korta sjukskrivningar är nämligen ett tecken på att personen kan vara på väg in i en långtidssjukskrivning. Så lite som tre sjukskrivningar på ett år är redan det en tydlig varningssignal, enligt SKR.
Så 2018 började Botkyrka med ett projekt med fokus på tidiga insatser. Tidiga insatser är grunden i en metod som kallas riskorienterat arbetssätt, och som är framtagen av SKR. Metoden går ut på att tidigt fånga upp risk för sjukfrånvaro, och att arbeta förebyggande och främjande på flera nivåer.
Individstöd i form av hälsosupport
Projektet i Botkyrka, som fortfarande pågår, har framför allt bestått av två stora satsningar.
Det ena riktar sig mot den individuella medarbetaren, och består av en hälsosupport. Tjänsten har kommunen köpt in utifrån.
Så fort en medarbetare blir sjuk ringer den till hälsosupporten för att sjukanmäla sig, och får då prata med en sjuksköterska. I samtalet kommer de fram till om – och hur länge – medarbetaren bör vara hemma. Sjuksköterskan kan också erbjuda medarbetaren att få prata med hälsosupportens rehabledare, som kan ge ytterligare stöd och vägledning.
– Tanken med hälsosupporten är att fånga upp tidiga signaler på ohälsa. Det berättar Ankie Blomberg, HR-utvecklare på Botkyrka kommun.
Sjuksköterskan skickar även ett mejl till medarbetarens chef och berättar om hur lång sjukskrivningen väntas bli.
Dag två ringer chefen hem till den sjukskrivne för att höra hur hen mår och om det är något som kan underlätta återgång i arbetet. Hälsosupporten och medarbetaren har även de fortsatt kontakt under sjukskrivningen, fram till det att ärendet går över till sjukvårdens ansvar på dag åtta av sjukskrivningen.
Om medarbetaren sedan sjukskriver sig ytterligare tre gånger på ett år så bjuds hen in till ett omtankesamtal med sin chef. Här kan rehabledaren också delta, om medarbetaren önskar det.
– Det är ett bra tillfälle att stämma av med medarbetaren, fortsätter Ankie Blomberg.
Arbetsplatsstöd i form av chefsstöd
Den andra satsningen som kommunen har gjort inom projektet riktar sig mot arbetsplatsen. Satsningen består av att kommunen har rekryterat ett HR-team, som de kallar för chefsstöd.
Chefsstödet tar regelbundet fram listor där de kan se hur sjukfrånvaron ser ut på alla kommunens arbetsplatser. Om korttidssjukfrånvaron är hög på någon arbetsplats ringer varningsklockorna. Då kontaktar chefsstödet lokala chefer och enhetens HR-specialist och föreslår ett samarbete.
Det arbete som sedan inleds på arbetsplatsen är ganska intensivt.
– Vi intervjuar alla medarbetare på arbetsplatsen, individuellt eller i fokusgrupper. Ställer frågor kring OSA, ergonomi, utrustning och så vidare.
Det berättar Charlotte Isoz, som är HR-specialist på kommunen och arbetar i chefsstödet.
Efter intervjuerna sammanställs resultaten, och presenteras för enhetens chefer och HR. De diskuterar om det finns faktorer i arbetsmiljön som kan bidra till att vända trenden.
I nästa steg presenteras resultaten för hela arbetsgruppen. De får reflektera vidare och komma med ytterligare förslag för att utveckla arbetsmiljön.
– Utifrån det stöttar vi chef och medarbetare i att ta fram en handlingsplan i konkreta steg, med uppföljning för varje steg, fortsätter Charlotte Isoz.
Resultatet: 7000 färre sjukdagar
Kommunens projekt håller på fram till i höst, men som för så mycket annat har pandemin kommit i vägen. Halvvägs in i projektet fick man tänka om vad gällde nästan allt. Nu skulle plötsligt medarbetare uppmanas att stanna hemma. Möten fick bokas om till videolänk och statistiken för sjukfrånvaron ställdes på ända.
Men innan allt det hade kommunen hunnit börja se tydliga resultat av arbetet.
– Innan mars förra året hade korttidssjukfrånvaron i kommunen minskat med över 7000 dagar totalt, jämfört med referensperioden. Det motsvarar ett beräknat värde på 15 miljoner kronor, säger Ankie Blomberg.
Den här processen kostar pengar men man får absolut tillbaka pengarna i slutänden
Hon fortsätter:
– Jag tycker att vi har bekräftat att man måste arbeta proaktivt. Den här processen kostar pengar men man får absolut tillbaka pengarna i slutänden. Man måste vara medveten om att sjukfrånvaro och arbetsmiljöproblem också kostar, fortsätter hon.
”Klimatet har blivit öppnare och stämningen bättre”
En arbetsplats som fick chefsstöd är Örtagården förskola i Botkyrka, där Therese Ekman är rektor. Genom intervjuerna kom de fram till att det förskolan behövde var att arbeta med sin kommunikation; hur medarbetarna pratar med och ger feedback till varandra.
– Vi har jobbat med det på arbetsplatsträffar och studiedagar. Både i form av mer generella samtal, och i diskussioner om specifika situationer. På det sättet har vi kommit fram till hur vi vill ha det.
Therese Ekman tycker att det har varit ”jättelyxigt” att få in någon utifrån, som intervjuar, sammanställer och presenterar resultaten på ett objektivt sätt. Projektet har blivit ett viktigt startskott för att jobba vidare med frågorna, och hon tror att det kommer att ge effekt på sjukfrånvaron när pandemin är över.
Marinella Spiroska, barnskötare på förskolan, är glad över att ha fått delta i projektet och göra sin röst hörd i intervjuerna.
– Det kändes jättebra att få vara med och påverka.
Hon ser redan idag konkreta effekter av projektet i sin vardag. Nu fungerar samarbetet mycket bättre, och de tre småbarnsavdelningarna på förskolan arbetar som ett enda arbetslag.
– Vi jobbar tätare med varandra och pratar mer; ber om hjälp och vågar säga till varandra om något inte känns bra. Det har blivit ett öppnare klimat och en bättre stämning. Nu tänker vi på varandra och vet att det påverkar andra om vi är hemma.
