Rektorn står och lutar sig mot förskolans grind

Therese Ekman, rektor på Örtagårdens förskola i Botkyrka, har fått hjälp av kommunens chefsstöd för att kartlägga förskolans arbetsmiljö och förebygga sjukfrånvaro. "Jättelyxigt", tycker hon om stödet.

Foto: Janerik Henriksson / TT

Tidiga insatser ger friskare medarbetare

Individuell hälsosupport och ett ambitiöst chefsstöd. Det är två tidiga insatser som har hjälpt Botkyrka kommun att få ner sjukfrånvaron bland de anställda – med 7000 dagar.

För några år sedan tampades Botkyrka kommun med hög sjukfrånvaro. I samarbete med SKR började de leta lösningar, och kom fram till att ett bra ställe att börja var i korttidssjukfrånvaron.

Att någon har många och korta sjukskrivningar är nämligen ett tecken på att personen kan vara på väg in i en långtidssjukskrivning. Så lite som tre sjukskrivningar på ett år är redan det en tydlig varningssignal, enligt SKR.

Så 2018 började Botkyrka med ett projekt med fokus på tidiga insatser. Tidiga insatser är grunden i en metod som kallas riskorienterat arbetssätt, och som är framtagen av SKR. Metoden går ut på att tidigt fånga upp risk för sjukfrånvaro, och att arbeta förebyggande och främjande på flera nivåer.

Individstöd i form av hälsosupport

Projektet i Botkyrka, som fortfarande pågår, har framför allt bestått av två stora satsningar.

Det ena riktar sig mot den individuella medarbetaren, och består av en hälsosupport. Tjänsten har kommunen köpt in utifrån.

Så fort en medarbetare blir sjuk ringer den till hälsosupporten för att sjukanmäla sig, och får då prata med en sjuksköterska. I samtalet kommer de fram till om – och hur länge – medarbetaren bör vara hemma. Sjuksköterskan kan också erbjuda medarbetaren att få prata med hälsosupportens rehabledare, som kan ge ytterligare stöd och vägledning.

– Tanken med hälsosupporten är att fånga upp tidiga signaler på ohälsa. Det berättar Ankie Blomberg, HR-utvecklare på Botkyrka kommun.

Sjuksköterskan skickar även ett mejl till medarbetarens chef och berättar om hur lång sjukskrivningen väntas bli.

Dag två ringer chefen hem till den sjukskrivne för att höra hur hen mår och om det är något som kan underlätta återgång i arbetet. Hälsosupporten och medarbetaren har även de fortsatt kontakt under sjukskrivningen, fram till det att ärendet går över till sjukvårdens ansvar på dag åtta av sjukskrivningen.

Om medarbetaren sedan sjukskriver sig ytterligare tre gånger på ett år så bjuds hen in till ett omtankesamtal med sin chef. Här kan rehabledaren också delta, om medarbetaren önskar det.

– Det är ett bra tillfälle att stämma av med medarbetaren, fortsätter Ankie Blomberg.

Arbetsplatsstöd i form av chefsstöd

Den andra satsningen som kommunen har gjort inom projektet riktar sig mot arbetsplatsen. Satsningen består av att kommunen har rekryterat ett HR-team, som de kallar för chefsstöd.

Chefsstödet tar regelbundet fram listor där de kan se hur sjukfrånvaron ser ut på alla kommunens arbetsplatser. Om korttidssjukfrånvaron är hög på någon arbetsplats ringer varningsklockorna. Då kontaktar chefsstödet lokala chefer och enhetens HR-specialist och föreslår ett samarbete.

Det arbete som sedan inleds på arbetsplatsen är ganska intensivt.

charlotte isoz, porträtt rakt framifrån, brunt bakåtstruket hår och stora ljusa glasögon, ser glad ut.– Vi intervjuar alla medarbetare på arbetsplatsen, individuellt eller i fokusgrupper. Ställer frågor kring OSA, ergonomi, utrustning och så vidare.

Det berättar Charlotte Isoz, som är HR-specialist på kommunen och arbetar i chefsstödet.

Efter intervjuerna sammanställs resultaten, och presenteras för enhetens chefer och HR. De diskuterar om det finns faktorer i arbetsmiljön som kan bidra till att vända trenden.

I nästa steg presenteras resultaten för hela arbetsgruppen. De får reflektera vidare och komma med ytterligare förslag för att utveckla arbetsmiljön.

– Utifrån det stöttar vi chef och medarbetare i att ta fram en handlingsplan i konkreta steg, med uppföljning för varje steg, fortsätter Charlotte Isoz.

Resultatet: 7000 färre sjukdagar

Kommunens projekt håller på fram till i höst, men som för så mycket annat har pandemin kommit i vägen. Halvvägs in i projektet fick man tänka om vad gällde nästan allt. Nu skulle plötsligt medarbetare uppmanas att stanna hemma. Möten fick bokas om till videolänk och statistiken för sjukfrånvaron ställdes på ända.

Men innan allt det hade kommunen hunnit börja se tydliga resultat av arbetet.

– Innan mars förra året hade korttidssjukfrånvaron i kommunen minskat med över 7000 dagar totalt, jämfört med referensperioden. Det motsvarar ett beräknat värde på 15 miljoner kronor, säger Ankie Blomberg.

Den här processen kostar pengar men man får absolut tillbaka pengarna i slutänden

Hon fortsätter:

– Jag tycker att vi har bekräftat att man måste arbeta proaktivt. Den här processen kostar pengar men man får absolut tillbaka pengarna i slutänden. Man måste vara medveten om att sjukfrånvaro och arbetsmiljöproblem också kostar, fortsätter hon.

“Klimatet har blivit öppnare och stämningen bättre”

En arbetsplats som fick chefsstöd är Örtagården förskola i Botkyrka, där Therese Ekman är rektor. Genom intervjuerna kom de fram till att det förskolan behövde var att arbeta med sin kommunikation; hur medarbetarna pratar med och ger feedback till varandra.

– Vi har jobbat med det på arbetsplatsträffar och studiedagar. Både i form av mer generella samtal, och i diskussioner om specifika situationer. På det sättet har vi kommit fram till hur vi vill ha det.

Therese Ekman tycker att det har varit ”jättelyxigt” att få in någon utifrån, som intervjuar, sammanställer och presenterar resultaten på ett objektivt sätt. Projektet har blivit ett viktigt startskott för att jobba vidare med frågorna, och hon tror att det kommer att ge effekt på sjukfrånvaron när pandemin är över.

Marinella Spiroska, barnskötare på förskolan, är glad över att ha fått delta i projektet och göra sin röst hörd i intervjuerna.

– Det kändes jättebra att få vara med och påverka.

Hon ser redan idag konkreta effekter av projektet i sin vardag. Nu fungerar samarbetet mycket bättre, och de tre småbarnsavdelningarna på förskolan arbetar som ett enda arbetslag.

– Vi jobbar tätare med varandra och pratar mer; ber om hjälp och vågar säga till varandra om något inte känns bra. Det har blivit ett öppnare klimat och en bättre stämning. Nu tänker vi på varandra och vet att det påverkar andra om vi är hemma.

Text: Anna Wettergård, 07 april 2021

Relaterade verktyg

Senaste artiklar

Tips för trygg återgång efter pandemin

Eskilstuna kommun har gjort en plan för hur medarbetarna ska återgå till arbetsplatserna när det är dags. – Kom igång med planeringen nu, även om ni inte vet när ni ska…

Här tar de tillvara senior kompetens

På en specialistmottagning är det mycket att lära för den som kommer ny. Då kan en mentor vara till stor hjälp. På Uddevalla sjukhus stöttas nya sjuksköterskan Mikaela Siver av…

Viktigt med återhämtning – även för chefen

Återhämtning är oerhört viktigt för vårdpersonal så här i pandemitider – inte minst för cheferna. Självempati, utrymme för klagomål och mikropauser är några återhämtningstips från Region Stockholms centrum för kris…

Områden

Tillsammans skapar vi en arbetsplats som får oss att må bra.

Var vill du börja?

Läs mer om SAM

SAM

Verktyg

Vill du skapa en frisk arbetsplats? Våra verktyg är baserade på forskning och testade av kollegor till dig.

Här hittar du riktigt bra stöd på vägen!

  • Chefoskopet

    Utveckla chefers organisatoriska förutsättningar

  • Digi-ronden

    För bättre digital arbetsmiljö

  • OSA-kompassen

    Vägar till föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö

  • Prehabguiden

    Vägledning för arbetsanpassning och rehabilitering

Så gör andra

Hur jobbar andra med sin arbetsmiljö? Hämta tips och inspiration till din arbetsplats!

Vad säger forskningen?

Allt fler forskare uppmärksammar arbetsmiljö som en framgångsfaktor för friska arbetsplatser. Här får du veta vad de kommit fram till.

Vilken ny kunskap kan ni använda?

en man med afrikanskt utseende och en blond kvinna, både i arbetskldäer för vården, lutar sig över ett papper och ler, stående i en ljus korridor.

Mentorskap med oväntad vinst

Ett väldigt lovvärt och ambitiöst projekt, med en oväntad extra vinst. Det tycker forskaren Roy Liff om Västra Götalandsregionens mentorsprojekt,...