Ingen vill sitta på möten där bara en pratar, eller där deltagarna inte törs säga vad de tycker. Nej, det man vill ha är möten som är effektiva och meningsfulla, med engagerade deltagare som får stöd av varandra. Vägen dit går via Suntarbetslivs verktyg Bättre möten.
Möten är en stor del av mångas arbetsvardag. Många av dem sker just nu via en datorskärm, medan andra möten sker på samma stolar och med samma jobbkaffe som de alltid har gjort.
Oavsett vilket, och oavsett hur ofta man har möten, är det viktigt att de är givande.
– För de som har möten sällan är det inte minst viktigt att mötena är bra. Det kan vara det enda tillfälle man har att lyfta frågor, eller att se gruppen som ett vi.
Det säger Birgitta Södergren, som är en av forskarna bakom Suntarbetslivs verktyg Bättre Möten. Hon fortsätter:
– Vi har inte råd med dåliga möten som försämrar arbetsklimatet. Möten tar mycket tid, och vi ska inte förbruka människors tid och energi.
Uppfräschat och förenklat
Suntarbetslivs verktyg Bättre möten har funnits ett tag, men har nu fått en uppfräschning och ett nytt utseende.
– Det är samma forskning som ligger bakom. Men nu är informationen mer lättillgänglig och verktyget har blivit lättare att använda.
Det säger Mia Busk, projektledare för Bättre Möten. Hon berättar att det är lätt att komma igång och använda verktyget, till exempel på nästa arbetsplatsträff.
– Det finns en film att börja med. Tittar man på den och gör en av övningarna så är det en bra början; då har man skapat medvetande om frågan. Fortsätter man sedan, och jobbar mer, så kommer man se ännu större förändringar i sin kommunikation.
Verktyget går ut på att man ska lära sig om, och träna på att använda, fem olika perspektiv – som alla behöver samspela för att ett möte ska bli så bra som möjligt. Perspektiven är:
- Det positiva perspektivet – ger ett positivt samtalsklimat som gynnar samarbetet
- Det utforskande perspektivet – ger utrymme för utforskande frågor
- Det berättande perspektivet – gör att all kunskap kommer fram
- Inifrånperspektivet – stärker gruppen genom fokus på egna resurser och tillgångar
- Utifrånperspektivet – för in hur omvärlden påverkar och påverkas
Även digitala möten
Forskningen som ligger bakom verktyget gjordes på fysiska möten, men Birgitta Södergren tror att slutsatserna kan appliceras även på digitala möten.
– Jag tror att idéerna och spelreglerna är precis lika relevanta för det digitala mötet. Det positiva samtalsklimatet är ju ännu viktigare i en digital form.
Även själva verktyget går bra att använda digitalt, på till exempel ett digitalt personalmöte. Och det vänder sig till alla i arbetslivet som vill förbättra sina möten.
Vem som helst kan ta initiativ till att jobba med verktyget
– Det är inte bara till för den som leder mötet. Vem som helst kan ta initiativ till att jobba med verktyget.
Birgitta Södergren påminner om att möten inte bara är en del av, utan också påverkar människors arbetsmiljö.
– Bra möten skapar förutsättningar för delaktighet, bygger relationer, fångar upp frågor och ger förståelse för varandras arbetsmiljö. Det är också en arena för kreativitet, och för att lära sig nya saker. Många tänker inte på det, men möten är jätteviktiga.
Viktigt med kommunikation
Christina Norlin Mistander är tillförordnad sektionschef för arbetslivssektionen på SKR; en av de parter inom Suntarbetsliv som varit med och tagit fram Bättre möten. Hon vill också framhålla vikten av goda möten.
– Som chef har du en agenda med ett möte, men det är också viktigt att få igång en dialog kring frågor så att det inte blir envägskommunikation. Även medarbetare har skyldighet att vara med i dialogen. Och då är det viktigt att ha bra former för att initiera den.
Hon får medhåll av Elisabet Mossberg, ombudsman på Lärarförbundet som är en annan av Suntarbetslivs parter.
– Om man inte kommunicerar kan saker bli otydliga, och det mår ingen bra av. Mycket oro kan lyftas från medarbetares axlar med hjälp av god kommunikation. Det är lätt att säga att kommunikation är viktig men det kan vara svårt att göra något åt det – och då är det bra att ta hjälp av Bättre möten.