Så får ni en företagshälsa som fyller behoven

6 oktober 2020 Lästid: 6 min

Företagshälsovården ska vara en resurs i arbetsmiljöarbetet. Region Östergötland tog reda på vilka behov cheferna hade innan de gav sig in i en upphandling av företagshälsovård.

Fyra personer som samtalar.
Dialog och samverkan redan från start vid upphandling av företagshälsovård. Det är receptet för att få en företagshälsovård som fyller behoven, stöttar och arbetar förebyggande.

Foto: Scandinav / TT

Jessica Arvidsson är HR-strateg i Region Östergötland. Hon berättade på ett webbsänt seminarium om hur de tog avstamp i chefernas behov när de gjorde sin senaste upphandling.

Seminariet arrangerades av Sveriges Kommuner och regioner, SKR, Sobona – de kommunala företagens arbetsgivarorganisation och Sveriges Företagshälsor  i september. Det gav kunskap och konkreta tips om hur kommuner, regioner och kommunala bolag kan utveckla arbetet med upphandling av företagshälsovårdstjänster.

Guider ger stöd

Region Östergötlands upphandling var en stor upphandling där även de regionala bolagen var med. De tog stöd av en av guide från branschorganisationen Sveriges Företagshälsor, om vad som är viktigt att tänka på vid upphandlingen. Det finns även en liknande guide som är framtagen partsgemensamt.

Samverka från start

Arbetet startade med att de bildade en projektgrupp med åtta personer. Gruppens uppdrag var att ta fram kraven som skulle ligga till grund för upphandlingen.

Porträtt på Jessica Arvidsson.I gruppen fanns fyra HR-strateger från Region Östergötland och några bolag, huvudskyddsombud från Läkarförbundet och Vårdförbundet, och en strategisk inköpare.

– Det är viktigt att ha med samverkansperspektivet från början. Därför hade vi med två huvudskyddsombud i projektgruppen. Det var också en stor fördel att de, som är läkare och sjuksköterska, hade stor sakkunskap, sa Jessica Arvidsson som var projektledare.

Projektgruppen träffades regelbundet, ett par timmar åt gången, under våren 2019. En upphandlingsexpert från Sveriges Företagshälsor gav stöd i processen.

Samla in chefernas utmaningar

Gruppen började med att ta reda på hur behoven såg ut. De ville ha dialog och samverkan med medarbetare och chefer, och bestämde sig för att ordna arrangera en rad workshops med ungefär 25 chefer i varje. Cheferna kom från olika organisationer i regionen.

– Då ställde vi inte frågan: Vilken företagshälsovård vill ni ha? Istället utgick vi från chefernas utmaningar och frågade: Vad är utmanande för dig i ditt chefskap idag?

Med hjälp av öppna frågor, som det inte går att svara enbart ja eller nej på, samlade de in chefernas utmaningar. Annars finns risken att tjänsten som köps in inte stödjer behoven, menade Jessica Arvidsson.

Vad är utmanande för dig i ditt chefskap idag?

En region har många olika verksamheter, och det präglade också utmaningarna. Det här är några exempel på de utmaningar som cheferna tog upp:

  • Tunga lyft, hot och våld på telefon, K-märkta lokaler som inte får byggas om, damm, buller och vibrationer.
  • Upplevd stresskultur, överbelastning, konflikter, upprepad korttidsfrånvaro.
  • Förväntan att alla ska kunna arbeta med dator, telefon- och mejlkultur, upplever inget stöd i IT-frågor.
  • Medarbetargrupper med sviktande hälsa och livsstil.

Utmaningarna sorterade projektgruppen därefter in i fyra områden:

  • fysisk arbetsmiljö
  • psykosocial arbetsmiljö
  • digital arbetsmiljö
  • övriga områden

Formulera behov och mål

Nästa steg var att projektgruppen omvandlade chefernas utmaningar till konkreta behov. Och utifrån dem formulerade de regionens mål för upphandlingen – att regionens medarbetare ska uppleva en god balans i arbetslivet och en bra fysisk arbetsmiljö. De vill också göra en förflyttning från det efterhjälpande till det förebyggande.

– Det är viktigt att fundera över vilka behov vi har, vad vi har själva och vad behöver vi köpa upp. Alla behov skulle kanske inte företagshälsovården ta hand om.

När behoven fanns på pränt och målet var formulerat kunde själva upphandlingsproceduren börja. Det blev Feelgood som fick uppdraget. Avtalet löper från första januari 2020 och följs upp regelbundet, både på central nivå och i de olika organisationerna inom regionen.

Ta hänsyn till lagar

Enligt Arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren ha den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver.

Porträtt på Kristina Öberg.Lagen säger också att företagshälsovården ska vara en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och hälsa, och särskilt arbeta för att förebygga och undanröja problem i arbetsmiljön.

– Företagshälsovården ska också kunna identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö och organisation. Men det glömmer man lätt bort, och går direkt på tjänsterna istället för att titta på vad lagen säger, sa upphandlingsexperten Kristina Öberg på seminariet.

Utveckla arbetsmiljöarbetet

När man har ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete blir det också en naturlig del av både införandet och uppföljningen av hur företagshälsovården fungerar, påpekade Anders Westlund, utredare på SKR.

Porträtt på Peter Munck.Enligt Peter Munck, Sveriges Företagshälsor, blir resultatet av upphandlingen bättre om man har långa avtalsperioder och strävar efter ett partnerskap istället för en beställar- och leverantörsrelation.

– När du gör upphandlingen på rätt sätt får du bra resultat. Man utvecklar också sitt eget interna arbetsmiljöarbete, sa Peter Munck.

Porträtt på Anders WestlundAnders Westlund, SKR, var inne på samma spår:

– Upphandla inte för att någon ska göra det här åt er utan för att ni ska göra det här tillsammans.

 

 

Fotot på Peter Munck är taget av Juliana Wiklund.

Projektmodellen

Dessa var med när Region Östergötland förberedde upphandlingen:

  • Projektledare: HR-strateg
  • Projektgrupp med fyra HR från olika organisationer, två huvudskyddsombud, en strategisk inköpare
  • Chefer från olika organisationer gjorde behovsanalys
  • Oberoende konsultstöd

Att tänka på inför upphandling av företagshälsovård  

Sveriges Företagshälsor har förslag på vad som är viktigt att tänka på inför upphandlingen:  

  • Kartlägg tidigare köp inom området arbetsmiljö och hälsa.  
  • Utvärdera det nuvarande arbetsmiljöarbetet.  
  • Jämför med andra verksamheter.  
  • Träffa leverantörer för att höra hur de ser på sitt uppdrag.  
  • Bestäm vad ni ska och kan göra själva, och vad ni behöver hjälp med.  

I Guide för upphandling av företagshälsovård – offentlig sektor, från Sveriges Företagshälsor, finns mer att läsa om hur upphandling kan gå till.    

Kommunernas och regionernas arbetsmiljöråd, AMR, har tagit fram Råd vid upphandling och samarbete med företagshälsovård. Den guiden går bland annat igenom förutsättningar för upphandling och att beskriva utgångsläge och behov. 

Upphandlingsmyndigheten har också information om hur man kan förbereda en upphandling.

Text: Anna Norrby